8 lỗi sai thường gặp khi thay đổi Giấy phép kinh doanh

Các trường hợp phải đăng ký thay đổi Giấy phép kinh doanh mà doanh nghiệp cần lưu ý, đó chính là:

• Tên công ty
• Địa chỉ trụ sở chính
• Ngành nghề kinh doanh
• Vốn điều lệ
• Thành viên, cổ đông
• Người đại diện theo pháp luật
• Loại hình doanh nghiệp

Trường hợp Giấy phép kinh doanh bị mất, rách hoặc hư hỏng, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật các thông tin như số điện thoại, email, website hoặc số fax để được cấp lại, mà không phải làm thủ tục thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh.

Trùng hoặc sai tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp khi khai báo lên cơ quan chức năng có mục “tên tiếng Anh”, và rất nhiều doanh nghiệp mắc phải lỗi dịch thuật tên nước ngoài. Nếu dịch không chính xác hoặc không tương ứng với tên Tiếng Việt sẽ gây nhầm lẫn.

Bên cạnh đó, khi thay đổi tên, doanh nghiệp thường bỏ qua việc kiểm tra trùng lặp dẫn tới trùng với các công ty đã đăng ký trước đó. Bởi do nhiều công ty đã tiến hành giải thể nhưng không cập nhật trạng thái trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, dẫn đến doanh nghiệp khác khi tra cứu vẫn có thể gặp tình trạng trùng tên.

Sai sót khi thay đổi địa chỉ khác quận

So với thủ tục chuyển địa chỉ cùng quận thì thủ tục khác quận sẽ rắc rối và yêu cầu nhiều hơn. Trong thời gian hồ sơ thay đổi địa chỉ đang được gửi lên cơ quan thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.

Và doanh nghiệp phải đồng thời nộp báo cáo tài chính và tình hình sử dụng hóa đơn của quý gần nhất lên cơ quan thuế. Với các hóa đơn cũ, công ty chưa sử dụng thì làm thông báo hủy sau đó mới phát hành hóa đơn theo địa chỉ mới.

Thiếu thông tin chi tiết mã ngành nghề

Khi đăng ký thêm ngành nghề hoặc bổ sung, rất nhiều doanh nghiệp chỉ điền mã 4 số mà thiếu chi tiết đi kèm với mã nghề đó. Dẫn tới việc hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh về thay đổi ngành nghề bị trả lại, rất tốn thời gian thực hiện.

Khi đó, doanh nghiệp có thể chờ hồ sơ bị trả về rồi sửa lại hoặc có thể thực hiện rút hồ sơ đã đăng ký trước đó rồi mới đăng ký lại với thông tin đầy đủ hơn. Khi thêm mã mới, doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết về điều kiện cần thiết và đáp ứng đủ, bởi có những mã ngành nghề có điều kiện mới có thể đăng ký.

Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ

Lỗi sai này thường gặp khi doanh nghiệp thay đổi tăng hoặc giảm vốn điều lệ. ụ thể, khi giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp cần đảm bảo đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ cũng như các nghĩa vụ tài sản khác trước khi thực hiện thủ tục giảm vốn.

Thực tế, lỗi sai này khiến nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ hoặc phát sinh mất thời gian làm nhiều thủ tục liên quan. Sau khi hoàn tất thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp cũng cần thực hiện công bố thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia và Sở Kế hoạch và Đầu tư để được cấp giấy phép kinh doanh mới.

Thực hiện thay đổi nhưng không thông báo

Trong quá trình hoạt động, công ty TNHH một thành viên nếu thêm thành viên góp vốn thì doanh nghiệp cần thông báo chuyển đổi loại hình sang công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần. Nhưng lỗi sai này vẫn thường xảy ra vì không không thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định.

Nếu doanh nghiệp không thông báo việc thay đổi này đến cơ quan đăng ký kinh doanh, không chỉ gây ảnh hưởng đến hoạt động mà còn có thể bị xử phạt hành chính đáng kể.

Không đảm bảo yêu cầu về người đại diện theo pháp luật

Thay đổi người đại diện không chỉ cần đáp ứng các tiêu chuẩn theo Luật Doanh nghiệp 2020 mà còn cần đáp ứng các điều kiện liên quan theo quy định. Mặc dù pháp luật không bắt buộc bằng cấp hoặc chứng chỉ hành nghề đối với người đại diện theo pháp luật, trừ trường hợp doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm người dự kiến thay đổi phù hợp với các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Nếu không đáp ứng đủ các yêu cầu về người đại diện, doanh nghiệp có thể bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hồ sơ, gây trì hoãn hoạt động kinh doanh về sau.

Không thực hiện các thủ tục sau thay đổi

Sau thay đổi và dược cấp giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp thường bỏ quên các thủ tục như sau:

• Đổi dấu khắc mới
• Công bố mẫu dấu mới
• Thông báo tới các cơ quan chức năng liên quan (Cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng…)
• Thông báo thay đổi tới đối tác và khách hàng
• Thay đổi biển hiệu công ty
• Thay đổi tờ khai lệ phí môn bài
• …

Trong một số trường hợp, thay đổi loại hình công ty có thể kéo theo việc thay đổi tên công ty, địa chỉ hoặc ngành nghề kinh doanh, và doanh nghiệp nên thực hiện đồng thời để tránh phải nộp hồ sơ nhiều lần.

Lưu ý: Khi chuyển loại hình công ty, doanh nghiệp cần lưu ý rằng chi phí lương của giám đốc không được hạch toán vào chi phí hoạt động doanh nghiệp. Cần làm rõ nếu không sẽ ảnh hưởng tới việc quyết toán thuế và bị xử phạt.

Không cập nhật hồ sơ nội bộ, điều lệ công ty

Thông tin nội bộ cũng cần được đồng nhất với nội dung thông tin đã khai báo trên giấy phép kinh doanh mới. Nếu không sẽ ảnh hưởng trên các giấy tờ nội bộ như hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động… Việc không thống nhất được thông tin sẽ bị pháp luật vô hiệu và không có giá trị pháp lý.

Việc thay đổi cũng cần được cập nhật chính xác trong điều lệ công ty, vì đây là một tài liệu quan trọng. Nếu không điều chỉnh, khi có bất kỳ giao dịch hay tranh chấp nào sẽ bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp.

Trên đây là 8 lỗi sai thường gặp khi thay đổi Giấy phép kinh doanh mà doanh nghiệp cần tránh nếu không muốn gặp phải rắc rối. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và đúng quy định pháp luật