Thay đổi địa chỉ người đại diện theo pháp luật

Thay đổi địa chỉ của người đại diện theo pháp luật có cần thông báo không?

Câu trả lời là CÓ.

Căn cứ theo Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật, bao gồm cả địa chỉ liên lạc thì đều phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật đồng nhất thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, đây là việc bắt buộc mà pháp luật Việt Nam đã quy định tại Luật Doanh nghiệp mà các chủ doanh nghiệp cần tuân thủ theo đúng.

Thời hạn thay đổi là bao lâu?

Cụ thể, theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo thay đổi các nội dung thay đổi như địa chỉ của người đại diện theo pháp luật trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp chưa đăng ký thay đổi, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

Hướng dẫn cập nhật địa chỉ người đại diện theo pháp luật

Điều kiện

Khi doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ mới của người đại diện theo pháp luật, cần đảm bảo đầy đủ ba điều kiện quan trọng sau:

• Có địa chỉ mới của người đại diện theo pháp luật: Cần có địa chỉ chính xác và rõ ràng thì mới có thể thực hiện khai báo thay đổi. Đây là căn cứ quan trọng nhất nên không thể làm qua loa.
• Hồ sơ theo đúng quy định: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký thay đổi theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
• Đóng đầy đủ lệ phí: để hoàn tất thủ tục cập nhật, doanh nghiệp cần nộp lệ phí theo yêu cầu. Sau khi hồ sơ hoàn thiện, người thực hiện cần đóng đầy đủ khoản lệ phí sau đó hồ sơ mới được tiếp nhận và xử lý.

Chỉ với 3 điều kiện này, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh về địa chỉ của người đại diện theo pháp luật, mà đã đáp ứng đủ quy định pháp lý.

Hồ sơ

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp (Mẫu Phụ lục II-5 trong Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
• Bản sao căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (Còn hiệu lực)
• Giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ
• Giấy ủy quyền nếu người thực hiện không phải người đại diện theo pháp luật

Cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục cập nhật địa chỉ mới của người đại diện theo pháp luật là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Quy trình, thủ tục

Có các hình thức nộp như sau:

• Cách 1: Gửi qua bưu điện tới địa chỉ của cơ quan có thẩm quyền.
• Cách 2: Trực tiếp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Cách 3: Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Lệ phí

Lệ phí khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ người đại diện theo pháp luật là 100.000 đồng/lần.

Doanh nghiệp có thể nộp lệ phí trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu thực hiện thủ tục online.

Thời gian giải quyết

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp, trong đó nêu rõ các nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung. Nếu từ chối thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh cũng phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Những lưu ý khi thực hiện thay đổi địa chỉ người đại diện theo pháp luật

Không nộp lệ phí đầy đủ cũng khiến hồ sơ bị từ chối do chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Vì vậy đừng nghĩ nộp hồ sơ là xong, hãy tuân thủ đầy đủ quy trình.

Ngoài ra, nếu thực hiện thay đổi đăng ký với công ty có vốn đầu tư nước ngoài, thông báo thay đổi địa chỉ người đại diện theo pháp luật cũng cần kèm theo các thông tin liên quan đến giao dịch chuyển nhượng cổ phần. Cụ thể:

• Thông tin cơ bản của doanh nghiệp: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
• Đối với cổ đông nước ngoài chuyển nhượng cổ phần: tên, địa chỉ trụ sở chính (nếu là tổ chức) hoặc họ tên, quốc tịch, địa chỉ liên lạc (nếu là cá nhân); số cổ phần, loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu cổ phần trước khi chuyển nhượng; số cổ phần và loại cổ phần chuyển nhượng.
• Đối với cổ đông nước ngoài nhận chuyển nhượng cổ phần: thông tin tương tự như trên, kèm theo số cổ phần, loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu cổ phần sau khi nhận chuyển nhượng.
• Thông tin người đại diện theo pháp luật: họ, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Các chủ doanh nghiệp cần lưu ý rõ về các định pháp luật, đặc biệt với các trường hợp thay đổi mà cần thông báo tới Cơ quan chức năng để tránh bị phạt vi phạm hành chính.