Thành lập công ty tại địa chỉ không có giấy tờ đất thì sao?

Quy định về địa điểm trụ sở khi thành lập công ty

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Địa chỉ trụ sở là nơi doanh nghiệp gắn bó suốt từ khi thành lập đến khi đi vào hoạt động hoặc có thể là đến thời điểm kết thúc. Nên những địa điểm có tính ổn định lâu dài sẽ là sự lựa chọn tốt nhất mà các doanh nghiệp cần cân nhắc.

Đối với các trường hợp địa chỉ chưa có thông tin cụ thể về số nhà, tên đường (như các khu vực nông thôn) thì vẫn có thể đăng ký kinh doanh nếu như có văn bản xác nhận của chính quyền địa phương. Trong đó cần nêu rõ rõ địa điểm đăng ký làm trụ sở tuy chưa có số nhà/tên đường nhưng là địa chỉ có thật, rõ ràng, được quản lý hành chính và doanh nghiệp có quyền sử dụng hợp pháp.

Ngoài ra, theo Điều 3 và Điều 6 Luật Nhà ở 2014, nhà chung cư được xây dựng nhằm mục đích để ở, phục vụ nhu cầu sinh hoạt của cá nhân và hộ gia đình. Căn cứ theo Công văn số 2544/BXD-QLN ngày 19/11/2009 của Bộ Xây dựng, các doanh nghiệp không được sử dụng căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể có mục đích để ở để đặt trụ sở công ty.

Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn có thể hợp pháp hóa điều đó tại những khu vực được phép thương mại có tính năng kinh doanh như văn phòng đa năng, Shophouse, mặt bằng tầng trệt…

Thành lập công ty tại địa chỉ không có giấy tờ đất thì sao?

Theo Luật Đất đai năm 2024, việc sử dụng đất phải đúng với mục đích được ghi trong hồ sơ địa chính. Do đó, nếu một địa điểm không được cấp quyền sử dụng đất cho mục đích kinh doanh hoặc thương mại, thì doanh nghiệp không được sử dụng địa điểm đó để đăng ký trụ sở.

Căn cứ Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bắt buộc phải có:

• Bản sao hợp đồng thuê, biên bản ghi nhớ về việc thuê, hoặc tài liệu hợp pháp chứng minh quyền khai thác và sử dụng địa điểm;
• Tài liệu liên quan đến địa chỉ dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện, có thể là sổ đỏ, xác nhận quyền sử dụng đất, hoặc hồ sơ quy hoạch xây dựng.

Do vậy, những địa chỉ không có giấy tờ chứng minh hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng đất thương mại đều có khả năng bị từ chối cấp phép thành lập doanh nghiệp hoặc không được công nhận trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Tại một địa chỉ có thể có nhiều công ty không?

Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể về số lượng doanh nghiệp được đăng ký trên cùng một địa chỉ trụ sở chính. Điều này có nghĩa là, việc đặt nhiều công ty khác nhau trên một địa chỉ là hoàn toàn hợp pháp.

Miễn là địa chỉ đó tuân thủ quy định mà pháp luật cho phép, đồng thời trong hợp đồng thuê không được ký với nhiều pháp nhân.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn việc dùng chung một địa chỉ văn phòng ảo nhằm tối ưu chi phí hơn. Dù trong bất trường hợp nào, doanh nghiệp hãy đảm bảo việc chia sẻ không gây ảnh hưởng tới hoạt động pháp lý cũng như quyền lợi của các bên liên quan.

Những lưu ý khi đặt trụ sở chính doanh nghiệp

Tuy nhiên, không phải địa điểm nào cũng có thể hợp pháp làm trụ sở. Dưới đây là các lưu ý doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Phải cung cấp tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp: bao gồm hợp đồng thuê căn hộ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ hồng/sổ đỏ)... nếu đặt trụ sở tại chung cư có chức năng hỗn hợp.
• Lựa chọn địa chỉ tốt ngay từ đầu: Để tránh những lỗi ngoài ý muốn thì nên chọn các địa chỉ đảm bảo tính hợp lệ ngay từ đâu.
• Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư thuần cư trú: Theo quy định hiện hành, các căn hộ nằm trong tòa nhà chung cư có mục đích sử dụng để ở (không có chức năng thương mại) không được phép sử dụng làm trụ sở công ty.
• Lưu ý đặc thù ngành nghề: Một số ngành nghề đặc thù sẽ không được đặt tại khu dân cư hoặc trung tâm thành phố. Trường hợp này, trụ sở chính nên đặt tại vùng ven, khu công nghiệp, nơi phù hợp quy hoạch để được cấp phép.
• Chỉ sử dụng căn hộ được phép kinh doanh: Doanh nghiệp chỉ được phép đặt trụ sở tại căn hộ trong tòa nhà có chức năng hỗn hợp và khu vực căn hộ đó phải nằm trong phần diện tích được quy hoạch sử dụng để kinh doanh.
• Tuyệt đối không dùng địa chỉ ảo: Bởi vì việc này có thể bị coi là phạm pháp và sẽ bị xử phạt theo quy định.
• Với các ngành có điều kiện: Với một số thủ tục xin cấp giấy phép ngành có điều kiện cần đảm bảo điều kiện hạ tầng phù hợp với quy chuẩn của Bộ Y tế hoặc Bộ Công Thương.

Vì vậy, giấy tờ đất khi thành lập công ty trong thủ tục, hồ sơ có thể không bắt buộc nhưng nó là một tài liệu chứng minh hợp pháp, nên vẫn bắt buộc phải có. Khi lựa chọn địa điểm, tốt nhất hãy xem xét kỹ lưỡng cũng như phải có giấy tờ xác nhận như hợp đồng, sổ đỏ để nếu có vấn đề xảy ra thì có thể dễ dàng xử lý tranh chấp.