Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài chi tiết nhất

Thành lập văn phòng đại diện (Representative office) nước ngoài tại Việt Nam là quyết định quan trọng của các doanh nghiệp nhằm để phát triển công ty, mở rộng quan hệ đối ngoại cũng như giúp các doanh nghiệp nước ngoài thuận tiện hơn trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý. Trong suốt quá trình thành lập, để diễn ra suôn sẻ doanh nghiệp cần chú ý tới bước quan trọng nhất là bước chuẩn bị cũng như soạn hồ sơ để gửi tới cơ quan quản lý. Ngoài hồ sơ, hãy cùng tìm hiểu thêm về  điều kiện, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:

"1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)."

Nguồn: Nghị định 07/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

So với việc thành lập doanh nghiệp, mở văn phòng đại diện giúp công ty nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn có thể hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài gồm những gì?

Để thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ cũng như các tài liệu theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

1. Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu MĐ-1 theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT, được ký bởi người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài;
2. Bản sao Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
3. Văn bản do thương nhân nước ngoài ban hành, bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.  
4. Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán, hoặc tài liệu xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất. Trường hợp khác, có thể sử dụng giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia nơi thương nhân đăng ký kinh doanh cấp, xác nhận tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.  
5. Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện, bao gồm: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân (đối với công dân Việt Nam) hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài).  
6. Hồ sơ chứng minh địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện:  

+ Bản sao hợp đồng thuê văn phòng, biên bản ghi nhớ về việc thuê địa điểm hoặc tài liệu xác nhận quyền khai thác, sử dụng địa điểm làm trụ sở.

+ Bản sao các tài liệu liên quan đến địa điểm đặt trụ sở theo quy định pháp luật hiện hành.

Lưu ý: 

• Các tài liệu số 2,3,4,5 (Trong trường hợp hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện là người nước ngoài phải được dịch sang Tiếng việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Riêng tài liệu số 2 cần được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài xác nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành.

Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam được quy định tại điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

Bước 1 - Nộp hồ sơ

Có 3 phương thức dưới đây để doanh nghiệp nước ngoài có thể lựa chọn để nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT
• Nộp qua đường bưu điện
• Nộp online (Nếu hệ thống hỗ trợ)

Hồ sơ cần được gửi đến cơ quan có thẩm quyền tại địa bàn dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2 - Kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành rà soát tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu có sai hoặc thiếu sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung một lần duy nhất trong quá trình xét duyệt.

Bước 3 - Xem xét và quyết định cấp phép

Trừ các trường hợp quy định đặc biệt tại pháp luật hiện hành, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ xem xét và quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Nếu từ chối, cơ quan này phải có văn bản giải thích rõ lý do.

Bước 4 - Lấy ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành (Nếu cần)

Nếu việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật chuyên ngành hoặc thuộc nhóm trường hợp đặc biệt theo quy định, cơ quan cấp phép sẽ gửi văn bản xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 5 - Phản hồi từ Bộ quản lý chuyên ngành (Nếu có bước 4)

Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi nhận văn bản xin ý kiến, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ phản hồi bằng văn bản, thể hiện quan điểm đồng ý hoặc không đồng ý về việc cấp phép.

Bước 6 - Cấp hoặc từ chối Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi nhận phản hồi từ Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp phép sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Nếu từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản giải thích cụ thể về lý do.

Những trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, ta có thể thấy các trường hợp không được Cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

• Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định về thương nhân nước ngoài
• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thuộc danh mục bị cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam
• Thương nhân nước ngoài từng bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, đối với trường hợp này sẽ bị cấm cấp phép trong vòng 02 năm kể từ ngày bị thu hồi.
• Nếu việc thành lập văn phòng đại diện gây ảnh hưởng tiêu cực đến an ninh, quốc phòng, trật tự cộng đồng…
• Nếu hồ sơ nộp lên không đáp ứng mà không kịp thời bổ sung tài liệu sẽ bị cơ quan có thẩm quyền từ chối cấp giấy phép.

Các lưu ý quan trọng khi lập Văn phòng đại diện nước ngoài

Trước khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện

Ngoài ra, thương nhân nước ngoài còn cần lưu ý 1 số điểm như sau:

• Nếu cần thay đổi bất kỳ thông tin chi tiết nào trên giấy phép, doanh nghiệp cần kịp thời cập nhật nếu không sẽ gặp rủi ro pháp lý.
• Văn phòng đại diện vẫn có nghĩa vụ và trách nhiệm phải giải trình với cơ quan quản lý nếu được yêu cầu, dù không có chức năng kinh doanh độc lập.
• Mặc dù áp dụng cơ chế phụ thuộc vào công ty mẹ, văn phòng đại diện vẫn phải tuân thủ mọi quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

Các câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

1. Doanh nghiệp nước ngoài có bắt buộc phải mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam không?

Không bắt buộc, nhưng nếu muốn có đại diện hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp nên xem xét thành lập Văn phòng đại diện.

2. Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?

Không, Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại.

3. Thời hạn hoạt động tối đa của văn phòng đại diện là bao lâu?

Thời hạn hoạt động tối đa của văn phòng đại diện là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn ghi trong giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài. Sau khi hết hạn, có thể làm thủ tục gia hạn theo quy định.

4. Khi thay đổi địa điểm đặt văn phòng đại diện, cần làm thủ tục gì?

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép hoạt động với Cơ quan cấp phép theo quy định.

5. Nếu văn phòng đại diện không hoạt động nữa thì phải làm gì?

Văn phòng đại diện cần làm thủ tục chấm dứt hoạt động tại Cơ quan cấp phép.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài đòi hỏi sự chính xác cũng như sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong từng bước. Một bộ hồ sơ hợp lệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xét duyệt mà còn hạn chế doanh nghiệp vướng vào các rủi ro pháp lý phát sinh sau này. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết giúp bạn dễ dàng chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam một cách hiệu quả.