Thay đổi nội dung chi nhánh có ảnh hưởng & Lưu ý gì để tránh vi phạm

Không chỉ đơn thuần thay đổi là xong, mà cần phải thông báo kịp thời những gì thay đổi cho cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo cập nhật theo đúng quy định pháp luật trong kiểm soát và quản lý doanh nghiệp. Vậy thay đổi nội dung chi nhánh cho ảnh hưởng gì tới quá trình vận hành hoạt động kinh doanh không? Hãy cùng tìm hiểu.

Khi nào thì thay đổi nội dung chi nhánh?

Khi doanh nghiệp đăng ký hoạt động cho chi nhánh, cần phải cung cấp các thông tin sau trong tờ khai:

• Tên chi nhánh;
• Địa chỉ trụ sở;
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Người đứng đầu chi nhánh.

Vì vậy, khi nào có thay đổi bất kỳ các nội dung như trên, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh gửi tới Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh để yêu cầu thay đổi nội dung.

Những ảnh hưởng đáng chú ý khi thay đổi nội dung chi nhánh

Thay đổi nội dung chi nhánh là một thủ tục khá đơn giản khi doanh nghiệp cần thực hiện khi muốn thay đổi một hoặc một số thông tin về chi nhánh trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, các thay đổi này có sẽ ảnh hưởng chút nhiều mà ít người để ý, vậy nó là gì?

Thay đổi tên chi nhánh

Cũng giống như con người, thay đổi tên nghĩa là bạn cần thay đổi giấy tờ và cách xưng hô từ đó. Chi nhánh khi thay đổi tên tuy không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, nhưng lại kéo theo các hoạt động cập nhật pháp lý theo quy định pháp luật như sau:

• Cập nhật tên chi nhánh trên hệ thống đã đăng ký thuế, bảo hiểm…
• Thay đổi thông tin trên hóa đơn, hợp đồng…

Vậy thay đổi tên chi nhánh có cần ký lại hợp đồng đã ký trước đó không? Câu trả lời là không. Dù không bắt buộc ký lại nhưng trong các hợp đồng quan trọng, doanh nghiệp nên làm công văn gửi thông báo tới khách hàng, đối tác để tránh rắc rối cạnh tranh pháp lý về sau.

Thay đổi địa chỉ chi nhánh

Ngoài việc thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh để cập nhật kịp thời mà doanh nghiệp còn phải cập nhật địa chỉ mới với cơ quan thuế hay ngân hàng để tránh nhầm lẫn giao dịch. Trong trường hợp chuyển địa điểm chi nhánh sang tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp bắt buộc đóng mã số thuế cũ và đăng ký lại chi nhánh tại địa chỉ mới.

Thay đổi người đứng đầu chi nhánh

Liệu thay đổi người đứng đầu chi nhánh có ảnh hưởng tới hợp đồng không? Câu trả lời là không ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng đã ký, người đứng đầu chi nhánh là người trực tiếp ký hết hợp đồng hay ký tên thực hiện các thủ tục pháp lý. Do đó khi thay đổi người đứng đầu chi nhánh cần thực hiện uỷ quyền nội bộ cũng như làm lại con dấu (nếu có) và chỉnh sửa mẫu chữ ký số theo người mới.

Những sai lầm khi thay đổi nội dung chi nhánh

• Không thông báo tới khách hàng và đối tác: Đây tưởng chừng là việc có thể bỏ qua nhưng chúng có thể dẫn tới những hậu quả như đối tác ngừng hợp tác, hủy hợp đồng… 
• Không báo thay đổi tới đơn vị có liên quan: Chi nhánh hoạt động độc lập với mã số thuế riêng, nên việc khai báo thuế đóng mà không cần dựa vào công ty mẹ. Nhưng khi thay đổi nội dung chi nhánh mà không báo sẽ làm gián đoạn giao dịch. (Theo quy định tại Khoản 1 Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019).
• Không kiểm tra con dấu, chữ ký số sau thay đổi: Việc này cần áp dụng khi thay đổi tên chi nhánh hoặc người đứng đầu, khi đó bạn cần cập nhật con dấu, chữ ký số, mẫu ủy quyền để thực hiện hợp đồng hay các giao dịch pháp lý khác.

Trên đây là những sai lầm cần tránh khi doanh nghiệp có ý định thay đổi nội dung của chi nhánh để tránh thực hiện sai cách, dẫn đến nhiều rắc rối về pháp lý.

So sánh thủ tục thay đổi nội dung chi nhánh với trụ sở chính

Thay đổi nội dung chi nhánh hay trụ sở chính đều là hình thức thay đổi các thông tin đã đăng ký với cơ quan thẩm quyền trước đó. Dựa trên quy định pháp luật hiện hành như Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp và đảm bảo pháp lý. Cả hai thủ tục giải quyết trong 03 ngày làm việc và thời hạn đăng ký thay đổi là trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thực tế.

Dù có các điểm chung các thay đổi nội dung chi nhánh với trụ sở chính vẫn có những sự khác biệt như sau:

Lưu ý gì để tránh vi phạm khi thay đổi nội dung chi nhánh?

Như đã nói, việc thay đổi nội dung chi nhánh ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động tại cơ quan thuế, chính vì đó trước khi nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thì cần thông báo tới cơ quan thuế quản lý theo quy định của pháp luật.

Lưu ý khi chọn địa điểm mới của chi nhánh: Không được đặt tại nhà tập thể, chung cư chỉ có chức năng ở, đất nông nghiệp theo quy định tại Điều 3, Điều 6 Luật Nhà ở 2014 và Điều 10 Luật Đất đai 2013.

Việc thay đổi tên chi nhánh, không chỉ thông báo với cơ quan chức mà còn làm hồ sơ thông báo tới công ty mẹ trước. Để trụ sở chính cập nhật thông tin hành chính và thông tin nội bộ, tránh gây nhầm lẫn.

Ngoài ra, với việc thay đổi ngành, nghề kinh doanh, dù thay đổi nhưng vẫn cần theo danh mục nghề của trụ sở chính, không thể khác hoàn toàn. Trong trường hợp chỉ muốn bổ sung, thì chỉ cần thông báo tới công ty mẹ là được.

Tóm lại, thay đổi nội dung chi nhánh không có ảnh hưởng nhiều tới quá trình vận hành và hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên nếu không thực hiện đúng quy định hoặc bỏ sót các bước cập nhật cần thiết, có thể sẽ để lại hậu quả pháp lý. Để tránh vi phạm, mất thời gian, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các thủ tục và lưu ý khi thực hiện. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi - Luật An Việt để được hỗ trợ chính xác và nhanh chóng nhất. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo để hiểu rõ hơn về các thủ tục pháp lý doanh nghiệp nhé!