Điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Khi quyết định thâm nhập thị trường dưới hình thức văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần xác định xem bản thân doanh nghiệp có đáp ứng các yêu cầu về pháp lý hay không, đồng thời cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ để thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. 

Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài có một số điểm khác nhau. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để tránh nhầm lẫn khi làm thủ tục giấy tờ.

Điều kiện, thủ tục hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam

Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp có trụ sở chính đặt tại Việt Nam. Trong trường hợp doanh nghiệp Việt Nam thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh ở địa phương nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. 

Hồ sơ, giấy tờ đăng ký

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm: 

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
• Bản sao biên bản họp của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/hội đồng quản trị (đối với loại hình công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần) 
• Bản sao quyết định của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
• 01 Bản sao công chứng CCCD (hoặc CMND, hộ chiếu) còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty
• 01 Bản sao công chứng CCCD (hoặc CMND, hộ chiếu) còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

Quy trình thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp tiến hành họp quyết định thành lập văn phòng đại diện, bổ nhiệm người đại diện của văn phòng và chuẩn bị đầy các giấy tờ trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

Bước 3: Nhận kết quả sau 3 ngày

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. 

Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Điều kiện, thủ tục hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân được quy định bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh. Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận. (Theo Luật Thương mại 2005)

Thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Như vậy, doanh nghiệp nước người có thời gian hoạt động dưới 1 năm kể từ ngày thành lập doanh nghiệp sẽ không được phép mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Hồ sơ, giấy tờ đăng ký

Doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ (căn cứ vào quy định của Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP) bao gồm các giấy tờ sau:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký) theo mẫu MĐ-1 của phụ lục ban hành kèm theo thông tư 11/2016/TT-BCT của Bộ Công Thương;

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được dịch sang tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện được dịch sang tiếng Việt

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Tài liệu này phải được dịch sang tiếng Việt.

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu được dịch sang tiếng Việt (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp nước ngoài chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao

Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nếu Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện, mạng internet nếu cơ quan cấp giấy phép áp dụng các hình thức này.

Bước 3: Trả kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Tuy nhiên, thời gian cấp giấy phép có thể sẽ lâu hơn dự kiến nếu doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
• Trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Khi đó, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân mà nó hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp mẹ, do doanh nghiệp mẹ kiểm soát và chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật. Do đó, văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi đã đăng ký thành lập doanh nghiệp mẹ, không thể tiến hành đăng ký cùng lúc. 

- Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Như vậy, doanh nghiệp không bị giới hạn về số lượng văn phòng đại diện và có đăng ký thành lập song song nhiều chi nhánh.

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. 

- Tên văn phòng đại diện không được trùng hoặc tương tự, gây nhầm lẫn với tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm tên của văn phòng đại diện, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

- Địa chỉ mở văn phòng đại diện không được đặt tại nhà chung cư, nhà tập thể. Địa chỉ của văn phòng đại diện là địa chỉ liên lạc của địa điểm được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có đầy đủ các thông tin về: số nhà/thông/tổ, xã/phường/thị trấn, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

- Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp muốn thay đổi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện cho phù hợp với tình hình thực tiễn thì cần tiến hành các thủ tục nội dung hoạt động của văn phòng đại diện. Để làm thủ tục, doanh nghiệp gửi hồ sơ xin thay đổi giấy phép văn phòng đại diện đến Cơ quan đã cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho doanh nghiệp và làm theo hướng dẫn. 

Quy trình thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tương đối phức tạp vì cần chuẩn bị nhiều giấy tờ liên quan và cần thời gian xét duyệt, chỉnh sửa nếu hồ sơ không hợp lệ. 

Vì vậy, để tiết kiệm thời gian, công sức thì doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện của văn phòng luật uy tín tại Việt Nam, trong đó bao gồm văn phòng luật sư An Việt. Đội ngũ luật sư An Việt giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình đăng ký.