Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thay đổi vốn điều lệ?

Việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ đều được xem là quyết định quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động, sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, trong quá trình thực hiện thay đổi vốn điều lệ này, doanh nghiệp cần lưu ý nhiều vấn đề liên quan. Trong bài viết sau, hãy cùng Luật Sư An Việt tìm hiểu những thông tin quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục này nhé. 

Tổng quan về vốn điều lệ doanh nghiệp

Nói về vốn điều lệ doanh nghiệp, hiểu một cách đơn giản, đây là nguồn vốn ban đầu mà doanh nghiệp cần có để có thể bắt đầu triển khai đăng ký, thực hiện các hoạt động kinh doanh. Số vốn này đóng vai trò thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp. Với vốn điều lệ cao thường cho thấy doanh nghiệp có tiềm lực tài chính mạnh, khả năng thanh toán cao và dễ dàng huy động vốn đầu tư. Đây cũng là nguồn tài sản để bảo đảm cho các khoản vay của doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước. 

Vốn điều lệ có thể được góp bằng tiền mặt, tài sản hoặc quyền sử dụng đất đai. Theo quy định của pháp luật hiện hành, khi thành lập, doanh nghiệp không bị ràng buộc mức vốn điều lệ tối thiểu cũng như mức vốn điều lệ tối đa, ngoại trừ những ngành đặc thù (ví dụ kinh doanh bảo hiểm).

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi vốn điều lệ 

Doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi vốn điều lệ trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nếu đang có nhu cầu thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ, các lưu ý hàng đầu mà doanh nghiệp cần quan tâm bao gồm:

1. Xác định mục đích thay đổi vốn điều lệ: Tăng hoặc giảm vốn điều lệ

Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào về vốn điều lệ, doanh nghiệp đều cần phải xác định rõ ràng về mục tiêu của quyết định này, liệu cần tăng vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh hay giảm vốn để tái cấu trúc tài chính. Trong đó: 

• Với trường hợp tăng vốn điều lệ:Mục đích thường hướng đến việc huy động thêm vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao năng lực tài chính hoặc đầu tư vào các dự án mới,... Khi ấy, doanh nghiệp sẽ cần lưu tâm đến khả năng huy động vốn, ảnh hưởng của việc điều chỉnh vốn điều lệ đến dòng tiền, tỷ suất lợi nhuận, khả năng thanh toán nợ,...
• Với trường hợp giảm vốn điều lệ: Mục đích thường hướng đến việc giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn vốn, tái cấu trúc vốn doanh nghiệp hoặc xử lý các khoản nợ xấu,... Lúc này, khi giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp cần đảm bảo tỷ lệ vốn điều lệ sau khi giảm vẫn đáp ứng đủ yêu cầu của pháp luật, đảm bảo quyền lợi của cổ đông/thành viên và các bên liên quan. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá lại thành phần góp vốn, cam kết góp vốn của các thành viên trước khi thay đổi vốn điều lệ.

2. Nộp hồ sơ, thủ tục thay đổi vốn điều lệ đầy đủ theo quy định 

Với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, hồ sơ cần chuẩn bị để tiến hành thủ tục thay đổi vốn điều lệ theo đó cũng sẽ có sự khác biệt. Doanh nghiệp cần lưu ý, chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu để thủ tục được tiến hành thuận lợi, đảm bảo tính hợp lệ. 

Hồ sơ sau khi chuẩn bị sẽ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh - nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ sẽ được thẩm định, nếu đảm bảo hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. 

3. Công bố nội dung thay đổi

Thay đổi vốn điều lệ sẽ cần thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Tương ứng, tại khoản 2, khoản 3 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong vòng 30 ngày tính từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo công khai nội dung thay đổi vốn điều lệ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc công bố nội dung thay đổi vốn điều lệ hiện nay được xem là một thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 10.000.000đ - 15.000.000đ nếu vi phạm về việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả việc không thông báo công khai và thông báo công khai về nội dung đăng ký nhưng không đúng thời hạn quy định).

4. Thực hiện các nghĩa vụ liên quan

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ liên quan, bao gồm:

• Nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung và nộp thuế môn bài bổ sung (nếu có).
• Cập nhật thông tin về vốn điều lệ trong sổ sách kế toán.
• Thông báo cho các bên liên quan (ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp,..) về việc thay đổi vốn điều lệ.
• Điều chỉnh các hợp đồng, văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (nếu cần thiết).

Trên đây là những lưu ý quan trọng cũng như các thông tin liên quan xoay quanh thủ tục thay đổi vốn điều lệ doanh nghiệp. Có thể nói, vốn điều lệ là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực tài chính, quy mô hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì thế, khi có nhu cầu thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp đừng quên cân nhắc, thực hiện cẩn trọng và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tính hợp pháp, hiệu quả và phù hợp với định hướng phát triển dài lâu của đơn vị mình nhé.