Có cần thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh không?

Khi nào cần/không cần thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh?

Trường hợp bắt buộc

Trong quá trình thành lập và đi vào hoạt động, có thể sẽ phát sinh những thay đổi, bao gồm địa chỉ, thông tin người đại diện, tên doanh nghiệp và trong đó có cả số điện thoại. Do đó nếu công ty thay đổi số điện thoại khác với số đã đăng ký trên cổng thông tin về doanh nghiệp thì bắt buộc gửi thông báo cập nhật tới cơ quan chức năng càng sớm càng tốt.

Ngoài ra, trong trường hợp cơ quan chức năng yêu cầu thì doanh nghiệp cũng có thể phải thay đổi số điện thoại nên việc thông báo là cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Trường hợp không cần thay đổi

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 65 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Bên cạnh những trường hợp bắt buộc thay đổi thì có một số trường hợp đặc biệt doanh nghiệp vẫn được phép tiếp tục dùng số điện thoại đó dù trước đó có thể đã bị cơ quan quản lý ghi nhận vi phạm:

• Nếu doanh nghiệp đã khắc phục xong các lỗi vi phạm theo yêu cầu và được cơ quan này chấp thuận, thì có thể tiếp tục cập nhật thông tin.
• Trường hợp doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể nhưng cần hoàn thiện hồ sơ, cũng được phép thay đổi số điện thoại nếu có kèm theo văn bản giải trình hợp lý.
• Doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi nếu có sự đồng ý bằng văn bản của các bên liên quan hoặc nếu đã được cập nhật lại trạng thái hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Hướng dẫn thủ tục thay đổi số điện thoại trên giấy phép

Việc đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các tài liệu quan trọng như sau:

• Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, theo mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
• Bản sao y công chứng giấy tờ tùy thân như CMND, CCCD hoặc hộ chiếu đối với cá nhân có liên quan;
• Văn bản ủy quyền (Nếu người thực hiện không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thay đổi số điện thoại tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Nếu doanh nghiệp quá bận rộn và không thể sắp xếp công việc để đển nộp trực tiếp thì có thể nộp trực tuyến qua mạng qua Cổng thông tin điện tử tại https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn. Vừa tiết kiệm thời gian, lại có thể linh hoạt hơn trong quá trình xử lý.

Thông thường, hồ sơ sẽ được giải quyết trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ gửi văn bản xác nhận việc thay đổi.

Trường hợp hồ sơ còn thiếu sót hoặc sai thông tin, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hướng dẫn chỉnh sửa, và thời gian xử lý sẽ được tính lại từ khi hồ sơ được hoàn thiện thêm.

Về kết quả, doanh nghiệp nhận tại bộ phận một cửa nếu nộp trực tiếp theo đúng thời gian ghi trên Giấy biên nhận. Còn nếu doanh nghiệp nộp online thì kết quả sẽ được trả qua tài khoản đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp sẽ đăng ký chuyển phát về địa chỉ hoặc đến nhận tại bộ phận một cửa.

Doanh nghiệp vẫn có thể chủ động theo dõi quá trình và việc nhận kết quả trên Cổng thông tin đó, nên không quá lo lắng về việc bỏ lỡ thông tin.

Lệ phí thay đổi số điện thoại

Theo Khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp cập nhật số điện thoại mà không ảnh hưởng đến nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì sẽ không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí nào cả.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thay đổi số điện thoại đồng thời làm thay đổi đăng ký kinh doanh trên giấy phép thì phải nộp lệ phí theo Thông tư 47/2019/TT-BTC là 50.000 đồng/lần.

Mức xử phạt nếu không cập nhật, thay đổi số điện thoại

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020

Mọi thay đổi về thông tin của doanh nghiệp bao gồm cả số điện thoại bắt buộc phải thông báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc không thực hiện công bố thông tin thay đổi này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính.

Cụ thể, tại Khoản 1 Điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt áp dụng trong trường hợp không công bố là từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Số điện thoại là dòng kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhưng nếu thay đổi mà khách hàng, đối tác không biết thì sẽ gây nên việc mất niềm tin, ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp.

Nếu bạn sợ thực hiện thủ tục thay đổi số điện thoại sai sót thì hãy liên hệ ngay tới Luật An Việt. Với nhiều năm kinh nghiệm xử lý các trường hợp thay đổi thông tin kinh doanh, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn nhanh chóng, nhận kết quả sớm nhất mà không lo gặp rủi ro nào.

Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót

• Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và đúng mẫu theo quy định.
• Dù là thay đổi số điện thoại nhưng các thông tin khác vẫn cần phải điền đầy đủ.
• Thực hiện trong thời hạn quy định, tránh quá hạn sẽ bị xử phạt vi phạm.
• Theo dõi sự thay đổi trên Cổng thông tin để nếu sai sót thì có thể sửa kịp thời.
• Nên kiểm tra xem mình có thuộc trường hợp mất phí không để tránh mất tiền oan.
• Nên chắc chắn về việc thay đổi số điện thoại để tránh đổi đi đổi lại mất thời gian.

Nhìn chung, việc cập nhật số điện thoại doanh nghiệp không hề khó cần cấp thiết. Hy vọng bài viết của Luật An Việt đã giúp bạn hiểu rõ quy trình và những điểm cần lưu ý để tránh rủi ro không đáng có trong khi thực hiện.