7 trường hợp phải thay đổi giấy phép văn phòng đại diện mới nhất

Văn phòng đại diện là một đơn vị của doanh nghiệp hoặc một pháp nhân thành lập tại một quốc gia khác để thực hiện hoạt động hỗ trợ và phát triển kinh doanh cho công ty mẹ. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, có nhiều yếu tố ảnh hưởng cần điều chỉnh thông tin trên giấy phép của văn phòng đại diện để đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với thị trường kinh tế. Dưới đây là 7 trường hợp cần thay đổi giấy phép văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Các Trường hợp phải thay đổi giấy phép văn phòng đại diện theo luật

Căn cứ quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về các trường hợp điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện cụ thể. Tổng hợp có 7 trường hợp cần điều chỉnh, và hãy đi cùng chi tiết của từng trường hợp để hiểu rõ hơn.

1. Thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở thương nhân nước ngoài

Khi thương nhân nước ngoài cần có sự thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở tại công ty mẹ, việc cập nhật thông này không chỉ cần cập nhật tại chính địa chỉ doanh nghiệp được thành lập mà còn phải thực hiện tại các nơi mà văn phòng đại diện được đặt trụ sở. Đặc biệt, đối với các văn phòng đại diện tại Việt Nam, việc thay đổi thông tin là một yêu cầu bắt buộc mang tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh.

Nếu không thực hiện việc này, các tổ chức, cá nhân có liên quan tới thương nhân nước ngoài có thể gặp phải các rắc rối pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi hợp pháp của ho trong các giao dịch kinh doanh.

Quy trình thay đổi này nhằm đảm bảo các thay đổi về tên hoặc địa chỉ của thương nhân nước ngoài được ghi nhận chính thức, tránh rủi ro liên quan tới các tranh chấp pháp lý sau này.

2. Điều chỉnh hoạt động của thương nhân nước ngoài liên quan đến Chi nhánh tại Việt Nam

Khi thương nhân nước ngoài thay đổi phạm vi hoặc lĩnh vực hoạt động kinh doanh liên quan tới chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam, việc thay đổi giấy phép văn phòng đại diện là một yêu cầu pháp lý bắt buộc. Việc thay đổi này có thể xuất phát từ nhu cầu mở rộng/ thu hẹp hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh… Vì vậy các chủ doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật giấy phép văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Để đảm bảo sự hợp pháp trong hoạt động, thương nhân nước ngoài cần thông báo và xin phép cơ quan có thẩm quyền để điều chỉnh giấy phép hoạt động của chi nhánh. Điều này không chỉ giúp chi nhánh tiếp tục hoạt động hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro pháp lý có thể phát sinh khi hoạt động kinh doanh không được cập nhật đúng quy định.

3. Thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện/Chi nhánh

Khi có sự thay đổi về người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc chi nhánh như việc bổ nhiệm một giám đốc mới hoặc trưởng văn phòng mới, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép liên quan… Việc điều chỉnh giấy phép là cần thiết để đảm bảo thông tin trong giấy phép hoạt động luôn cập nhật và đúng thực tế về người đại diện pháp lý hiện tại của văn phòng đại diện hoặc chi nhánh.

Vì vậy, việc thay đổi giấy phép văn phòng đại diện kịp thời sau khi thay đổi người đứng đầu là một bước quan trọng trong việc duy trì tính hợp pháp và hoạt động hiệu quả của văn phòng đại diện hoặc chi nhánh.

4. Cập nhật tên Văn phòng đại diện/Chi nhánh

Thay đổi tên có thể đến từ nhiêu lý do khác nhau, như một công ty thực hiện một chiến lược tái cấu trúc lại tổ chức của mình hoặc quyết định đổi tên thương hiệu để phù hợp hơn với mục tiêu phát triển mới, thị trường mới, hoặc hình ảnh thương hiệu cần thay đổi. Khi tên của văn phòng đại diện hoặc chi nhánh thay đổi, điều quan trọng là phải cập nhật lại giấy phép hoạt động tương ứng để phản ánh tên mới này.

Nếu tên của văn phòng đại diện hoặc chi nhánh thay đổi mà giấy phép không được điều chỉnh kịp thời, sẽ dẫn đến sự không khớp giữa tên công ty thực tế và tên trên giấy phép, gây ra những vấn đề pháp lý và hành chính.

5. Điều chỉnh hoạt động của Văn phòng đại diện/Chi nhánh

Việc thay đổi hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện hoặc chi nhánh, như mở rộng quy mô hoạt động, tăng thêm các dịch vụ hoặc sản phẩm mới, hoặc mở thêm chi nhánh tại các khu vực mới, thu hẹp hoặc chuyển từ một lĩnh vực kinh doanh này sang lĩnh vực khác, chẳng hạn từ thương mại sang sản xuất hoặc dịch vụ tài chính,... 

Toàn bộ những thay đổi trên đều phải thực hiện xin cấp lại hoặc điều chỉnh giấy phép để phù hợp với hoạt động mới. Khi thay đổi hoạt động kinh doanh, nếu không điều chỉnh giấy phép kịp thời, công ty có thể bị phạt, hoặc thậm chí bị đình chỉ hoạt động, vì không tuân thủ các quy định pháp lý về giấy phép.

6. Thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố hoặc khu vực quản lý

Khỉ một công ty hoặc văn phòng đại diện di chuyển trụ sở sang một địa chỉ mới thì cần thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện để cập nhật thông tin chính xác về địa chỉ mới, đảm bảo tính hợp pháp trong suốt quá trình hoạt động.

Trong trường hợp địa chỉ văn phòng đại diện thay đổi nhưng nằm trong cùng một tỉnh/thành phố, dù vậy việc chuyển địa điểm của trụ sở yêu cầu phải thông báo cho cơ quan nhà nước để có thể điều chỉnh giấy phép kinh doanh. Điều này bao gồm việc nộp đơn xin thay đổi, cung cấp thông tin về địa chỉ mới và có thể sẽ cần phải bổ sung các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng địa chỉ mới.

7. Chuyển địa điểm trụ sở Văn phòng đại diện

Việc chuyển địa điểm trụ sở chi nhánh là một trong những thủ tục quan trọng đối với các công ty, văn phòng đại diện hoặc chi nhánh khi thay đổi địa chỉ hoạt động. Theo quy định pháp luật, khi thay đổi địa điểm trụ sở, các doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động để đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với các yêu cầu quản lý của cơ quan chức năng.

Lưu ý rằng nếu không thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý như bị xử phạt hành chính, gây khó khăn trong hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ, thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện

Việc thay đổi giấy phép văn phòng đại diện không chỉ là một thủ tục hành chính quan trọng, mà còn là quá trình giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp trong môi trường kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Hồ sơ điều chỉnh giấy phép thay đổi văn phòng đại diện

Căn cứ quy định tại Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép theo mẫu của Bộ Công Thương, ký bởi đại diện có thẩm quyền.
• Bản chính Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh.
• Các tài liệu chứng minh thay đổi:

• Thay đổi tên gọi, địa chỉ: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp.

• Thay đổi nội dung hoạt động: Bản sao tài liệu pháp lý chứng minh sự thay đổi.

• Thay đổi người đứng đầu: Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới, bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu mới, và giấy tờ chứng minh nghĩa vụ thuế của người đứng đầu cũ.
• Thay đổi địa điểm: Bản sao hợp đồng thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.

Lưu ý: Các tài liệu chứng minh thay đổi phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Quy trình, thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện

Theo Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trình tự, thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện như sau:

• Thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh trong vòng 60 ngày kể từ ngày có thay đổi theo Điều 15 Nghị định.
• Hồ sơ có thể nộp qua các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Qua bưu điện
• Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia

• Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc và yêu cầu bổ sung nếu chưa đầy đủ. Việc yêu cầu bổ sung chỉ thực hiện một lần.
• Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ điều chỉnh hoặc từ chối điều chỉnh, kèm lý do nếu từ chối.

Vì vậy, việc thay đổi giấy phép văn phòng đại diện cần tuân thủ đúng trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Chỉ cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để cơ quan cấp Giấy phép xử lý nhanh chóng trong thời gian quy định.

Lưu ý:

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương khác với địa chỉ đăng ký cũ, sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Ngoài việc thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chuyển đến, bạn còn phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan thuế nơi có địa chỉ cũ.

Một số lưu ý thêm khi thay đổi giấy phép văn phòng đại diện

• Nếu thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang một tỉnh/thành phố khác, bạn cần lưu ý về các vấn đề liên quan đến việc cập nhật thông tin với các đối tác, khách hàng, và đặc biệt là đối với cơ quan thuế. Điều này giúp tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và tránh các lỗi về nghĩa vụ thuế.
• Mặc dù theo quy định, cơ quan cấp Giấy phép sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc, nhưng thực tế thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ yêu cầu bổ sung thêm hoặc có sự phức tạp trong việc kiểm tra thông tin.
• Cần chuẩn bị giấy tờ xác nhận từ cơ quan thuế xác nhận nghĩa vụ thuế đã hoàn tất tại địa chỉ cũ để tránh tình trạng nợ thuế khi chuyển địa chỉ.
• Trong trường hợp thay đổi địa chỉ tại các khu vực có yêu cầu đặc biệt (khu công nghiệp, khu chế xuất…),bạn cần đảm bảo rằng văn phòng đại diện của bạn đáp ứng các yêu cầu về đăng ký kinh doanh tại các khu vực này.
• Ngoài hợp đồng thuê mặt bằng, nếu có sự thay đổi trong việc sử dụng diện tích của văn phòng, cần bổ sung tài liệu chứng minh sự thay đổi này.
• Nếu có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức như bổ nhiệm giám đốc mới, thay đổi cơ cấu quản lý… Cần phải đính kèm các quyết định bổ nhiệm, thông báo về việc thay đổi trong cơ cấu tổ chức từ doanh nghiệp.
• Đảm bảo rằng bạn chỉ chia sẻ những thông tin cần thiết và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Giải đáp thắc mắc về thay đổi giấy phép văn phòng đại diện

Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến liên quan đến việc thay đổi giấy phép văn phòng đại diện:

1. Có phải nộp phí khi thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép không?

Câu trả lời là CÓ, doanh nghiệp phải nộp phí hành chính theo quy định của cơ quan nhà nước. Mức phí này có thể thay đổi theo từng trường hợp cụ thể và khu vực.

2. Có thể thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện mới qua mạng không?

Hiện tại, một số cơ quan cấp phép đã triển khai hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến, nhưng vẫn có trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp. Bạn cần kiểm tra với cơ quan cấp phép cụ thể để biết chính xác thủ tục và hình thức nộp hồ sơ.

3. Thời gian xử lý thủ tục thay đổi giấy phép là bao lâu?

Thời gian xử lý thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện tối đa 5 ngày làm việc, nhưng tuỳ vào một số trường hợp có thể kéo dài 10 đến 15 ngày làm việc.

Tóm lại, các trường hợp thay đổi giấy phép văn phòng đại diện cần được thực hiện đúng quy trình và đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật để tránh rủi ro không mong muốn, đồng thời duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và hiệu quả. Hãy luôn đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác để quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.