Phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện - Công ty nên mở rộng theo hình thức nào?

Sau khi thành lập doanh nghiệp, trong quá trình phát triển, doanh nghiệp sẽ cần thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Để phân biệt 2 loại hình này, bạn cần dựa vào định nghĩa, mục tiêu, quyền hạn,... của mỗi loại.

1. Tại sao cần phân biệt giữa chi nhánh và văn phòng đại diện?

Phân biệt giữa chi nhánh và văn phòng đại diện trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý là rất quan trọng vì mỗi loại cơ cấu này lại có những đặc điểm riêng biệt. Chẳng hạn như chi nhánh thường có quyền hạn lớn hơn so với văn phòng đại diện và có thể tham gia vào hầu hết các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ và thậm chí có quyền quyết định quản lý và tài chính riêng. 

Hoặc chi nhánh thường được coi là một phần của công ty mẹ và có thể tồn tại như một pháp nhân độc lập hoặc là một phần không độc lập của công ty mẹ. Trong khi đó, văn phòng đại diện thường là một đại diện của công ty mẹ và không thể tồn tại như một pháp nhân độc lập.

Phân biệt giữa chi nhánh và văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và đối mặt với thách thức một cách hiệu quả. Quyết định chọn loại cơ cấu phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quyền lợi và giảm rủi ro pháp lý.

Ngoài ra, phân biệt giữa hai loại hình này cũng ảnh hưởng đến việc đóng thuế và quản lý tài chính. Chi nhánh và văn phòng đại diện có những quy định thuế và báo cáo tài chính khác nhau, vì vậy việc hiểu rõ sự khác biệt này giúp tránh các vấn đề pháp lý và tài chính không mong muốn.

2. Phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện

2.1. Định nghĩa

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, chi nhánh và văn phòng đại diện được định nghĩa như sau:

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2. Mục tiêu

- Chi nhánh: Mục tiêu chính của chi nhánh là mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại các vị trí khác nhau. Chi nhánh thường được thành lập để thúc đẩy phát triển và mở rộng thị trường, tận dụng cơ hội kinh doanh mới.

- Văn phòng đại diện: Mục tiêu chính của văn phòng đại diện là đại diện và thúc đẩy hoạt động của công ty mẹ tại một vị trí cụ thể. Nó không tham gia vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty mẹ.

2.3. Ngành nghề kinh doanh

- Chi nhánh: có thể đăng ký tất cả các ngành nghề mà trụ sở chính đã đăng ký.

- Văn phòng đại diện: chỉ đăng ký đại diện theo ủy quyền.

2.4. Quyền hạn và trách nhiệm

*Chi nhánh

Theo Luật doanh nghiệp 2014, chi nhánh có các quyền và nghĩa vụ sau:

Quyền của chi nhánh:

• Thuê trụ sở và mua hoặc thuê các phương tiện và thiết bị cần thiết cho hoạt động của chi nhánh.
• Tuyển dụng lao động, bao gồm cả người Việt Nam và người nước ngoài, để làm việc tại chi nhánh theo quy định của luật pháp Việt Nam.
• Ký kết hợp đồng tại Việt Nam phù hợp với các hoạt động được quy định trong giấy phép thành lập chi nhánh và tuân theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014.
• Mở tài khoản ngân hàng, bằng đồng Việt Nam hoặc bằng ngoại tệ, tại các ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.
• Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Sử dụng con dấu mang tên chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tiến hành các hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động thương mại khác phù hợp với giấy phép thành lập, tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam và các hiệp ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
• Các quyền khác được quy định trong các văn bản pháp luật.

Nghĩa vụ của chi nhánh:

• Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của pháp luật Việt Nam; nếu cần, áp dụng chế độ kế toán thông dụng khác thì phải được sự chấp thuận của Bộ Tài chính của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Báo cáo về tình hình và hoạt động của chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác được quy định trong các văn bản pháp luật.

*Văn phòng đại diện 

Quyền của văn phòng đại diện:

• Thực hiện các công việc và chức năng liên lạc với các đối tác và khách hàng.
• Nghiên cứu, cung cấp thông tin về thị trường và khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá và tiếp cận với đối tác, thị trường và khách hàng mới.
• Thực hiện các hoạt động điều tra thị trường, khi phát hiện các hành vi tạo ra ảnh hưởng tiêu cực đến công ty sẽ báo lại với trụ sở chính để đại diện doanh nghiệp tiến hành các biện pháp pháp lý.
• Đại diện cho công ty trong việc thực hiện các giao dịch kinh doanh tại địa phương mà doanh nghiệp đặt trụ sở, bao gồm tham gia vào các giao dịch mua bán và thực hiện các hành động cần thiết để thực hiện các quyết định của công ty.

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện:

• Tuân thủ tất cả các quy định và luật pháp địa phương liên quan đến hoạt động kinh doanh và quản lý, bao gồm cả thuế và quy tắc về doanh nghiệp.
• Lập và gửi báo cáo tài chính và hoạt động kinh doanh của họ cho cơ quan chính phủ và công ty mẹ, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp lý.
• Làm việc để bảo vệ quyền và lợi ích của công ty mẹ tại địa phương, bao gồm việc đảm bảo rằng các giao dịch và hợp đồng đều phù hợp với lợi ích của công ty mẹ.
• Giữ bí mật thông tin quan trọng của công ty mẹ và không tiết lộ thông tin này cho bất kỳ bên thứ ba nào mà không có sự đồng ý.

2.5. Nghĩa vụ thuế

- Chi nhánh: để nộp thuế môn bài, chi nhánh cần đến cơ quan thuế đặt tại địa điểm mà chi nhánh đó có trụ sở để nộp. Trong trường hợp chi nhánh hoạt động tại một tỉnh hoặc thành phố khác với địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp, thì chi nhánh sẽ phải thực hiện việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp tại địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp. Chi nhánh vẫn cần tuân thủ và thực hiện việc đóng các loại thuế như thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

- Văn phòng đại diện: vì không có hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện sẽ không cần nộp thuế môn bài. Tuy nhiên, văn phòng đại diện cần thực hiện nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế đối với các loại thuế mà họ phải đóng khi có sự phát sinh của các khoản thuế đó. Còn những loại thuế không có phát sinh, văn phòng đại diện sẽ không phải nộp hồ sơ khai thuế.

2.6. Tư cách pháp nhân

Theo điều 19, Bộ Luật Dân sự 2015, về tư cách pháp nhân của chi nhánh và văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện và chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của pháp nhân và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó.
• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền.

Do văn phòng đại diện và chi nhánh vẫn có sự phụ thuộc nhất định vào doanh nghiệp chủ quản nên một số thay đổi ở doanh nghiệp chủ quản vẫn có thể tác động đến 2 đơn vị này. Chẳng hạn như khi doanh nghiệp thay đổi đăng ký kinh doanh thì các chi nhánh và văn phòng đại diện cũng sẽ phải đăng ký thay đổi nội dung chi nhánh hoặc nội dung đăng ký hoạt động.

2.7. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của chi nhánh và văn phòng đại diện thường sẽ do công ty mẹ quyết định và phụ thuộc vào quy mô và chức năng nhất định đơn vị. 

Tuy nhiên, với chi nhánh, cơ cấu tổ chức sẽ được phân chia một cách rõ ràng hơn và người đứng đầu tại một chi nhánh được gọi là Giám đốc chi nhánh. 

Trong khi đó, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện thường tương đối đơn giản với người đứng đầu và chịu trách nhiệm tại văn phòng đại diện là Trưởng văn phòng đại diện.

2.8. Lợi ích

- Chi nhánh: chi nhánh có thể được đặt ở nhiều nơi, được độc lập hoạt động như một công ty và có con dấu riêng. Mặc dù vẫn là đơn vị phụ thuộc nhưng chi nhánh có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc.

- Văn phòng đại diện: không phải nộp thuế môn bài, tạo điều kiện thuận lợi khi giao tiếp và làm việc với khách hàng do dễ thành lập và có thể đặt văn phòng ở nhiều nơi, là địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày và giới thiệu sản phẩm, giúp đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng và nâng cao hiệu quả quảng bá ra công chúng.

2.9. Hạn chế

- Chi nhánh: do chi nhánh vẫn là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên chi nhánh không có tư cách pháp nhân. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho chi nhánh ký các hợp đồng giao dịch nhưng do doanh nghiệp không trực tiếp tham gia vào quá trình giao dịch nên không thể kiểm tra, kiểm soát kỹ lưỡng. Khi xảy ra tranh chấp hoặc phát sinh nợ nần, doanh nghiệp lại là chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp.

- Văn phòng đại diện hoạt động chủ yếu nhằm mục đích quảng bá và tiếp thị, đại diện cho các hoạt động của doanh nghiệp mà không thể tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh. Văn phòng đại diện không có vai trò ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch mua bán sản phẩm trực tiếp. Thay vào đó, những quyết định này phải thông qua doanh nghiệp chủ quản hoặc đơn vị ủy quyền bởi doanh nghiệp chủ quản.

3. Quy trình thành lập chi nhánh và thành lập văn phòng đại diện

3.1. Quy trình thành lập chi nhánh

Bước 1: Để thành lập chi nhánh, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký tại Sở kế hoạch và đầu tư hoặc qua cổng thông tin điện tử.

Bước 2: Chờ cấp giấy chứng nhận thành lập chi nhánh sau khi hồ sơ được xem xét. Nếu cần chỉnh sửa, Sở kế hoạch và đầu tư sẽ gửi công văn yêu cầu. Nếu hồ sơ đúng quy định, giấy chứng nhận sẽ được cấp cho chi nhánh.

Bước 3: Sau khi thành lập, chi nhánh thực hiện các công tác bao gồm công bố thông tin trên cổng thông tin quốc gia, đăng ký và công bố dấu mộc, kê khai và đóng thuế theo quy định, treo bảng hiệu tại trụ sở, tạo tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, và phát hành hóa đơn thuế VAT.

3.2. Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết cho việc thành lập văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, nộp qua dịch vụ bưu chính VNPost hoặc nộp online trên Cổng thông tin quốc gia.

Bước 3: Chờ nhận giấy phép văn phòng đại diện. Trong vòng 3 ngày làm việc, hồ sơ sẽ được xét duyệt. Nếu hồ sơ hợp lệ, văn phòng sẽ được cấp giấy chứng nhận. Nếu không hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo của Phòng Đăng ký kinh doanh để sửa đổi, bổ sung hồ sơ và sau đó nộp lại. 

Lưu ý: Đối với văn phòng đại diện cho doanh nghiệp có vốn nước ngoài, hồ sơ và thủ tục sẽ phức tạp hơn.

4. Nên thành lập chi nhánh hay thành lập văn phòng đại diện?

Việc lựa chọn giữa thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh thường phụ thuộc vào mục đích hoạt động kinh doanh của công ty. Khi công ty chỉ cần một đơn vị phụ trách việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và không có mục đích thu được lợi nhuận trực tiếp từ đơn vị này thì doanh nghiệp nên thành lập văn phòng đại diện. 

Còn nếu doanh nghiệp cần một đơn vị với nhiều chức năng hơn, tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh và có thể tạo ra lợi nhuận trực tiếp thì chi nhánh sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.

Nguồn tham khảo thuvienphapluat.vn