7 nguyên tắc thành lập công ty cổ phần - Cần thận trọng lưu ý

Nguyên tắc về số lượng cổ đông tối thiểu

Theo Khoản 1 Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần phải có ít nhất 03 cổ đông trở lên ngay từ khi thành lập và không giới hạn số lượng cổ đông tối đa. Cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức nhưng không thuộc trường hợp cấm theo quy định của pháp luật.

3 cổ đông khi góp không nhất thiết phải góp vốn bằng nhau, và quyền hạn trong công ty cũng được phân quyền rõ ràng dựa theo tỷ lệ cổ phần. Ai sở hữu càng nhiều cổ phần thì càng có tiếng nói lớn trong việc quyết định các vấn đề quan trọng.

Nguyên tắc về đặt tên cho công ty cổ phần

Đặt tên công ty là những việc bắt buộc khi thành lập công ty, bạn có thể đặt theo tên mình muốn nhưng cũng cần có những nguyên tắc theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“ 1. Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

a) Loại hình doanh nghiệp;

b) Tên riêng.

2. Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

3. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

5. Căn cứ vào quy định tại Điều này và các điều 38, 39 và 41 của Luật này, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.”

Ví dụ: Công ty cổ phần kinh doanh và thương mại Tuấn Phát

Ngoài việc thoả mãn các nguyên tắc đặt tên như trên, cần tránh những điều cấm như sau:

• Không được đặt tên giống hoặc dễ gây nhầm với công ty khác
• Không dùng tên của cơ quan nhà nước, quân đội, tổ chức chính trị – xã hội
• Tránh dùng từ ngữ, ký hiệu phản cảm hoặc xúc phạm văn hóa dân tộc

Lưu ý: Để tránh đặt tên trùng lặp với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó, bạn có thể tra cứu trước tên công ty dự kiến trên dangkykinhdoanh.gov.vn. 

Nguyên tắc về mã ngành, nghề đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền tự do lựa chọn hình thức và ngành, nghề kinh doanh miễn là không thuộc các mã ngành cấm theo quy định pháp luật. Việc lựa chọn ngành nghề không chỉ cần đáp ứng điều kiện tiêu chuẩn pháp luật mà còn ảnh hưởng nhiều đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động tra cứu mã ngành theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg, để đảm bảo lĩnh vực kinh doanh phù hợp với hoạt động thực tế và quan trọng là kiểm tra xem ngành nghề có điều kiện không. Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp trong ngành, nghề có điều kiện, cần phải lưu ý và đảm bảo về hồ sơ để được phép hoạt động.

Danh sách ngành nghề có điều kiện có thể tham khảo tại: Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020.

Nguyên tắc về địa điểm trụ sở chính

Trong quá trình chuẩn bị thành lập công ty, việc tìm kiếm và lựa chọn mặt bằng để đặt làm trụ sở chính cho công ty là một điều vô cùng quan trọng. Đây không chỉ là thông tin hành chính bắt buộc mà còn nơi hoạt động kinh doanh chính sau này. Hãy lựa chọn cẩn thận với các nguyên tắc sau:

• Thuộc lãnh thổ Việt Nam.
• Có địa điểm rõ ràng chính xác bao gồm: số nhà, phường xã, quận huyện…
• Tuyệt đối không được dùng địa chỉ “ảo”, phải là địa chỉ thực, có thật.
• Không được dùng chung cư hay nhà tập thể có chức năng dùng để ở.

Cơ quan chức năng có thể đột xuất kiểm tra địa điểm trụ sở chính, nhằm kiểm tra và xác thực, nếu phát hiện ra địa điểm không tồn tại trên thực tế, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính, thậm chí là đóng mã số thuế và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, khi nào doanh nghiệp có ý định thay đổi địa chỉ trụ sở thì cần thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, để tránh bị xử phạt do nhầm lẫn.

Nguyên tắc về vốn điều lệ

Rất nhiều người cho rằng quy mô công ty cổ phần lớn hơn so với các mô hình kinh doanh khác nên ắt hẳn cũng cần có vốn điều lệ lớn. Đó là Sai lầm. Pháp luật không có bất kỳ quy định nào về số vốn tối thiểu bắt buộc khi thành lập công ty cổ phần cả.

Vốn điều lệ ở công ty cổ phần là những phần vốn góp mà các cổ đông cam kết góp vào công ty thông qua việc mua cổ phần khi thành lập. Dựa vào số cổ phần đó, các cổ đông sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý và quyền hạn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn kinh doanh trong một số ngành nghề có điều kiện (như ngân hàng, bất động sản, bảo hiểm…),sẽ có quy định riêng về vốn pháp định và bạn phải đảm bảo số vốn phù hợp mới được cấp phép hoạt động.

Và cùng cần lưu ý:

• Vốn điều lệ càng cao sẽ càng tạo độ uy tín cao.
• Chỉ nên cam kết mức vốn góp trong khả năng tài chính, nếu quá thời hạn mà góp chưa đủ sẽ bị xử phạt theo luật.
• Vốn điều lệ thay đổi cũng cần gửi thông báo tới cơ quan có thẩm quyền.

Nguyên tắc về người có tư cách thành lập công ty

Theo pháp luật hiện hành, cá nhân hay tổ chức đều có quyền thành lập công ty cổ phần miễn không thuộc các trường hợp bị pháp luật hạn chế hoặc cấm như:

• những người đang trong quá trình bị điều tra, truy tố hoặc thi hành án hình sự.
• Cán bộ, công chức nhà nước, sĩ quan quân đội, công an đang tại ngũ, nếu chưa được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thì không được đứng tên thành lập hoặc góp vốn.
• Tổ chức không có tư cách pháp nhân hợp lệ hoặc tổ chức nước ngoài không được phép hoạt động tại Việt Nam.
• Người bị tòa án tuyên mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, không thể tự chịu trách nhiệm pháp lý.

Và đồng thời đáp ứng các điều kiện pháp lý sau:

Đối với cá nhân:

• Đủ từ 18 tuổi trở lên.
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự (Như đang mắc bệnh tâm thần, bị down…)
• Không thuộc diện bị cấm theo khoản 2 điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

Đối với tổ chức:

• Phải là tổ chức có tư cách pháp nhân hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Có người đại diện hợp pháp thực hiện quyền và nghĩa vụ trong việc góp vốn, ký kết, điều hành trong công ty mới thành lập.

Nguyên tắc người đại diện hoặc được ủy quyền

Theo quy định pháp luật, người đại diện là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty. Đồng thời cũng là người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhưng trên thực tế người đại diện hoàn toàn có thể uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, miễn là đáp ứng nguyên tắc:

• Ủy quyền cho cá nhân: Cần có văn bản ủy quyền (Không bắt buộc chứng thực) và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
• Ủy quyền cho tổ chức kinh tế khác: Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa 2 bên chính là một loại giấy uỷ quyền. Đồng thời bổ sung kèm giấy giới thiệu của tổ chức cho cá nhân đứng ra thực hiện thủ tục thay thế.

Việc uỷ quyền nhằm giải quyết vấn đề nhanh chóng cho những người đại diện theo pháp luật bận rộn hoặc tại thời điểm đó không có mặt để thực hiện thủ tục, hồ sơ được. Việc này hoàn toàn hợp pháp nếu đảm bảo đúng quy trình pháp lý.

Trên đây là 7 nguyên tắc thành lập công ty cổ phần giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định pháp luật về thành lập doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ quá trình vận hành thuận lợi hơn. Mỗi nguyên tắc đều đóng vai trò riêng và doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ cả 7 nguyên tắc trong quá trình thành lập công ty, không nên bỏ sót lại bất kỳ một cái nào.