Cập nhật thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty mới nhất

Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty?

Theo quy định cập nhật mới nhất, Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ là cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. (Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

So với các năm trước, thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp mới nhất không có sự thay đổi nhiều về bản chất. Tuy nhiên, có một vài điểm chú ý như sau:

Thay đổi tên cơ quan nhưng không thay đổi quy trình

Theo Công văn 05/CV-BCĐTKNQ18, Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư đã tiến hành hợp nhất với Sở Tài chính. Có nghĩa là dù Phòng Đăng ký kinh doanh vẫn là nơi trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, nhưng đã trực thuộc Sở Tài chính chứ không thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước.

Sự thay đổi này dẫn tới sự nhầm lẫn khá lớn, rất nhiều doanh nghiệp vẫn quen với việc nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư trong khi đã chuyển thành Sở Tài chính. Do đã có sự thay đổi cơ cấu hành chính, doanh nghiệp cần cập nhật chính xác tên cơ quan tiếp nhận để tránh sai sót trong hồ sơ hoặc tra cứu nhầm.

Không áp dụng toàn bộ

Tuy đã có thông báo chính thức về sự hợp nhất này nhưng chỉ áp dụng từng địa phương chứ không phải tất cả các tỉnh thành đều giống nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể tên và cơ cấu tổ chức Sở nơi mình đặt trụ sở để xác định đúng cơ quan tiếp nhận.

Những hiểu lầm về thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh

Các thông tin nhầm lẫn về về thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh gây ra hậu quả lớn nhất chính là việc hồ sơ bị trả về. Không chỉ vậy còn khiến kế hoạch thành lập bị trễ hơn dự tính, kéo theo chi phí tăng lên do di chuyển nhiều lần và sửa đổi hồ sơ.

1 - Nộp sai cơ quan quản lý

Không phải doanh nghiệp nào cũng đều nộp tới Sở Kế hoạch và Đầu tư. Nếu doanh nghiệp đặt trụ sở chính trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế… thì phải nộp hồ sơ tại Ban quản lý khu công nghiệp có thẩm quyền.

Bởi trên thực tế, đã có rất nhiều doanh nghiệp nộp nhầm tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nên bị từ chối hồ sơ và phải nộp lại.

2 - Sai tên cơ quan thẩm quyền trong hồ sơ

Như đã biết, việc sáp nhập Sở Kế hoạch và Đầu tư với Sở Tài chính theo Công văn 05/CV-BCĐTKNQ18 đã được tiến hành. Nhưng doanh nghiệp lại không nắm bắt thông tin kịp thời và vẫn ghi tên cơ quan cũ trong hồ cơ.

Thay vì điền “Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính” thì vẫn để là “Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư”. Dẫn tới việc hệ thống từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi hồ sơ. Thường gặp trong phần lớn khi hồ sơ nộp trực tuyến, khi đó, hệ thống chỉ tiếp nhận đúng cơ quan hiện hành đã được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quy định pháp luật luôn cập nhật để làm mới để phù hợp với tình hình phát triển hiện nay. Chính vì vậy, doanh nghiệp đừng chủ quan nộp hồ sơ theo thói quen cũ mà hãy thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất về thẩm quyền, biểu mẫu, địa giới hành chính… để không xảy ra bất kỳ sai sót nào trong tương lai.

Điều kiện tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 32 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận vào hệ thống, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tất cả các loại tài liệu kèm giấy tờ liên quan (theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và hướng dẫn thi hành) phải được chuẩn bị đầy đủ, đúng mẫu.
• Có địa chỉ liên lạc rõ ràng: Việc này nhằm xác định địa chỉ mà cơ quan tiếp nhận có thể phản hồi, yêu cầu bổ sung nếu cần. Hoặc đơn giản hơn là để trả kết quả.
• Hoàn tất việc nộp phí: Phải thực hiện nộp đầy đủ lệ phí theo quy định dù là nộp trực tiếp hay trực tuyến.
• Tên doanh nghiệp được kê khai chính xác: Tên doanh nghiệp phải được điền đúng vào Giấy đề nghị đăng ký thành lập hoặc các biểu mẫu liên quan.

Thủ tục đăng ký doanh nghiệp mới nhất

Về cơ bản, hiện nay các doanh nghiệp vẫn tuân thủ thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 mà không có sự thay đổi nào khác. Do vậy, doanh nghiệp thực hiện theo quy trình như sau:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Gửi hồ sơ qua bưu điện;
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý trong trường hợp nộp trực tuyến thì doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ từ doc. sang dạng PDF để phù hợp với quy định.

Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Hoặc, nếu hồ sơ có lỗi, sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung;
• Nếu từ chối cấp phép, cơ quan sẽ nêu rõ lý do bằng văn bản.

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ cho người nộp. Giấy này là bằng chứng xác nhận hồ sơ đã được tiếp nhận vào hệ thống và là căn cứ để tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ sau này.

Nếu doanh nghiệp vẫn chưa rõ về biểu mẫu trong hồ sơ cũng như trình tự xử lý thì có thể tham khảo các quy định tại các văn bản dưới luật như Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT…

Nhìn chung, trong cập nhật mới nhất về thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty chỉ cần lưu ý về việc cơ quản quản lý đã được hợp nhất với Sở Tài chính nên hãy lưu ý trong việc soạn thảo hồ sơ lẫn địa chỉ nộp. Để tránh những sai sót không đáng có và hồ sơ bị trả về.