Bật mí 9 lỗi pháp lý cần tránh khi thành lập doanh nghiệp

1. Chọn sai loại hình doanh nghiệp

Một trong những quyết định quan trọng nhất khi thành lập doanh nghiệp là việc lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp phù hợp với mô hình kinh doanh. Các loại hình kinh doanh như Công ty TNHH (Trách nhiệm hữu hạn),Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân hay Công ty hợp danh đều sẽ có những quy định pháp lý về vốn điều lệ, thủ tục, trách nhiệm pháp lý của chủ sở hữu, nghĩa vụ thuế cũng như cơ cấu quản lý khác nhau.

Chọn loại hình kinh doanh là điều kiện bắt buộc khi thành lập Công ty, nếu xác định sai loại hình doanh nghiệp sẽ gây khó khăn trong hoạt động kinh doanh và khả năng mở rộng mô hình kinh doanh trong tương lai. Do vậy, trước khi thành lập doanh nghiệp, hãy tìm hiểu rõ ràng về đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp, để chọn được loại hình phù hợp nhất với quy mô, lĩnh vực kinh doanh và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.

2. Không đăng ký giấy phép kinh doanh đúng ngành nghề

Lỗi pháp lý mà khá nhiều doanh nghiệp gặp phải là không đăng ký đúng ngành nghề kinh doanh hoặc thiếu theo quy định. Tại Việt Nam, có một số ngành nghề kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải có giấy phép đặc biệt hoặc đáp ứng đủ những tiêu chuẩn pháp lý nhất định như:

• Kinh doanh dịch vụ bảo vệ, an ninh.
• Dịch vụ y tế.
• Dịch vụ tài chính.

Nếu vi phạm lỗi này, doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc kê khai thuế, xin phép giấy con hay thực hiện các giao dịch kinh tế khác, thậm chí có thể dẫn đến bị đình chỉ hoạt động tạm thời. Do đó, hãy lựa chọn ngành nghề kinh doanh cẩn thận, đảm bảo bao quát đầy đủ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Vốn điều lệ không phù hợp

Một lỗi pháp lý trong khi thành lập doanh nghiệp có thể kể đến như việc khai báo vốn điều lệ không hợp lý. Việc xác định sai hoặc không hợp lý vốn điều lệ có thể dẫn đến nhiều vấn đề pháp lý và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vốn điều lệ quá thấp hoặc quá cao đều có thể gây ra những hậu quả không mong muốn cho doanh nghiệp. Vốn điều lệ quá thấp có thể khiến doanh nghiệp thiếu vốn để hoạt động, trong khi vốn điều lệ quá cao lại gây lãng phí và tăng chi phí quản lý.

Để tránh lỗi pháp lý liên quan đến vốn điều lệ không hợp lý, doanh nghiệp cần đánh giá chính xác nhu cầu tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn ban đầu để đăng ký vốn điều lệ phù hợp. Đồng thời, tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc chuyên gia tài chính để xác định vốn điều lệ phù hợp với ngành nghề và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ

Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ cũng là lỗi mà nhiều doanh nghiệp không thể tránh khỏi khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp. Đó là trường hợp mà doanh nghiệp sử dụng thương hiệu đã được bảo hộ, vi phạm bản quyền hay sử dụng sáng chế và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp khác. Việc sao chép không hợp pháp này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các vụ kiện tụng, thiệt hại về uy tín, tài chính và dẫn đến mất thời gian trong việc xây dựng lại thương hiệu doanh nghiệp.

Để tránh mắc phải các lỗi vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp cần lưu ý đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, logo, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp và bản quyền để đảm bảo tài sản trí tuệ của mình được bảo vệ. Đồng thời, khi sử dụng nội dung như hình ảnh, video, hay sản phẩm thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác, hãy đảm bảo bạn có sự cho phép hợp pháp hoặc sử dụng các tài nguyên không có bản quyền.

5. Hồ sơ pháp lý không hoàn chỉnh

Hồ sơ pháp lý là bộ tài liệu quan trọng cần phải được chuẩn bị và nộp cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới thành lập mắc phải lỗi không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý khi đăng ký kinh doanh. 

Trong quy trình thành lập công ty, tại các khu vực khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng về hồ sơ pháp lý cần thiết. Trong đó sẽ bao gồm các giấy tờ quan trọng như:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông hoặc thành viên (nếu là công ty cổ phần hoặc TNHH).
• Giấy chứng nhận vốn pháp định (đối với những ngành nghề yêu cầu).
• Bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật, cổ đông, hoặc thành viên góp vốn.

Việc không nộp đầy đủ hồ sơ hoặc nộp sai thông tin sẽ dẫn đến việc từ chối cấp giấy phép hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung gây mất thời gian và chi phí. Do vậy, để tránh việc thiếu hoặc sai sót hồ sơ pháp lý khi thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ liên quan như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, điều lệ công ty,... đều được chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Và để tránh các sai sót, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc các dịch vụ tư vấn doanh nghiệp chuyên nghiệp trong việc chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ pháp lý trước khi nộp.

6. Không có hợp đồng lao động rõ ràng

Hợp đồng lao động không chỉ giúp quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của hai bên, mà còn là cơ sở pháp lý để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro liên quan đến người lao động.

Trong đó, hợp đồng cần phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật lao động, bao gồm các điều khoản về lương, thời gian làm việc, chế độ nghỉ phép, bảo hiểm và nghĩa vụ thuế. Thiếu hợp đồng hoặc hợp đồng không rõ ràng có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các vụ kiện từ nhân viên.

Để tránh những rủi ro liên quan đến việc không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng không đúng chuẩn, doanh nghiệp cần chú ý một số giải pháp sau:

• Luôn ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản cho mọi nhân viên ngay từ khi bắt đầu làm việc.
• Soạn thảo hợp đồng rõ ràng, chi tiết với các điều khoản liên quan đến lương, quyền lợi, nghĩa vụ và các điều kiện làm việc.
• Cập nhật và tuân thủ đúng các quy định về bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp cho người lao động.
• Đảm bảo thực hiện đúng quy trình ký kết và thanh lý hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

7. Không đăng ký bảo hiểm cho người lao động

Một số doanh nghiệp mới thành lập thường bỏ qua việc đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tuy nhiên, điều này không chỉ vi phạm pháp luật mà còn khiến doanh nghiệp mất đi sự tin tưởng từ phía nhân viên. Theo quy định, các doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động ngay sau khi tuyển dụng và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đóng bảo hiểm theo quy định.

Việc không đăng ký bảo hiểm hoặc không đóng bảo hiểm đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt nặng và buộc phải bù đắp toàn bộ quyền lợi mà người lao động đáng ra được hưởng.

8. Không tuân thủ quy định về thuế

Các doanh nghiệp thường mắc phải lỗi không tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế, dẫn đến việc bị truy thu thuế hoặc chịu phạt, thậm chí là đình chỉ hoạt động. Có rất nhiều loại thuế mà doanh nghiệp cần nắm rõ như:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Thuế thu nhập cá nhân (cho nhân viên).

Không đăng ký mã số thuế đúng hạn, không kê khai thuế đúng hạn hoặc kê khai sai có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng, gây ảnh hưởng lớn đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, hãy tìm hiểu kỹ các quy định về thuế và giao việc kê khai thuế cho các kế toán có kinh nghiệm để đảm bảo quá trình hoạt động được diễn ra trơn tru và thuận lợi.

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về thuế và tránh những lỗi phổ biến, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp từ giai đoạn thành lập và trong suốt quá trình hoạt động. Và để tránh các lỗi pháp lý và tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp hoặc thuê kế toán có kinh nghiệm.

9. Không đảm bảo quy định môi trường

Trong một số ngành nghề, doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng hoặc không thực hiện đúng các biện pháp bảo vệ môi trường theo quy định. Việc này có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Các lỗi phổ biến liên quan đến môi trường bao gồm:

• Không xử lý rác thải theo quy định.
• Sử dụng nguồn tài nguyên thiên nhiên mà không có giấy phép.
• Gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng.

Để tránh các lỗi pháp lý liên quan đến bảo vệ môi trường, doanh nghiệp cần đăng ký và tuân thủ cam kết bảo vệ môi trường theo yêu cầu của pháp luật, đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động trong khuôn khổ pháp lý. Đồng thời thực hiện báo cáo môi trường định kỳ và duy trì giám sát các tác động của doanh nghiệp đến môi trường để kịp thời điều chỉnh nếu cần.

Thành lập và điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi sự cẩn trọng và nắm vững các quy định pháp lý. Tránh các lỗi pháp lý phổ biến không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, mà còn bảo vệ uy tín và sự phát triển bền vững của công ty. Bằng việc thực hiện đúng các quy định pháp luật ngay từ đầu, bạn có thể xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp.