Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài chi tiết nhất
Có thể thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh được hay không? Như đã biết văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ, cũng như thực hiện chủ yếu nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền. Để giải đáp thắc mắc, hãy cùng khám phá câu trả lời ngay dưới đây nhé!
Có thể lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ không?
Câu trả lời là CÓ.
Dựa theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền mở văn phòng đại diện trong và ngoài nước, không bị giới hạn số lượng tại một địa phương. Điều này có nghĩa là trong cùng một tỉnh, thành phố, doanh nghiệp có thể đặt nhiều văn phòng đại diện nếu cần thiết.
Nếu doanh nghiệp muốn mở văn phòng đại diện ở tỉnh khác với trụ sở chính, điều đó cũng hoàn toàn hợp lệ. Đây là một lợi thế, giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động mà không phải chịu trách nhiệm tài chính độc lập như khi lập chi nhánh.
Dù có quyền mở rộng, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ quy định về đăng ký và quản lý văn phòng đại diện theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc tuân thủ này đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện hợp pháp và thuận lợi trong quá trình vận hành.
Điều kiện chung về thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Tiêu chí | Nội dung chi tiết |
Khái niệm | Là đơn vị phụ thuộc của một tổ chức (bao gồm cá nhân kinh doanh, pháp nhân hoặc các chủ thể khác) được thành lập tại một địa phương khác với trụ sở chính của tổ chức đó. Việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. |
Chức năng và phạm vi hoạt động | Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, cũng không thể ký kết hợp đồng với tư cách pháp nhân độc lập. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết thông qua uỷ quyền hợp pháp từ công ty mẹ. Mọi nghĩa vụ phát sinh từ văn phòng đại diện đều do doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện chịu trách nhiệm. |
Số lượng văn phòng đại diện | Có thể lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện trong cùng một địa phương theo phạm vi hành chính. Khi không còn nhu cầu, doanh nghiệp có quyền quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện đó theo quy định của pháp luật hiện hành. |
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam | Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP và Luật Thương mại 2005. Mục đích: Hỗ trợ, liên lạc, không có quyền kinh doanh hay thực hiện bất kỳ giao dịch sinh lợi trực tiếp nào. |
Quyền hạn và nghĩa vụ | Trong một số trường hợp, văn phòng đại diện có thể được ủy quyền xử lý khiếu nại, vi phạm hợp đồng hoặc thực hiện các thủ tục hành chính khác theo sự chỉ đạo của doanh nghiệp chủ quản. |
Nghĩa vụ thuế | Văn phòng đại diện không phải kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp mà toàn bộ nghĩa vụ thuế thuộc về doanh nghiệp thành lập |
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động | Văn phòng đại diện cần được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và có con dấu riêng để sử dụng trong các hoạt động nội bộ. |
Các quy định trên giúp đảm bảo văn phòng đại diện hoạt động đúng phạm vi pháp luật, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình mở rộng thị trường và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Hồ sơ lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Khi có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật, bao gồm:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện do doanh nghiệp ban hành, gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện, được thông qua bởi:
- Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Chủ sở hữu công ty hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
- Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
- Bản sao Quyết định bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện, trong đó nêu rõ thông tin cá nhân và quyền hạn của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân của người được bổ nhiệm làm Trưởng văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và nộp đúng thời hạn theo quy định để tránh việc kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh các vấn đề pháp lý liên quan.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh, thành phố khác với trụ sở chính, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ như sau:
Địa chỉ nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở. Đây là cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, đồng thời cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức sau đây để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận tiện và nhanh chóng:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh có thẩm quyền;
- Nộp qua mạng thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Thời gian xử lý: Trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ:
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp;
- Cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh của văn phòng đại diện vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản thông báo và yêu cầu bổ sung, sửa đổi. Sau đó doanh nghiệp thực hiện sửa/bổ sung và thực hiện nộp lại như bước ban đầu.
Đối với trường hợp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại một tỉnh hoặc thành phố khác với nơi đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động sẽ thông báo và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và kiểm tra thông tin sau khi được cập nhật trên hệ thống nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của việc thành lập văn phòng đại diện.
Lưu ý gì sau khi thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh?
Ngành, nghề kinh doanh
Văn phòng đại diện không đăng ký ngành nghề kinh doanh theo mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Thay vào đó, hoạt động của văn phòng đại diện được ghi nhận theo ủy quyền từ công ty mẹ.
Phạm vi hoạt động
Phần lớn các văn phòng đại diện hoạt động với chức năng chính như:
- Làm trung gian liên lạc, duy trì kết nối giữa công ty mẹ với đối tác, khách hàng tại khu vực đặt văn phòng đại diện;
- Trưng bày, giới thiệu sản phẩm, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ quảng bá thương hiệu;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo ủy quyền, nhưng không có quyền ký kết hợp đồng kinh tế độc lập hoặc trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh.
Nghĩa vụ kê khai thuế
Văn phòng đại diện khác tỉnh có phải nộp thuế môn bài không?
Câu trả lời là KHÔNG. Văn phòng đại diện không thuộc đối tượng phải kê khai và nộp thuế môn bài. Tuy nhiên, trong trường hợp văn phòng đại diện có nhân sự làm việc, doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của nhân viên theo quy định pháp luật.
Mẫu dấu và công bố thông tin
Văn phòng đại diện có thể sử dụng mẫu dấu riêng cho các hoạt động nội bộ. Sau khi thành lập, doanh nghiệp phải công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Việc thành lập văn phòng đại diện là thông tin bất thường cần được công khai. Doanh nghiệp phải thông báo trên website của công ty (nếu có),ấn phẩm nội bộ hoặc phương tiện thông tin chính thức, đồng thời niêm yết công khai tại trụ sở chính và địa điểm kinh doanh trong 36 giờ kể từ thời điểm thành lập.
Quy định về tên
Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo các quy tắc sau:
- Bắt buộc chứa tên doanh nghiệp mẹ kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo các ký tự F, J, Z, W, chữ số và dấu câu
- Ngoài ra cần tuân thủ các quy định pháp luật tương tự như quy định đặt tên của doanh nghiệp
Quy định về trụ sở
Địa chỉ trụ sở phải rõ ràng, đầy đủ, bao gồm các thông tin:
- Số nhà, ngõ, ngách, hẻm (nếu có);
- Đường phố, thôn, xóm;
- Xã, phường, thị trấn;
- Quận, huyện, thị xã;
- Tỉnh, thành phố.
Trụ sở văn phòng đại diện phải có cơ sở pháp lý rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.
Để đảm bảo quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh được diễn ra thuận lợi và hợp pháp, bài viết này đã hướng dẫn đầy đủ thông tin giups cho doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, tuân thủ đúng quy định về tên, trụ sở… Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn pháp lý chi tiết, cụ thể hơn.
