Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Địa giới hành chính là gì?

Căn cứ pháp lý: Điều 49 Luật Đất đai 2024

“Địa giới đơn vị hành chính được lập theo đơn vị hành chính cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh. Hồ sơ địa giới đơn vị hành chính thể hiện thông tin về việc thành lập, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính và các mốc địa giới, đường địa giới của đơn vị hành chính đó.”

Cập nhật quy định về thay đổi địa giới hành chính mới nhất

Theo Nghị quyết số 202/2025/QH15 ngày 12/6/2025, Quốc hội đã quyết định sáp nhập một số tỉnh, giảm tổng số đơn vị hành chính cấp tỉnh từ 63 xuống còn 34: gồm 6 thành phố trực thuộc Trung ương và 28 tỉnh.

Đồng thời theo Nghị quyết số 76/2025/UBTVQH15 có hiệu lực từ 15/4/2025, đa phần đơn vị hành chính cấp huyện sẽ được giải thể hoặc sáp nhập; đồng thời điều chỉnh quy mô cấp xã/phường trên toàn quốc.

Doanh nghiệp có bắt buộc thay đổi địa chỉ nếu thay đổi địa giới hành chính không?

Căn cứ pháp lý:

• Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020: Trụ sở chính của doanh nghiệp phải được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Điều này có nghĩa là nếu địa giới hành chính thay đổi, dẫn đến tên địa danh tại địa chỉ trụ sở thay đổi thì địa chỉ ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không còn đúng pháp luật nữa.
• Theo Điều 28 và Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020: Địa chỉ trụ sở chính là một nội dung bắt buộc phải đăng ký và thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu có sự thay đổi về nội dung này thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cập nhật với Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Theo khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Nếu có sự thay đổi địa chỉ trụ sở phát sinh nào khác, tức không thuộc các trường hợp chuyển trụ sở thì doanh nghiệp vẫn phải gửi thông báo cập nhật để được cấp lại Giấy chứng nhận với thông tin mới.

=> Do đó, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ cập nhật lại địa chỉ đăng ký khi thay đổi địa giới hành chính trên thực tế.

Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Khi có sự thay đổi về địa giới hành chính, thông tin về trụ sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng. Dù doanh nghiệp không thực sự di chuyển trụ sở, nhưng tên đơn vị hành chính nơi đặt trụ sở đã thay đổi trên thực tế và trong hệ thống quản lý nhà nước. Do đó, để bảo đảm tính thống nhất và hợp pháp trong hồ sơ doanh nghiệp, việc cập nhật lại thông tin địa chỉ là cần thiết.

Hồ sơ

Căn cứ pháp lý: Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

• Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-5, ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Bản sao công chứng giấy tờ của người được ủy quyền thực hiện (CCCD/CMT/Hộ chiếu) còn hiệu lực.
• Văn bản ủy quyền (Cái này có thể dùng của từng doanh nghiệp, không cần công chứng hay chứng thực)

Quy trình, thủ tục

1- Hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp lựa chọn một trong hai phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
  
  
• Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Lưu ý: Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, bắt buộc nộp hồ sơ qua mạng điện tử

2- Thẩm quyền tiếp nhận

Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở chính. Đây là cơ quan có thẩm quyền trực tiếp giải quyết các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả việc cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Việc thay đổi đăng ký doanh nghiệp trực tuyến cũng vẫn thuộc thẩm quyền của phòng Đăng ký kinh doanh này nhưng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3- Thời hạn giải quyết

Căn cứ pháp lý: Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

“Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.”

03 ngày làm việc sẽ không tính ngày lễ, thứ Bảy, Chủ nhật nên doanh nghiệp cần chú ý tính toán chính xác. Ngoài ra, khi nộp hồ sơ trực tuyến, thời điểm tiếp nhận hồ sơ được tính từ lúc hệ thống xác nhận hồ sơ “hợp lệ” sau khi đã ký xác thực thành công, chứ không phải tính từ lúc nộp xong.

Các tình huống xảy ra:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đầy đủ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi rõ địa chỉ đã cập nhật theo đơn vị hành chính mới.
• Trường hợp hồ sơ thiếu, sai sót hoặc không hợp lệ: Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua tài khoản đăng ký hoặc địa chỉ email đã đăng ký. Sau khi doanh nghiệp chỉnh sửa và nộp lại, thời hạn 03 ngày làm việc sẽ được tính lại từ đầu, kể từ khi hồ sơ hoàn chỉnh được tiếp nhận.

Trên thực tế ở nhiều địa phương, thời gian có thể kéo dài so với dự tính (03 ngày) vì số lượng hồ sơ nhiều hơn ở những khu vực nhỏ lẻ. Nên doanh nghiệp hãy thực sự kiên nhẫn nếu sau 3 ngày vẫn chưa có kết quả.

4- Lệ phí

Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

“Doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin về số điện thoại, số fax, thư điện tử, website, địa chỉ của doanh nghiệp do thay đổi về địa giới hành chính và các trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.”

Do đó doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí khi thực hiện thủ tục này theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trên đây, ta có thể thấy việc thay đổi công ty do thay đổi địa giới hành chính được coi là một thủ tục cập nhật cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp từ khi thành lập doanh nghiệp đến khi đi vào hoạt động thực tế. Với bất kỳ sự thay đổi nào, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành để tránh vi phạm và bị xử phạt không mong muốn.