Tầm quan trọng của văn phòng đại diện trong kinh doanh toàn cầu

Thị trường toàn cầu rất rộng lớn và tiềm năng. Kinh doanh trên toàn cầu tạo ra cơ hội phát triển cho doanh nghiệp nhưng cũng có thể tiềm ẩn rủi ro nếu bản thân doanh nghiệp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng quốc gia mà doanh nghiệp dự kiến gia nhập. 

Thực tế có nhiều phương án giúp doanh nghiệp gia nhập thị trường mới. Trong đó, thành lập văn phòng đại diện là một trong những phương án hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro khi gia nhập.

Vai trò, lợi ích quan trọng của văn phòng đại diện 

Đại diện cho doanh nghiệp tại một thị trường

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Như vậy, văn phòng đại diện sẽ đại diện cho doanh nghiệp để tiếp xúc với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp tại khu vực thị trường mà doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện.

Thay mặt cho doanh nghiệp, văn phòng đại diện sẽ thực hiện các nhiệm vụ, chức năng cơ bản tại một thị trường, bao gồm:

• Nghiên cứu, thu thập thông tin thị trường và báo cáo doanh nghiệp
• Tư vấn, tiếp nhận phản hồi của khách hàng
• Xây dựng, duy trì mối quan hệ với các đại lý, nhà phân phối, nhà cung cấp
• Tiến hành quảng bá, truyền thông thương hiệu

Chuẩn bị cho bước đầu thâm nhập, mở rộng thị trường mới

Khi doanh nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường mới thì việc đầu tiên cần làm chính là tìm hiểu thị trường, nghiên cứu khách hàng, đánh giá đối thủ cạnh tranh để làm quen với thị trường. Thành lập văn phòng đại diện là một trong những lựa chọn hiệu quả nhất cả về chi phí và thời gian giúp doanh nghiệp nghiên cứu thị trường một cách khách quan và vẫn thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp nên có thể đảm bảo về an toàn thông tin. 

Phần lớn nhân viên trong văn phòng đại diện là người địa phương nên sẽ dễ dàng giúp doanh nghiệp thu thập thông tin về nhu cầu, hành vi, đặc điểm của người tiêu dùng, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và môi trường kinh doanh (kinh tế, pháp luật, công nghệ, văn hóa...) trong thị trường đó. 

Nhờ vậy, doanh nghiệp không cần phải trực tiếp đến tận nơi và cũng không cần thành lập chi nhánh công ty mà vẫn có thể nắm bắt thông tin thị trường mới thông qua báo cáo của văn phòng đại diện gửi về doanh nghiệp. Những thông tin này góp phần hoạch định chiến lược kinh doanh, chiến lược phát triển sản phẩm để thích ứng tốt hơn với nhu cầu của thị trường đó.

Qua quá trình tìm hiểu các kênh truyền thông địa phương như truyền hình, radio, báo chí, sự kiện, hội chợ,... văn phòng đại diện có thể lên kế hoạch và triển khai chiến dịch truyền thông để quảng bá sản phẩm, thương hiệu để thăm dò thị trường cũng như gia tặng mức độ nhận diện thương hiệu trước khi chính thức gia nhập thị trường mới. 

Điểm tiếp xúc giữa doanh nghiệp và khách hàng, công chúng

Văn phòng đại diện là nơi khách hàng có thể tiếp xúc và đối thoại trực tiếp với doanh nghiệp mà không phải lo lắng về bất đồng ngôn ngữ, khoảng cách địa lý. Nhân viên trong văn phòng đại diện có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin cần thiết về sản phẩm,... từ đó duy trì mối quan hệ lâu dài và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Văn phòng đại diện cũng đóng vai trò là đại diện công chúng của doanh nghiệp. Họ phải liên lạc với các bên liên quan như các cơ quan chính phủ, đối tác kinh doanh và cộng đồng địa phương thông qua gặp gỡ trực tiếp, họp báo, trả lời phỏng vấn, tổ chức sự kiện,... để truyền đạt thông tin về doanh nghiệp cũng như xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với những nhóm đối tượng này.

Xây dựng hình ảnh thương hiệu

Tại trụ sở của văn phòng đại diện thường xuất hiện các thành tố thương hiệu như tên thương hiệu, logo, biểu tượng, khẩu hiệu,... được gắn trên tường, bàn ghế, cửa, đồng phục nhân viên. Các yếu tố này có khả năng gây ấn tượng và đọng lại tâm trí khách hàng, công chúng khi họ đến văn phòng đại diện. Khi bắt gặp các yếu tố này ở đâu đó, họ có thể dễ dàng mường tượng về hình ảnh thương hiệu trong tâm trí.

Vì vậy, văn phòng đại diện nên tuân thủ các quy chuẩn và hướng dẫn của thương hiệu để đảm bảo sự đồng nhất và nhất quán trong việc truyền tải hình ảnh thương hiệu. Từ logo, màu sắc, font chữ cho đến thiết kế nội thất và văn phòng phẩm, tất cả phải phù hợp với mục tiêu và giá trị của thương hiệu.

Quy trình làm việc và thái độ của nhân viên trong văn phòng đại diện cũng đóng vai trò không nhỏ trong việc tạo dựng danh tiếng và hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp. Khách hàng sẽ nhìn vào quy trình làm việc nhanh hay chậm, thái độ của nhân viên thân thiện hay kiêu căng để đánh giá về thương hiệu, doanh nghiệp.

Giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh

Thành lập văn phòng đại diện có quy trình thủ tục đơn giản hơn thành lập chi nhánh công ty và cũng tiết kiệm chi phí hơn vì văn phòng đại diện không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có quyền quản lý và kiểm soát hoàn toàn văn phòng đại diện, ủy quyền cho văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động có lợi ích cho doanh nghiệp. 

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên sẽ không ảnh hưởng đến cơ cấu kinh doanh trong khu vực. Các đại lý, nhà phân phối của doanh nghiệp vẫn tiếp tục hoạt động kinh doanh sản phẩm của doanh nghiệp như bình thường tại địa phương và không có sự cạnh tranh với văn phòng đại diện. 

Lưu ý cần biết khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Nhìn chung, luật pháp của các quốc gia có quy định khác nhau về thành lập, quản lý văn phòng đại diện. Doanh nghiệp dự kiến thâm nhập thị trường của quốc gia nào thì cần tìm hiểu kỹ về pháp luật của quốc gia đó. Trong bài viết này, Luật sư An Việt giới thiệu cho các bạn những điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Xin cấp phép hoạt động

Doanh nghiệp phải chuẩn bị và gửi hồ sơ đăng ký hoạt động tới Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Doanh nghiệp không có giấy chứng nhận thì không được phép mở văn phòng đại diện tại thị trường đó.

Tên văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải bảo gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện" và phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Ví dụ: doanh nghiệp treo biển “Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần Du lịch A” tại cửa chính của văn phòng đại diện.

Con dấu của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của một công ty không có tư cách pháp nên không thể làm con dấu pháp nhân. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn có thể khắc con dấu để phục vụ cho hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện.

Vấn đề tài chính, phát sinh thuế 

- Vấn đề tài chính của văn phòng đại diện phụ thuộc hoàn toàn vào doanh nghiệp. Tất cả vấn đề tài chính phát sinh từ văn phòng đại diện như phí thuê văn phòng, thuê lao động,... sẽ do doanh nghiệp mẹ chi trả.

- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động tại văn phòng đại diện nếu mức lương của họ đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

Hoạt động không được phép làm  

Văn phòng đại diện không được phép thực hiện hiện 3 hoạt động sau đây:

- Không được trực tiếp thực hiện các hoạt động tạo ra lợi nhuận: Không bán hàng, không hóa đơn, không tồn kho,…

- Không thể xuất hóa đơn.

- Không được ký kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng, trừ trường hợp người đứng văn phòng đại diện có văn bản ủy quyền hợp lệ của trụ sở chính (doanh nghiệp mẹ) hoặc các trường hợp đặc biệt khác.

Nếu doanh nghiệp hướng đến thực hiện các hoạt động này tại thị trường mới thì có thể xem xét phương án thành lập chi nhánh công ty. Hoặc nếu chỉ thực hiện các giao dịch mua bán thì doanh nghiệp có thể thành lập địa điểm kinh doanh tại thị trường đó. 

Thay đổi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện

- Trong trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi giấy phép văn phòng đại diện cho phù hợp với tình hình thực tiễn, doanh nghiệp phải gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

- Trường hợp thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ nơi đặt văn phòng đại diện thì doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện chuyển đến.

Đóng cửa văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chọn địa điểm đặt văn phòng đại diện 

Vị trí địa lý đặt văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là nơi thường xuyên giao tiếp, hỗ trợ khách hàng và đối tác. Do đó, doanh nghiệp nên thuê văn phòng gần các mặt đường lớn, có vị trí thuận tiện về giao thông, dễ dàng đi lại để tăng cơ hội tiếp cận cũng như tăng độ nhận diện với khách hàng và đối tác kinh doanh trong khu vực.

Diện tích thuê văn phòng

Lựa chọn văn phòng rộng bao nhiêu mét vuông phụ thuộc vào khả năng tài chính của công ty, số lượng nhân viên hiện tại để tiết kiệm chi phí. Diện tích văn phòng cần đảm bảo đủ không gian để đáp ứng yêu cầu công việc, nên có phòng họp, phòng tiếp khách hàng, khu vực làm việc của nhân viên và không gian nghỉ ngơi. 

Thiết kế văn phòng

Văn phòng đại diện có thiết kế hợp lý, đầy đủ trang thiết bị cần thiết sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, thiết kế văn phòng đại diện cần tạo sự thoải mái cho khách hàng và đối tác khi họ đến thăm, như bố trí ghế ngồi êm ái, có tiện ích như wifi miễn phí, chỗ để xe rộng rãi. 

Ngoài ra, doanh nghiệp nên quan tâm đến yếu tố màu sắc, logo của công ty trong quá trình thiết kế văn phòng nhằm gia tăng mức độ nhận diện và tăng cường ấn tượng của khách hàng về thương hiệu doanh nghiệp.