Những ưu đãi thuế cho doanh nghiệp mới thành lập
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn gặp khó khăn trong việc nắm bắt quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp, cũng như thực hiện các bước kỹ thuật theo đúng quy định của cơ quan thuế.
I. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp.
Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
- Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
- Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị.
II. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:
-Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
-Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
-Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
III. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Lựa chọn hình thức sử dụng HĐĐT
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự phát hành HĐĐT nhưng phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
- Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT được Tổng cục Thuế ủy thác.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
- Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông tin về tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT: Nếu doanh nghiệp lựa chọn hình thức sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo một trong ba hình thức:
- Nộp trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Truy cập https://www.gdt.gov.vn để thực hiện.
- Nộp qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT: Doanh nghiệp liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ để nộp hồ sơ.
- Nộp trực tiếp đến cơ quan thuế: Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 4: Chờ thông báo từ cơ quan thuế
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
- Trường hợp được chấp nhận: Doanh nghiệp tiến hành sử dụng HĐĐT.
- Trường hợp không được chấp nhận: Doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại hồ sơ.
Lưu ý :
Trong quá trình đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng nhằm tránh những sai sót không đáng có, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Theo quy định, chỉ những doanh nghiệp được cơ quan thuế đánh giá là có mức độ rủi ro thấp về thuế mới đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có lịch sử vi phạm, khả năng cao sẽ phải sử dụng hóa đơn có mã để cơ quan thuế theo dõi chặt chẽ hơn.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín cũng là một yếu tố then chốt. Doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị đã được Tổng cục Thuế công bố, có kinh nghiệm triển khai hệ thống đạt chuẩn bảo mật, có khả năng tích hợp phần mềm kế toán và hỗ trợ kỹ thuật tốt như MISA, Viettel, VNPT, …Về mặt hồ sơ, khi kê khai thông tin trong mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT),doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin pháp lý như mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, hình thức hóa đơn, chữ ký điện tử, phương thức truyền nhận dữ liệu... Nếu có sai lệch hoặc thiếu sót, cơ quan thuế sẽ từ chối và yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh, làm kéo dài thời gian phê duyệt.
IV. Kết luận
Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí in ấn – vận chuyển, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận trong quá trình kê khai thuế. Tuy nhiên, để triển khai thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình đăng ký, lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp, và phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế cũng như đơn vị cung cấp dịch vụ. Đồng thời, không nên chủ quan trong việc bảo mật dữ liệu và lưu trữ hóa đơn đúng quy định.
