Thủ tục thành lập công ty cổ phần

Trả lời:  

Về vấn đề của bạn chúng tôi xin tư vấn như sau:

Cơ quan thực hiện thủ tục

Trường hợp của bạn nếu thành lập công ty cổ phần tại tỉnh Hưng Yên thì bạn phải làm thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh Hưng Yên.

Thành phần hồ sơ

Về hồ sơ cần chuẩn bị, theo quy định tại Điều 20 Nghị định 43/2010/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì hồ sơ để đăng ký thành lập công ty cổ phần bao gồm các loại giấy tờ sau:  

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

2. Dự thảo Điều lệ công ty. Dự thảo điều lệ công ty phải có đầy đủ chữ ký của người đại diện theo pháp luật, của các cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập. Các thành viên, cổ đông sáng lập phải cùng nhau chịu trách nhiệm về sự phù hợp pháp luật của điều lệ công ty;

3. Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần lập theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định. Kèm theo danh sách cổ đông sáng lập phải có:

a) Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân, hộ chiếu…) đối với trường hợp thành viên sáng lập hoặc cổ đông sáng lập là cá nhân;

b) Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền và quyết định ủy quyền tương ứng đối với trường hợp thành viên sáng lập hoặc cổ đông sáng lập là pháp nhân.

4. Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định;

5. Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của một hoặc một số cá nhân nếu công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.

Như vậy bạn chỉ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hồ sơ theo quy định trên để nộp lên phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Hưng Yên, sau 05 ngày làm việc kể từ ngày các bạn nộp hồ sơ đầy đủ hợp lệ, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho bạn.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp chỉ cần sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo thông báo và nộp lại theo trình tự như lúc đầu. 

Thủ tục sau khi thành lập công ty cổ phần

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần tiếp tục thực hiện một số thủ tục khác để hợp pháp hóa các hoạt động của công ty cũng như đảm bảo công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi.

Khắc con dấu doanh nghiệp

Các loại dấu công ty được chia thành 2 loại cơ bản, đó là con dấu pháp lý và con dấu không mang tính pháp lý. Trong đó, con dấu pháp lý (hay còn gọi là con dấu doanh nghiệp hoặc con dấu công ty) là loại mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có và cần gửi Thông báo mẫu dấu đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính (trong trường hợp này là tỉnh Hưng Yên). Theo quy định về đăng ký con dấu, nếu không thông báo mẫu dấu với các cơ quan có thẩm quyền trước khi sử dụng, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Đối với con dấu không mang tính pháp lý như dấu phòng ban, dấu xác nhận đã thu/chi tiền,...  doanh nghiệp có thể chọn khắc hoặc không tùy theo nhu cầu và không cần phải làm thủ tục. 

Treo biển hiệu công ty

Theo Luật quảng cáo 2012, biển hiệu công ty phải có đầy đủ các thông tin sau đây:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ, điện thoại.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể in hoặc gắn logo công ty lên biển hiệu nhưng diện tích logo không chiếm quá 20% diện tích biển hiệu. 

Kích thước biển hiệu:

• Biển hiệu ngang: chiều cao tối đa là 02 mét, chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà.
• Biển hiệu dọc: chiều ngang tối đa là 01 mét, chiều cao tối đa là 04 mét nhưng không được vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

Dù không phải đăng ký với cơ quan Nhà nước nhưng treo biển hiệu công ty vẫn là hoạt động bắt buộc. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng theo điểm c khoản 2 điều 52 Nghị định 122/2021 /NĐ-CP. Với hành vi treo biển hiệu không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5.000.000 đến 20.000.000 đồng theo điều 48 nghị định 138/2021/NĐ-CP.

Mua chữ ký số

Chữ ký số (token) dùng để thay thế chữ ký tay và con dấu để ký lên các văn văn bản, giao dịch điện tử. Chữ ký số doanh nghiệp có đầy đủ tính pháp lý của con dấu doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm: 

- Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;

- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;

- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu). 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại đơn vị được cung cấp dịch vụ chữ ký số hợp pháp như Viettel, VNPT,...

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về thông báo phát hành hóa đơn đã được bãi bỏ. Người nộp thuế (ở đây là doanh nghiệp) chỉ cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 với cơ quan thuế ở nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu

Hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập bao gồm:

• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng;
• Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định;
• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản photo);
• CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật công ty (bản photo);
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin doanh nghiệp;
• Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ).

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nếu doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý thì nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.