Những câu hỏi thường gặp về dấu công ty

Có bao nhiêu loại dấu công ty

Một doanh nghiệp mới thành lập không chỉ bắt buộc phải có một con dấu công ty mà còn có quyền sở hữu và sử dụng nhiều con dấu khác để hỗ trợ trong các hoạt động kinh doanh và giao dịch hợp pháp. Dưới đây là các loại dấu công ty được sử dụng phổ biến: 

Con dấu tròn công ty

Con dấu tròn công ty là một loại con dấu thường đại diện trong các tài liệu và giao dịch quan trọng thể hiện năng lực pháp lý của công ty. Con dấu công ty thường có một hình dạng cố định thường là hình tròn. Trên mặt con dấu có thông tin quan trọng về công ty thường được in hoặc khắc chìm bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở và mã số thuế. Con dấu công ty thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng như hợp đồng, giấy tờ pháp lý, biên bản hợp đồng và các giao dịch tài chính. Sử dụng con dấu đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch và góp phần xác minh tính xác thực của chữ ký và tài liệu liên quan đến công ty. Nó thường có biểu tượng hoặc logo đại diện cho công ty, tạo điểm nhận diện và thương hiệu riêng biệt. Đây là một phần quan trọng trong việc xây dựng và duy trì thương hiệu của công ty.

Con dấu chức danh của cấp lãnh đạo

Con dấu chức danh là con dấu khắc tên đầy đủ của người sở hữu nó. Nó bao gồm chức danh cụ thể của cá nhân ví dụ như Giám đốc, Chủ tịch, Trưởng phòng, Hiệu trưởng,...  Con dấu chức danh được sử dụng để đóng dấu trên các văn bản, giấy tờ quan trọng và hợp đồng của cơ quan hoặc doanh nghiệp thể hiện quyền và trách nhiệm của người sử dụng nó trong mối quan hệ pháp lý và quản lý. Con dấu chức danh thường thấy sử dụng tại hầu hết các cơ quan, tổ chức hành chính cũng như trong các doanh nghiệp và công ty. Nó được coi là biểu tượng quyền lực của các lãnh đạo và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Con dấu chức danh không chỉ là một biểu tượng mà còn chịu trách nhiệm kết nối với giá trị lợi ích và nhiệm vụ của người sử dụng nó. Nó thể hiện rõ tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu tạo nên sự đại diện pháp lý rõ ràng và quyền lực trong mối quan hệ với các bên liên quan. 

Con dấu mã số thuế

Con dấu mã số thuế là một loại con dấu phổ biến sử dụng cho công ty, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Chức năng chính của nó là giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhanh chóng và chính xác in mã số thuế lên các văn bản và giấy tờ của họ. Thông thường, dấu mã số thuế này được sử dụng đặc biệt cho mục đích xuất hóa đơn và tài liệu liên quan đến thuế. Con dấu mã số thuế giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiện lợi trong quá trình sử dụng. Thay vì ghi nhớ mã số thuế của doanh nghiệp bạn có thể sử dụng con dấu này để đóng vào hồ sơ khi cần thiết. 

Con dấu tên kèm chữ ký trong doanh nghiệp 

Con dấu tên kèm chữ ký là một công cụ quan trọng trong môi trường doanh nghiệp. Dấu tên này thường bao gồm tên và chữ ký của một cá nhân, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện của công ty. Con dấu tên kèm chữ ký thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng như hợp đồng, thỏa thuận, biên bản hợp đồng và các giao dịch tài chính. Với những người thường xuyên phải ký tay thì việc sử dụng con dấu giúp tiết kiệm thời gian và xử lý công việc nhanh chóng. Trong môi trường doanh nghiệp, bên cạnh việc sử dụng con dấu công ty truyền thống, việc sử dụng dấu chữ ký cũng phổ biến trong việc ban hành các văn bản nội bộ do các giám đốc hoặc quản lý thực hiện. Điều này giúp tạo tính rõ ràng và xác minh tính xác thực của các quyết định và tài liệu nội bộ trong tổ chức. 

Con dấu xác nhận thu chi tiền

Con dấu thu chi tiền, còn được gọi là con dấu quản lý tài chính, là một công cụ quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các khoản thu và chi tiền trong môi trường doanh nghiệp. Nó cung cấp một cách để ghi lại thông tin về giao dịch tài chính, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra các khoản thu và chi tiền. Con dấu thu chi tiền thường được sử dụng trong các tài liệu tài chính như phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm tra tài chính, báo cáo tài chính và hóa đơn. Sử dụng con dấu này giúp đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu tài chính và cung cấp tính xác thực cho các khoản thu và chi tiền giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì phải tiến hành quá trình ký kết hoặc các phương thức chứng thực khác để xác nhận các giao dịch hợp đồng, nhân viên chỉ cần đóng dấu đơn giản và nhanh chóng. Đồng thời còn thể hiện tính chuyên nghiệp và hiệu quả của quy trình.

Doanh nghiệp có cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng?

Theo quy định của luật doanh nghiệp 2014 doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, con dấu phải luôn đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác. Hiện tại, theo quy định tại Nghị định số 78/2015-NĐ/CP của Chính phủ (được điều chỉnh và bổ sung qua Nghị định số 108/2018-NĐ/CP) về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tuân thủ việc thông báo mẫu con dấu trong ba trường hợp sau đây: 

• Khi mới thành lập doanh nghiệp: Khi một doanh nghiệp mới được thành lập, việc thông báo mẫu các loại dấu là bắt buộc. Thông qua quy trình này, mẫu con dấu sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo sự minh bạch và thông tin đầy đủ cho công chúng.
• Khi thay đổi dấu doanh nghiệp: Trong trường hợp doanh nghiệp quyết định thay đổi mẫu con dấu công ty, họ cũng phải thực hiện thông báo về mẫu con dấu mới. Việc này nhằm mục đích cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác về con dấu mới được sử dụng.
• Khi hủy mẫu con dấu: Nếu doanh nghiệp không còn sử dụng mẫu con dấu nào hoặc quyết định hủy bỏ mẫu con dấu hiện có, họ cũng phải thông báo về việc này. Điều này giúp cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đảm bảo tính minh bạch.

Thông báo về mẫu con dấu của doanh nghiệp thường được thực hiện bằng văn bản và gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Quá trình này đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp và tuân theo các quy định về đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên theo Điều 4 Khoản 5 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, các tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi, nghị quyết, quyết định và biên bản họp không còn bắt buộc phải đóng dấu. Như vậy doanh nghiệp sẽ không cần bắt buộc thông báo mẫu con dấu.

Điều kiện sử dụng con dấu?

Theo điều 43 của luật doanh nghiệp năm 2020 trước khi doanh nghiệp sử dụng, thay đổi, hủy bỏ hoặc thay lượng số lượng con dấu của công ty, chi nhánh cần gửi thông báo hoặc đăng tải thông báo về việc thay đổi hoặc sử dụng con dấu mới cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt trụ sở. Nội dung thông báo bao gồm: 

• Thông tin về doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, bao gồm tên, mã số và địa chỉ trụ sở chính.
• Thông tin về mẫu con dấu, số lượng con dấu và thời điểm khi mẫu con dấu này sẽ có hiệu lực.

Do đó, trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu mới, thay đổi con dấu hoặc thay đổi số lượng con dấu cần thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của họ để đăng tải thông tin về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 và tiếp tục sử dụng mẫu con dấu đã được cấp mà không cần thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quyết định thực hiện thay đổi bất kỳ về con dấu nào, thêm con dấu mới hoặc thay đổi số lượng con dấu, họ vẫn cần tuân theo quy định về thông báo và đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có được quyền tự quyết định đối với con dấu?

• Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã trao quyền tự quyết định về việc làm dấu và đã chuyển từ việc cơ quan nhà nước cấp dấu cho doanh nghiệp sang việc doanh nghiệp tự thực hiện và tự quản lý việc sử dụng dấu của mình. Doanh nghiệp có quyền hoàn toàn tự quyết định về số lượng dấu (không bị hạn chế số lượng),mẫu dấu, cách thức quản lý và sử dụng dấu và cũng tự quyết định về việc sử dụng dấu trong các giao dịch dân sự. 
• Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang được thúc đẩy mạnh mẽ cần tạo điều kiện cho doanh nghiệp tận dụng các công nghệ tiên tiến (như dấu điện tử, chữ ký điện tử...) để hội nhập vào nền kinh tế và quốc tế một cách tích cực. Đây là một bước cải cách đáng kể về cơ chế quản lý dấu doanh nghiệp và đã nhận được sự ủng hộ mạnh mẽ từ phía doanh nghiệp vì nó giảm bớt rủi ro liên quan đến việc dấu bị lạm dụng hoặc chiếm đoạt gây ảnh hưởng và trì trệ hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, Luật Doanh nghiệp năm 2014 trao quyền tự quyết cho doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp tự quyết định điều cần phải được xem xét.
• Dự thảo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) được trình bày tại Kỳ họp thứ 8 của Quốc hội, khóa XIV tiếp tục khẳng định mạnh mẽ việc trao quyền cho doanh nghiệp trong quyết định việc sử dụng dấu đồng thời loại bỏ yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm giảm bớt tình trạng phức tạp trong thủ tục hành chính. 

Như vậy, các công ty hoàn toàn có thể tự quyết định về việc quản lý và sử dụng dấu. Hơn nữa, theo Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp còn được ủy quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu cho từng chi nhánh, văn phòng đại diện,... Điều này tạo điều kiện cho doanh nghiệp có sự linh hoạt hơn trong việc quản lý và sử dụng con dấu và đây là một điểm cải cách so với Luật Doanh nghiệp 2014. 

Trên đây Luật sư An Việt đã cung cấp một số thông tin về các loại dấu công ty. Hy vọng rằng với những thông tin trong bài viết đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về sự quan trọng của con dấu trong hoạt động doanh nghiệp và các quy định liên quan đến việc đăng ký con dấu.