Bật mí thủ tục thành lập chi nhánh “dễ như ăn bánh”

Thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động một cách hợp pháp và chuyên nghiệp hơn. Với thủ tục rõ ràng, chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện theo trình tự, việc thành lập chi nhánh giờ đây đơn giản như ăn bánh.

Để phục vụ cho nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô, các doanh nghiệp thường chọn thành lập chi nhánh thay vì mở thêm một công ty mới. Cùng với những lợi thế về chức năng và phạm vi hoạt động, chi nhánh là một sự lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp. Vậy thủ tục thành lập chi nhánh như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để hoàn tất thủ tục nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!

Khi nào phải thành lập chi nhánh?

Chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động với vai trò thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả việc đại diện theo uỷ quyền.

Trong trường hợp dưới đây, doanh nghiệp có thể cân nhắc mở chi nhánh như sau:

Có nhu cầu vừa mở rộng quy mô vừa duy trì hoạt động kinh doanh độc lập: Chi nhánh có thể trực tiếp tạo ra doanh qua nhờ thực hiện hoạt động kinh doanh.
Linh hoạt trong hạch toán kế toán: Chi nhánh có thể lựa chọn giữa hạch toán độc lập (tự kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp) hoặc hạch toán phụ thuộc (kê khai chung với công ty mẹ).
Mở rộng tại địa điểm khác để tiếp cận khách hàng: Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng sang tỉnh/thành phố khác và trực tiếp kiếm doanh thu tại đó thì chi nhánh là lựa chọn phù hợp.
Đầy đủ chức năng như doanh nghiệp: Chi nhánh vừa có thể hoạt động thương mại kinh doanh vừa đại diện uỷ quyền cho công ty mẹ trong các giao dịch.

Điều kiện thành lập chi nhánh là gì?

Tiêu chí	Chi tiết
Tên chi nhánh	Sử dụng các chữ cái thuộc bảng chữ cái tiếng Việt Các chữ cái F, J, Z, W, chữ số Các ký hiệu Tên bao gồm tên công ty và cụm từ “Chi nhánh” Ví dụ: Chi nhánh công ty TNHH Tư vấn và Đầu tư An Việt
Địa điểm đặt trụ sở	Không được đặt tại khu nhà tập thể hay chung cư có chức năng để ở. Có thể lập tại Việt Nam hoặc nước ngoài Địa chỉ rõ ràng và được xác định chính xác trên lãnh thổ Việt Nam bao gồm: số nhà, tên đường (hoặc thôn/xóm),phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố Địa điểm trụ sở phải đáp ứng điều kiện về môi trường, an toàn phòng cháy chữa cháy, giấy phép con... theo quy định pháp luật
Ngành nghề kinh doanh	Chỉ đăng ký các ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng ký Không chọn ngành nghề mà pháp luật Việt Nam cấm (ví dụ: kinh doanh vũ khí, ma túy, mại dâm...)
Người đứng đầu chi nhánh	Có thể là thành viên trong công ty hoặc người khác Phải đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật Đối với một số ngành nghề, người đứng đầu chi nhánh phải đảm bảo bằng cấp, chứng chỉ hành nghề…
Loại hình hoạt động chi nhánh	.Có thể lựa chọn giữa 2 hình thức như sau: Thành lập chi nhánh hạch toán độc lập: Tự kê khai và nộp thuế Hệ thống kế toán, báo cáo tài chính riêng Hạch toán riêng biệt các khoản thu, chi, lợi nhuận, lỗ lãi Được tự quyết định và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh tại chi nhánh Mở tài khoản ngân hàng riêng, quản lý tài chính độc lập mà không cần phụ thuộc công ty mẹ -> Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, muốn tách biệt tài chính. Thành lập chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Kê khai thuế chung với công ty mẹ Nếu chi nhánh ở khác tỉnh/thành phố với công ty mẹ, chi nhánh phải nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc nộp theo tỷ lệ doanh thu Không cần lập sổ sách kế toán riêng Quản lý tài chính phụ thuộc vào công ty mẹ Nhận quyết định hành chính và sự điều hành từ công ty mẹ -> Phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát tài chính tập trung.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty gồm những gì?

Hồ sơ thành lập chi nhánh được quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP bao gồm:

“a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

c) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.”

Để rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục, bạn cần chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ và kỹ lưỡng, tránh sai sót khiến quá trình bị gián đoạn.

Lưu ý:

Trong trường hợp doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, khi thành lập chi nhánh cần chuẩn bị thêm các tài liệu sau:

Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh tại Việt Nam
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư của công ty mẹ
Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất.
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam.
Bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với trụ sở chi nhánh.

Lưu ý quan trọng: Tất cả giấy tờ cần phải được dịch sang tiếng Việt, thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định và công chứng đầy đủ trước khi nộp hồ sơ.

Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty thành công trong 3 ngày

Chi nhánh không có vốn đầu tư nước ngoài

Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể lựa chọn các hình thức sau để nộp hồ sơ hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT):

Nếu chi nhánh đặt cùng tỉnh/thành phố với công ty mẹ, hồ sơ sẽ được nộp tại Sở KH&ĐT nơi công ty mẹ đặt trụ sở.
Nếu chi nhánh đặt khác tỉnh/thành phố với công ty mẹ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT nơi chi nhánh dự kiến hoạt động.

Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thuận tiện và tiết kiệm thời gian.

Thời gian xử lý: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và phù hợp, sẽ cấp giấy phép thành lập chi nhánh cho doanh nghiệp. Nếu chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ gửi thông báo và yêu cầu sửa đổi/bổ sung hồ sơ còn thiếu.

Chi nhánh có vốn đầu tư nước ngoài

Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị hồ sơ bao gồm các tài liệu cần có khi thành lập chi nhánh có vốn đầu tư nước ngoài, thực hiện nộp hồ sơ tại Bộ Công Thương để xem xét và phê duyệt.

Thời gian xử lý: Từ 10-15 ngày làm việc kể từ khi cơ quan chức năng tiếp nhận đầy đủ giấy tờ hợp lệ.

Các loại thuế mà chi nhánh công ty cần phải nộp

Tuỳ vào hình thức doanh nghiệp lựa chọn, chi nhánh phải nộp thuế khác nhau như sau:

Thuế	Chi nhánh hạch toán độc lập	Chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Thuế môn bài	Kê khai và nộp tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh	- Cùng tỉnh với công ty mẹ: Nộp tại cơ quan thuế trụ sở công ty mẹ - Khác tỉnh với công ty mẹ: Nộp tại cơ quan thuế của chi nhánh
Thuế GTGT	Tự kê khai và nộp thuế GTGT
Thuế TNDN	Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế của chi nhánh địa phương mà không qua công ty mẹ	Không cần tiến hành nộp thuế TNDN. Bởi công ty mẹ sẽ phụ trách thực hiện phần này cho cả chi nhánh.

Thành lập chi nhánh có khác với văn phòng đại diện không?

Câu trả lời là CÓ, vậy điểm khác nhau giữa thành lập chi nhánh và thành lập văn phòng đại diện như nào? Hãy cùng tìm hiểu cụ thể như sau:

Điểm giống:

Đều không có tư cách pháp nhân
Là các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp
Có mã số thuế riêng, có con dấu (Không bắt buộc)
Đều phải nộp mức lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm
Đều có người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện
Nguyên tắc đặt tên tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp 2020

Điểm khác:

Tiêu chí	Chi nhánh	Văn phòng đại diện
Ngành nghề kinh doanh	Đăng ký tất cả ngành nghề như công ty mẹ đã đăng ký	Chỉ được đại diện theo uỷ quyền
Hình thức hạch toán	Có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc	Hạch toán phụ thuộc công ty mẹ
Các loại thuế phải nộp	Lệ phí môn bài Thuế GTGT Thuế TNDN Thuế TNCN	Lệ phí môn bài
Chức năng	Thực hiện hoạt động kinh doanh đem lợi nhuận về cho doanh nghiệp	Không thực hiện hoạt động kinh doanh

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về thành lập chi nhánh công ty với các bước đơn giản và có thể hoàn tất trong 03 ngày. Lưu ý rằng doanh nghiệp cần chú trọng và thực hiện kỹ lưỡng theo từng bước hướng dẫn, nếu không sẽ mất thêm nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, còn bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ để được tư vấn pháp lý trực tiếp nhé! Chúc một ngày tốt lành!