Thay đổi địa chỉ người đại diện theo pháp luật
Xác định loại hình doanh nghiệp
Đây là việc làm đầu tiên cũng như quan trọng nhất trước khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hiện nay pháp luật cho phép thành lập doanh nghiệp dưới nhiều loại hình khác nhau như:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Loại hình này bao gồm 2 loại hình là công ty 1 thành viên và 2 thành viên trở lên. Cũng được xem là loại hình phổ biến nhất. Do cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu toàn bộ công ty. Cấu trúc cơ cấu quản lý đơn giản, tuy nhiên thường bị hạn chế trong việc mở rộng quy mô hoặc tạo niềm tin với đối tác lớn.
- Công ty cổ phần: Đây là loại doanh nghiệp có quy mô lớn và không giới hạn số lượng cổ đông. Tuy nhiên, yêu cầu về tổ chức phức tạp hơn cũng như khả năng huy động vốn lớn.
Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những ưu điểm riêng, và không có mô hình doanh nghiệp nào là có tất cả. Nên dựa vào nhu cầu phát triển và quy mô dự kiến, rồi lựa chọn loại hình phù hợp. Hoặc đơn giản nếu thấy khó khăn thì hãy bắt đầu với quy mô đơn giản quản lý nhất rồi sau này sẽ phát triển lớn hơn.
Kiểm tra tên doanh nghiệp sắp đăng ký
Không cần đợi đến lúc nộp hồ sơ mới chọn tên mà hãy chuẩn bị tinh thần trước, để tránh các trường hợp như trùng tên, tên gây nhầm lẫn, vi phạm với quy định pháp luật về việc đặt tên cho doanh nghiệp.
Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên của công ty cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tên kèm với loại hình doanh nghiệp: Trước tên riêng, thì bạn cần đặt loại hình công ty trong phần tên doanh nghiệp. Ví dụ: Công ty TNHH một thành viên Hữu Hòa.
- Đối với phần tên riêng: sử dụng chữ cái tiếng Việt, chữ cái phổ biến như F, J, Z, W, số và ký hiệu. Cũng cần ngắn gọn, dễ nhớ và không gây hiểu nhầm với đơn vị khác.
Ngoài ra, phần tên đầy đủ không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên toàn quốc. Không được dùng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị – xã hội, hoặc từ ngữ phản cảm, trái thuần phong mỹ tục.
Để tránh vướng phải tình huống làm sai hồ sơ, hãy tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xem tên dự định có bị trùng không. Lưu ý, tránh dùng những từ thông dụng, dễ bị trùng.
Khai báo vốn điều lệ
Khi thành lập doanh nghiệp, không hề có quy định bắt buộc mức vốn điều lệ tối thiểu. Nhưng với một số ngành nhất định yêu cầu có điều kiện thì cần đảm bảo vốn pháp định hoặc vốn ký quỹ.
Doanh nghiệp cần chủ động kê khai số vốn điều lệ, cần được thực hiện kỹ lưỡng vì có thể sẽ gây tác động đến thuế và tính pháp lý. Dưới đây là những yếu tố cần cân nhắc khi xác định vốn điều lệ:
- Mức lệ phí môn bài mà doanh nghiệp phải đóng hằng năm phụ thuộc vào số vốn điều lệ (Ví dụ nếu nhỏ hơn hoặc bằng 10 tỷ đồng thì lệ phí là 2.000.000đ/năm; Nếu lớn hơn 10 tỷ đồng thì lệ phí cần có là 3.000.000 đồng/năm)
- Thời gian góp vốn là trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp không thể góp đủ, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi vốn điều lệ.
- Vốn điều lệ cần phản ánh đúng tình hình thực tế của chủ doanh nghiệp, không nên để quá cao mà cũng không thể để quá thấp.
Xác định địa chỉ trụ sở chính
Theo quy định, doanh nghiệp phải có địa chỉ trụ sở thuộc phạm vi lãnh thổ Việt Nam, được ghi rõ ràng đến cấp số nhà, tên đường/phố, phường/xã, quận/huyện và tỉnh/thành phố. Trụ sở hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chí nhất định theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Với địa chỉ không có địa chỉ rõ ràng thì doanh nghiệp bắt buộc xin giấy xác nhận từ chính quyền địa phương và nộp kèm trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý.
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp thành lập công ty ở địa chỉ ảo chính vì vậy mà việc kiểm soát địa chỉ khi nộp hồ sơ càng được thắt chặt hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý không dùng chung cư, nhà tập thể chỉ có chức năng để ở. Đồng thời những khu vực không được xác minh thực tế cũng không thể làm địa chỉ trụ sở chính của công ty.
Chọn người đại diện theo pháp luật
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là một cá nhân, được bổ nhiệm thay mặt công ty để thực hiện các thủ tục pháp lý. Người này có thể là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Hiện nay, pháp luật không yêu cầu người đại diện theo pháp luật phải sở hữu vốn góp trong công ty. Tức là người này có thể là người được thuê, hoặc vừa là cổ đông/góp vốn vừa đảm nhận vai trò đại diện.
Nếu người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì cần có địa chỉ hợp pháp tại Việt Nam, có cam kết và ủy quyền cho người đủ điều kiện thay thế khi vắng mặt trên 30 ngày. Do đó, khi thành lập công ty, hãy cân nhắc những người uy tín và đảm bảo yêu cầu, không nên chọn bừa bãi.
Đăng ký ngành nghề kinh doanh
Hiện nay có hai loại ngành nghề là có điều kiện và không điều kiện. Với những ngành không điều kiện bắt buộc thì chỉ cần đăng ký theo đúng mã trên hệ thống ngành kinh tế Việt Nam là được. Đối với ngành nghề có điều kiện thì cần đáp ứng các yêu cầu khác như giấy phép con, vốn…
Để chính xác, hãy tra cứu mã ngành theo hệ thống ngành nghề cấp 4 (theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg) để đảm bảo tên ngành chính xác và đúng quy định.
Ngoài thực hiện theo đúng quy định về thủ tục pháp lý thành lập công ty, thì phía doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị các thông tin như loại hình doanh nghiệp, tên, vốn, địa chỉ… để hỗ trợ quá trình thành lập diễn ra ổn định hơn và tránh rắc rối về sau.
