Thời hạn và thủ tục đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh 

Thời hạn và thủ tục tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có một số điểm khác biệt so với hộ kinh doanh. Trong bài viết này, Luật sư An Việt tập trung giới thiệu cho các bạn các quy định về tạm ngừng kinh doanh đối với doanh nghiệp.

Tình trạng tạm ngừng kinh doanh dưới góc độ pháp lý

Tạm ngừng kinh doanh có thể hiểu là trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh trong một thời gian nhất định. Doanh nghiệp không được ký kết hợp đồng, không xuất hóa đơn hay có bất kỳ hoạt động nào khác trong thời gian tạm ngừng kinh doanh.

Dưới góc độ pháp lý, theo khoản 1 Điều 41 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì tạm ngừng kinh doanh là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đang trong thời gian thực hiện tạm ngừng kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp là chủ thể có tư cách pháp nhân được thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh và chịu sự quản lý, giám sát của cơ quan có thẩm quyền. Do đó, trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh thì phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia sang tình trạng "Tạm ngừng kinh doanh".

Lưu ý: Ngày chuyển tình trạng pháp lý “Tạm ngừng kinh doanh” là ngày doanh nghiệp đăng ký bắt đầu tạm ngừng kinh doanh. Ngày kết thúc tình trạng pháp lý “Tạm ngừng kinh doanh” là ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng kinh doanh mà doanh nghiệp đã thông báo hoặc ngày doanh nghiệp đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Các trường hợp tạm ngừng hoạt động kinh doanh

Trường hợp tự nguyện

Doanh nghiệp có thể tự nguyện gửi thông báo bằng văn bản đến cơ quan có thẩm quyền để tạm ngừng hoạt động kinh doanh. Một số lý do thường gặp khiến chủ doanh nghiệp quyết định tạm ngừng kinh doanh bao gồm:

Tình hình kinh doanh không thuận lợi: nguyên nhân có thể xuất phát từ doanh nghiệp hoặc do các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài như suy thoái kinh tế, biến động thị trường mạnh,... cũng có thể khiến doanh nghiệp quyết định tạm ngừng hoạt động để tránh tổn thất lớn. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc nếu chưa muốn giải thể doanh nghiệp.

Sửa chữa hoặc nâng cấp cơ sở hạ tầng: Sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng (cải thiện hệ thống máy móc, cải tạo không gian văn phòng,...) tốn nhiều thời gian và nguồn lực để hoàn thiện. Doanh nghiệp có thể tạm ngừng kinh doanh để tập trung cho việc sửa chữa, đồng thời đảm bảo an toàn cho nhân viên và khách hàng giao dịch tại địa điểm đó. 

Thay đổi chiến lược: Doanh nghiệp có thể quyết định tạm ngừng hoạt động để điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp, bao gồm nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm.

Trường hợp bắt buộc

Căn cứ theo Điều 67 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị buộc tạm ngừng kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Các trường hợp bắt buộc tạm ngừng kinh doanh bao gồm:

Doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, ngành, nghề tiếp cận thị trường có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài nhưng không đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật. Khi nhận được văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc này, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng, chấm dứt kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, ngành, nghề tiếp cận thị trường có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài. 

Trường hợp doanh nghiệp không tạm ngừng, không chấm dứt kinh doanh, Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp: “Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ quy định của Luật này khi xét thấy cần thiết; đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo của doanh nghiệp”.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc doanh nghiệp bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, trạng thái tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp

Từ ngày 04/01/2021, thời hạn tạm ngừng hoạt động kinh doanh đã thay đổi theo quy định tại Điều 66, Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

“Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có nhu cầu tiếp tục tạm ngừng kinh doanh sau khi hết thời hạn đã thông báo thì phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục tạm ngừng kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần thông báo không được quá một năm.”

Khi làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp có thể ấn định ngày bắt đầu tạm ngừng và ngày kết thúc tạm ngừng. Tuy nhiên, theo quy định trên, thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần doanh nghiệp thông báo tạm ngừng không được quá 01 năm. 

Hết 01 năm (hoặc hết thời gian tạm ngừng mà doanh nghiệp đã thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh),nếu có nhu cầu tiếp tục tạm ngừng thì doanh nghiệp phải thông báo gia hạn với Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày doanh nghiệp muốn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh. 

Không hạn chế số lần gia hạn. Do đó, doanh nghiệp có thể nhiều lần gia hạn tạm ngừng kinh doanh theo quy định của pháp luật.

 Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo. Khi đó, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo. 

Thủ tục đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng hoạt động kinh doanh

Hồ sơ giấy tờ cần có để đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:

- Thông báo tạm ngừng kinh doanh (mẫu tham khảo tại Phụ lục số II-19 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT). Nội dung của thông báo gồm có các thông tin sau: 

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác đối với doanh nghiệp.
• Thời hạn tạm ngừng kinh doanh: ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng.
• Lý do tạm ngừng

- Nghị quyết, quyết định tạm ngừng kinh doanh (của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên, của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần…)

- Bản sao biên bản họp của của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần

Bước 2: Gửi hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh 

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để thông báo tạm ngừng kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ qua mạng điện tử và được chấp thuận khi đáp ứng các yêu cầu trong hướng dẫn đăng trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc để đưa ra kết quả:

Sau khi nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện xử lý hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc để đưa ra kết quả đăng ký tạm ngừng kinh doanh:

- Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh

- Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và tình trạng của tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng tạm ngừng kinh doanh.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của Phòng Đăng ký kinh doanh về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh 

Lưu ý khi tạm ngừng hoạt động doanh nghiệp

- Trường hợp hết thời hạn tạm ngừng nhưng không gia hạn thì doanh nghiệp được xem là mặc nhiên hoạt động trở lại, nếu doanh nghiệp không thực hiện kê khai thuế và các nghĩa vụ liên quan sẽ rơi vào tình trạng đóng cửa mã số doanh nghiệp, buộc công ty bị phải ngừng hoạt động, không thể thực hiện các công việc liên quan đến mã số thuế: nộp thuế, thay đổi đăng ký kinh doanh,...

- Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán các khoản nợ, hoàn thành các hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động, trừ trường hợp doanh nghiệp có thỏa thuận khác với chủ nợ, khách hàng và người lao động.

- Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và tất cả chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp sang trạng thái "Tạm ngừng kinh doanh" trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được phép bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không được xuất hóa đơn.

- Nếu công ty tạm ngừng kinh doanh cả năm dương lịch (ví dụ: từ 1/1/2022 đến 31/12/2022) thì không phải nộp thuế môn bài của năm tạm ngừng kinh doanh, nếu tạm ngừng kinh doanh không trọn năm thì phải nộp thuế môn bài.

- Doanh nghiệp đang nợ thuế vẫn được phép tạm ngừng hoạt động nhưng phải thực hiện nộp đủ số thuế còn nợ cho cơ quan thuế trong thời gian tạm ngừng kinh doanh. 

Mức phạt đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh quá thời hạn quy định

Hết thời hạn tạm ngừng hoạt động kinh doanh nhưng doanh nghiệp vẫn chưa hoạt động trở lại hoặc hoạt động trước thời gian thông báo mà không gửi văn bản đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì sẽ bị xử phạt hành chính. 

Mức phạt được quy định tại Điều 32 Nghị định 50/2016/NĐ-CP:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng: Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn đến cơ quan đăng ký kinh doanh về thời điểm và thời hạn tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: Đăng ký tạm ngừng kinh doanh nhưng không thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Tham khảo: vanban.chinhphu.vn