Những việc cần làm sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Một trong những thủ tục chung sau khi thay đổi mà doanh nghiệp cần lưu ý chính là là phải thực hiện công khai các thông tin đã thay đổi trong vòng 30 ngày trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, để tránh ảnh hưởng, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ khai báo điều chỉnh thông tin đăng ký thuế tại chi cục thuế quản lý trực tiếp trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký mới.

Nếu doanh nghiệp thay đổi các thông tin như tên hoặc địa chỉ trên hóa đơn giá trị gia tăng, không cần hủy hóa đơn đang dùng. Doanh nghiệp chỉ cần làm công văn gửi Chi cục thuế và bộ phận ấn chỉ để cập nhật thông tin mới là được.

Ngoài những thủ tục chung đã nêu trên, đối với một số trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần chú ý các thủ tục liên quan sau:

1- Thay đổi tên công ty

Mỗi thủ tục có thể yêu cầu hồ sơ riêng, quy trình khác nhau và cần thực hiện đúng thời hạn theo quy định pháp luật. Đối với trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp, cần lưu ý các việc như sau:

• Khắc lại dấu công ty và công bố lại mẫu dấu mới trên cổng thông tin quốc gia: Khi con dấu cũ được cơ quan công an thu hồi và cấp giấy xác nhận thu hồi. Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện khắc dấu mới kèm thông tin đã thay đổi để sử dụng thống nhất về sau.
• Thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn điện tử, chữ ký số sau đó nộp lại mẫu 01/ĐKTĐ cho cơ quan thuế để tránh sai sót trong quá trình sử dụng.
• Thay đổi biển hiệu tên doanh nghiệp mới tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, chi nhánh hay văn phòng đại diện nếu có.
• Thay đổi thông tin chủ tài khoản với ngân hàng, thông tin tên doanh nghiệp với bên bảo hiểm nhằm đảm bảo giao dịch được thực hiện chính xác theo tên mới.
• Thông báo cho đối tác về việc thay đổi tên công ty và có thể ký lại các phụ lục hợp đồng đã giao kết với khách hàng.

2- Thay đổi địa chỉ trụ sở

• Thay đổi dấu và công bố lại mẫu dấu trong trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận/huyện và dấu cũ có thông tin quận/huyện.
• Thay đổi cơ quan quản lý thuế, chốt và chuyển bảo hiểm xã hội về địa chỉ mới.
• Cập nhật địa chỉ trên biển hiệu công ty.
• Gửi công văn thông báo địa chỉ mới đến các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp

3- Thay đổi ngành nghề kinh doanh

Khi thay đổi hoặc bổ sung thêm mã ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp cần xem xét xem mã nghề đó có nằm trong mục có điều kiện hay không, nếu có thì cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật là được.

4- Thay đổi (tăng hoặc giảm) vốn điều lệ

Vốn điều lệ công ty liên quan tới lệ phí môn bài, do đó khi có sự thay đổi (làm tăng hoặc giảm) vốn điều lệ dù không làm thay đổi mức lệ phí môn bài thì công ty vẫn phải nộp lại tờ khai lệ phí môn bài. Thời hạn là 31/01 năm sau.

Trong trường hợp tăng, giảm mà thay đổi lệ phí môn bài thì công ty nộp lại tờ khai và số tiền tăng thêm. Đồng thời cần kê khai trong báo cáo tài chính về mục nguồn vốn của chủ sở hữu có sự thay đổi.

5- Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể là do bổ nhiệm người mới, thay đổi cơ cấu quản lý hoặc theo nhu cầu điều hành doanh nghiệp. Nhưng sau khi đã thay đổi đăng ký kinh doanh xong, cần thực hiện các bước sau:

• Gửi hồ sơ thông báo lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp để điều chỉnh thông tin trên hệ thống quản lý thuế.
• Nếu doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu giấy phép con đồng thời làm thủ tục điều chỉnh trên các giấy phép đó.

Lưu ý rằng, việc thay đổi chỉ chính thức có hiệu lực sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

6- Thay đổi địa điểm/ chi nhánh/ văn phòng đại diện

Nếu công ty có thay đổi địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, vẫn cần thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết như:

• Đối với địa điểm kinh doanh, chi nhánh: Doanh nghiệp cần kê khai và nộp lệ phí môn bài cho các địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh được thành lập mới để đảm bảo nghĩa vụ thuế đúng quy định.
• Đối với chi nhánh hạch toán độc lập: doanh nghiệp cần đăng ký và thực hiện kê khai thuế riêng cho chi nhánh đó theo quy định của pháp luật.

7- Thay đổi thành viên góp vốn

Thay đổi cơ cấu sở hữu vốn trong công ty có thể là chuyển nhượng vốn góp hoặc cổ phần đều làm thay đổi thông tin kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Sửa đổi, bổ sung thông tin trong sổ thành viên: Doanh nghiệp cần ghi nhận sự thay đổi người sở hữu vốn trong sổ cổ đông (đối với công ty cổ phần) hoặc sổ thành viên (đối với công ty TNHH) để đảm bảo tính pháp lý về quyền sở hữu.
• Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân từ việc chuyển nhượng vốn: Người chuyển nhượng có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân từ việc chuyển nhượng cổ phần (đối với công ty cổ phần) hoặc phần vốn góp (đối với công ty TNHH) theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn các thủ tục pháp lý khi thay đổi hoặc thành lập địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật. Mức xử phạt:

• Nếu không công khai hoặc công khai chậm thông tin trên cổng thông tin điện tử, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
• Nếu không treo biển hiệu tại trụ sở, mức phạt có thể từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Như vậy, sau khi thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh như thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật… đều cần thực hiện một số thủ tục pháp lý bắt buộc. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc cần tư vấn chi tiết hơn, đừng ngần ngại liên hệ với Luật sư An Việt để được hỗ trợ.