Hồ sơ cần thiết cho thủ tục thay vốn điều lệ gồm những gì?

Thủ tục thay vốn điều lệ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ nhằm đảm bảo tính hợp pháp, đồng thời hoàn tất quá trình này được thuận lợi, suôn sẻ nhất. Nếu cũng đang cần tiến hành thủ tục này, hãy cùng điểm qua những thông tin hữu ích với bài viết sau nhé. 

Hồ sơ cần chuẩn bị đối với thủ tục tăng vốn điều lệ

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính hợp lệ được xem là yêu cầu bắt buộc khi tiến hành thay đổi vốn điều lệ doanh nghiệp. Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà việc chuẩn bị hồ sơ tăng vốn điều lệ sẽ có sự khác biệt nhất định. Trong đó:

1/ Công ty TNHH một thành viên

Hồ sơ cần đảm bảo để tiến hành thủ tục tăng vốn điều lệ đối với công ty TNHH một thành viên bao gồm: 

• Giấy đề nghị thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
• Quyết định từ chủ sở hữu doanh nghiệp đối với việc thực hiện tăng vốn điều lệ
• Giấy ủy quyền cho cá nhân, tổ chức tiến hành thủ tục thay đổi vốn điều lệ (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)

Đặc biệt, với trường hợp công ty TNHH một thành viên thực hiện tăng vốn điều lệ thông qua việc thêm thành viên góp vốn, cần lưu ý, công ty lúc này bắt buộc phải thực hiện chuyển đổi qua loại hình công ty cổ phần hoặc loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên. 

2/ Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, để thực hiện thủ tục tăng vốn điều lệ, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: 

• Giấy đề nghị thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
• Biên bản họp từ Hội đồng thành viên trong công ty đối với việc thực hiện tăng vốn điều lệ
• Quyết định từ Hội đồng thành viên đối với việc thực hiện tăng vốn điều lệ
• Giấy tờ chứng minh nhân thân của thành viên mới  (là CCCD hoặc hộ chiếu được sao y chứng thực không quá 6 tháng)
• Văn bản xác nhận việc tham gia góp vốn từ thành viên mới (với trường hợp nhận thêm vốn góp từ thành viên mới).
• Danh sách các thành viên trong công ty sau khi thực hiện góp thêm vốn điều lệ
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ cho cá nhân, tổ chức thực hiện (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)

3/ Công ty cổ phần

Để thực hiện tăng vốn điều lệ đối với công ty cổ phần, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: 

• Giấy đề nghị thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
• Biên bản họp từ Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần đối với việc tăng vốn điều lệ 
• Quyết định từ Đại hội đồng cổ đông  đối với việc thực hiện tăng vốn điều lệ
• Biên bản định giá tài sản (nếu cổ đông thực hiện việc góp thêm vốn thông qua tài sản)
• Giấy tờ chứng minh nhân thân của cổ đông mới đối với trường hợp có thêm cổ đông thực hiện góp vốn vào (là CCCD hoặc hộ chiếu được sao y chứng thực không quá 6 tháng)
• Sổ đăng ký cổ đông của công ty
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ cho cá nhân, tổ chức thực hiện (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)

4/ Công ty hợp danh

Hồ sơ cần chuẩn bị đối với thủ tục tăng vốn điều lệ đối với loại hình công ty hợp danh bao gồm:

• Giấy đề nghị thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
• Biên bản họp từ Hội đồng thành viên trong công ty hợp danh đối với việc thực hiện tăng vốn điều lệ
• Quyết định từ Hội đồng thành viên công ty hợp danh đối với việc thực hiện tăng vốn điều lệ
• Bảng danh sách thành viên của công ty hợp danh
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ cho cá nhân, tổ chức thực hiện (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)

Hồ sơ cần chuẩn bị đối với thủ tục giảm vốn điều lệ

Tương tự như đối với hình thức tăng vốn điều lệ, khi tiến hành thủ tục giảm vốn điều lệ thuộc những trường hợp được pháp luật quy định, các loại hình doanh nghiệp cũng sẽ cần chuẩn bị những hồ sơ như trên. 

Đáng chú ý, với hình thức thay đổi vốn điều lệ này, doanh nghiệp cần bổ sung cam kết đảm bảo thực hiện việc thanh toán đầy đủ những khoản nợ cũng như nghĩa vụ tài sản nếu việc giảm vốn điều lệ này có phát sinh những ảnh hưởng liên quan. Chính vì thế, ngoài những hồ sơ cần chuẩn bị theo quy định, lúc này, các doanh nghiệp cần có thêm Báo cáo tài chính trong kỳ gần nhất.  

Quy trình thực hiện thay đổi vốn điều lệ doanh nghiệp

Để thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định như đã đề cập đến ở trên. 
• Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính.
• Bước 3: Chờ nhận kết quả. Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp biên nhận và thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ cho doanh nghiệp trong thời hạn được pháp luật quy định.
• Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện công bố nội dung thay đổi vốn điều lệ trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong vòng 30 ngày (tính từ ngày thông tin được thay đổi) và hoàn thành các thủ tục pháp lý liên quan. 

Việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, khả năng phát triển của doanh nghiệp. Do đó, hiểu rõ những hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục này là vô cùng cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể thực hiện việc thay đổi được thuận lợi nhất, đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của việc thay đổi vốn điều lệ này. Ngoài ra, nếu cần tư vấn, hỗ trợ chi tiết hơn trong quá trình thực hiện thủ tục, quý khách hàng có thể liên hệ Luật Sư An Việt ngay hôm nay.