Có cần thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh không?
Những ảnh hưởng khi thay đổi tên doanh nghiệp
Tên công ty là một phần quan trọng từ khi thành lập doanh nghiệp mang ý nghĩa thiết thực, đồng thời cũng là yếu tố pháp lý cần bảo đảm. Nhưng khi thay đổi thì nó cũng kéo theo những ảnh hưởng như sau:
- Ảnh hưởng thương hiệu: Cái tên trước đó đã quá quen thuộc trong mắt khách hàng và đối tác, nên khi thay đổi sẽ làm ảnh hưởng ít nhiều đến độ nhận diện.
- Ảnh hưởng đến tài liệu liên quan: Tên doanh nghiệp sẽ thể hiện hầu hết ở các tài liệu, văn bản, giao dịch của công ty nên nếu thay đổi bạn sẽ phải cập nhật lại toàn bộ.
- Ảnh hưởng về thời gian và tiền bạc: Tốn thời gian xử lý thủ tục và cập nhật đồng loạt các nơi liên quan.
Thời điểm thay đổi nếu công ty đã hoạt động lâu còn gây ra ảnh hưởng rộng rãi với nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, dù ảnh hưởng ít nhiều nhưng việc thay đổi vẫn cần tuân thủ các quy định pháp lý và phức tạp.
Thủ tục thay đổi tên công ty chuẩn nhất
Hồ sơ cần chuẩn bị
Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những quy định khác nhau, đặc biệt về các loại tài liệu hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh. Cụ thể:
Đối với công ty TNHH
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mục II Danh mục ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
- Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên
- Thông báo cập nhật, bổ sung (Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
- Bản sao giấy tờ tuỳ thân hợp lệ của người được uỷ quyền
- Giấy ủy quyền (Nếu người thực hiện không phải người đại diện theo pháp luật)
Đối với công ty cổ phần
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mục II Danh mục ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
- Quyết định họp của Đại hội đồng cổ đông
- Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông
- Bản sao giấy tờ cá nhân có công chứng của người thực hiện
- Thông báo bổ sung hoặc cập nhật thông tin liên quan (Áp dụng với những thông tin mà trước đó công ty chưa kê khai)
- Giấy ủy quyền (Nếu có)
Về cơ bản, giấy tờ là bước đầu trong quá trình thay đổi tên của công ty. Nếu bước đầu không được chuẩn bị kỹ lưỡng thì dẫn tới những sai sót về sau, khiến cho quy trình thực hiện bị kéo dài thời gian hơn dự kiến.
Quy trình, thủ tục
Cơ quan có thẩm quyền: Sở Kế hoạch - Đầu tư tình/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
Cách thức nộp:
Sau khi đã hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ và các loại giấy tờ cần thiết, bạn có thể chọn nộp hồ sơ theo 1 trong 2 hình thức dưới đây:
- Nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT)
- Nộp online qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Khi hồ sơ nộp, nếu đạt yêu cầu, bộ phận xử lý sẽ trả kết quả là cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới với tên công ty đã thay đổi. Ngược lại, nếu chưa đạt yêu cầu như sai thông tin, điền thiếu, thông tin chưa xác thực,... Sở KH&ĐT sẽ thông báo yêu cầu bổ sung, sửa đổi. Khi đó, doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ và nộp lại để được tiếp tục xử lý.
Riêng đối với trường hợp nộp trực tuyến trên Cổng thông tin, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, để biết hồ sơ đã được tiếp nhận chưa, liệu có sai hay bị trả lại không. Thay vì đến trực tiếp để hỏi, thì phương thức nộp online này giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức lẫn thời gian hơn.
Vì vậy, lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến là giải pháp hiện đại, tiết kiệm và hiệu quả mà doanh nghiệp nên ưu tiên áp dụng.
Thời gian giải quyết: Trong vòng 3 ngày làm việc.
Cần làm gì sau khi đổi tên công ty?
Thay đổi Điều lệ công ty
Theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung của Điều lệ khi đăng ký thành lập và sau khi sửa đổi bổ sung cần đảm bảo chính xác với thực tế. Vì vậy, nếu thay đổi tên thì đồng thời phải cập nhật lại cả trong Điều lệ.
Thay đổi con dấu công ty
Trên con dấu có thông tin về tên gọi của doanh nghiệp để đảm bảo tính xác thực trong các giao dịch điện tử hay thực tế căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020. Do vậy, đổi tên thì cần đổi luôn con dấu để tránh những sai lệch thông tin về sau.
Thay đổi biển hiệu công ty
Biển hiệu thường được gắn tại trụ sở chính bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số thuế và là nghĩa vụ bắt buộc phải làm khi thành lập. Và cũng không ngoại lệ, doanh nghiệp đổi tên, cần phải thay đổi biển hiệu công ty để phù hợp với tên mới.
Thay đổi thông tin ngân hàng, BHXH
Sau khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần nhanh chóng thông báo và điều chỉnh các thông tin liên quan tới tài khoản ngân hàng và thông tin bảo hiểm xã hội để tránh gián đoạn, đảm bảo quyền lợi tốt nhất và đặc biệt là tránh những phát sinh tranh chấp về sau.
Những sai lầm thường gặp khi đổi tên công ty
Trong quá trình thực hiện, có thể vì không hiểu biết rõ nên chủ doanh nghiệp thường mắc phải những lỗi sai khó tránh như sau:
- Không kiểm tra tên mới dẫn tới trùng lặp và bị trả hồ sơ (Vấn đề này thường gặp khi 1 số công ty giải thể, nên doanh nghiệp không thể tra cứu chính xác).
- Tên tiếng Anh bị dịch sai.
- Không thực hiện các công việc sau khi thay đổi tên, dẫn tới vi phạm và gián đoạn quá trình vận hành.
- Quên việc cập nhật hồ sơ nội bộ.
Nhìn chung, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi tên công ty thì cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hồ sơ và thủ tục. Và đừng quên những việc quan trọng cần thực hiện sau khi thay đổi để tránh những sai phạm như trên.
