Quy định làm con dấu công ty cần lưu ý

Con dấu công ty thường được sử dụng trong việc ký kết hợp đồng, chứng nhận tài liệu, chứng từ tài chính và các tài liệu khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Chúng được tạo ra bằng cách khắc hoặc in logo, tên công ty, địa chỉ và các thông tin quan trọng khác lên mặt dấu.

Các loại dấu trong công ty

Con dấu có nhiều loại khác nhau như dấu của cơ quan Nhà nước, con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, dấu chức danh,... được làm bằng gỗ, nhựa, kim loại,... 

Đối với các loại dấu công ty, thường chia thành hai dạng cơ bản, bao gồm:

Con dấu pháp lý

Con dấu pháp lý là con dấu được phát hành theo quy định và thuộc sự quản lý của cơ quan Nhà nước. Con dấu công ty (con dấu doanh nghiệp) là con dấu pháp lý mà doanh nghiệp nào cũng phải có, đại diện cho doanh nghiệp trong các cuộc giao dịch. Đây là công cụ để xác nhận các văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp phát hành như hợp đồng, giao dịch,... nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu đó.

Con dấu không mang tính pháp lý

Con dấu không mang tính pháp lý là con dấu không mang tính chất đại diện cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. Con dấu chức danh, dấu xác nhận đã thu/chi tiền, dấu sao y bản chính, dấu phòng ban,... được xếp vào nhóm con dấu không mang tính pháp lý.

Quy định về đăng ký dấu công ty

Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cần thực hiện khắc con dấu công ty hoặc chữ ký số thay cho con dấu để sử dụng cho các giao dịch. 

Trước đây Luật Doanh nghiệp 2014 quy định các công ty phải phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an và công bố mẫu dấu công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định này được bị bãi bỏ sau khi ban hành Luật Doanh nghiệp 2020. 

Do đó, doanh nghiệp có thể tự đi khắc dấu công ty tại các đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu và chỉ cần gửi thông báo mẫu dấu trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc gửi qua mạng tới website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ chính thức sử dụng con dấu đó.

Trường hợp gửi thông báo trực tiếp tới cơ quan: sau khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh gửi giấy biên nhận cho doanh nghiệp và đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp thông báo qua mạng điện tử: sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã hoàn thành quy trình nộp, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận xử lý hồ sơ hay gửi email thông báo nếu hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: nếu không thông báo mẫu dấu với các cơ quan có thẩm quyền trước khi sử dụng, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Quy định về số lượng, hình thức và nội dung mẫu dấu doanh nghiệp 

Căn cứ theo khoản 2 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về dấu doanh nghiệp thì: "Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.”

Như vậy doanh nghiệp có thể tự quyết định về loại dấu công ty, số lượng con dấu, hình thức và nội dung trên con dấu của doanh nghiệp mình, cũng như chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. 

Tùy loại con dấu mà doanh nghiệp có thể quyết định lựa chọn màu sắc, kích thước phù hợp (dấu tròn, dấu vuông,...). Đồng thời, doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều con dấu công ty (con dấu pháp nhân của doanh nghiệp) nhưng hình thức, nội dung và kích thước của mẫu con dấu công ty phải giống nhau.

Nội dung con dấu cần đảm bảo một số thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp:

• Tên doanh nghiệp phải bao gồm tên riêng của doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp không được phép trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của cơ quan Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp đã đăng ký khác được quy định tại Điều 38 Luật doanh nghiệp 2020. 

Tên doanh nghiệp khắc trên con dấu phải giống với tên doanh nghiệp trên giấy đăng ký được cấp khi thành lập doanh nghiệp (Ví dụ: Công ty Cổ phần Nông sản A).

• Mã số doanh nghiệp: doanh nghiệp sẽ được cấp mã số doanh nghiệp sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sử dụng mã số này để khắc lên con dấu.

Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ các trường hợp quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, ngôn ngữ dưới đây làm hình thức, nội dung mẫu con dấu:

- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp hợp của con dấu, tuân thủ các quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu làm mẫu con dấu. 

Nếu xảy ra tranh chấp giữa doanh nghiệp với các cá nhân, tổ chức khác về từ ngữ, hình ảnh, ký hiệu sử dụng trên con dấu thì sẽ được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài.