Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu đổi tên doanh nghiệp khi bị trùng tên hay không?
Sai lầm 1: Chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp
Xác định loại hình doanh nghiệp là bước quan trọng trong quy trình thành lập công ty mới. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp với mục tiêu kinh doanh và khả năng của mình. Điều này gây nên những khó khăn trong việc quản lý, huy động vốn, mở rộng quy mô hay rủi ro về trách nhiệm pháp lý sau này.
Mỗi loại hình doanh nghiệp như: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH),công ty cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân,... đều có đặc thù, ưu và nhược điểm khác nhau.
Lời khuyên: Để lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất, trước tiên, bạn cần kỹ lưỡng trong khâu nghiên cứu thị trường và lên kế hoạch kinh doanh cụ thể. Sau đó, hãy tìm hiểu kỹ về lợi thế và hạn chế của từng loại hình doanh nghiệp hoặc tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý trước khi đưa ra quyết định.
Sai lầm 2: Thiếu kiến thức về ngành nghề kinh doanh
Theo Luật doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14, doanh nghiệp cần liệt kê các ngành nghề hoạt động ngay trong hồ sơ đăng ký kinh doanh khi thành lập. Đây là thủ tục bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp và nếu xảy ra sai sót trong lựa chọn đăng ký ngành nghề kinh doanh có thể dẫn đến nhiều hệ quả như hồ sơ bị từ chối, hoạt động không hợp pháp, hoặc phải tốn chi phí và thời gian để sửa đổi. Dưới đây là các sai lầm phổ biến khi đăng ký ngành nghề kinh doanh mà bạn cần tránh:
- Đăng ký sai hoặc thiếu ngành nghề kinh doanh dẫn đến trục trặc trong việc xuất hóa đơn, do hóa đơn chỉ phát hành trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký.
- Một số ngành nghề đặc biệt yêu cầu phải có giấy phép con hoặc chứng chỉ ngành nghề mới có thể hoạt động. Nếu công ty đăng ký không đúng mã ngành hoặc mô tả ngành nghề không chính xác thì doanh nghiệp không thể xin được giấy phép con.
- Ghi mã ngành chung chung ở cấp 2 hoặc cấp 3, không chi tiết đến cấp 4 gây khó khăn trong thực hiện thủ tục pháp lý, mở rộng quy mô, quản lý tài chính và có thể vi phạm các quy định hoạt động kinh doanh hợp pháp.
- Đăng ký quá nhiều ngành nghề không liên quan sẽ làm cho hồ sơ doanh nghiệp trở nên phức tạp, khó kiểm soát. Điều này sẽ ảnh hưởng đến sự minh bạch và uy tín của công ty trong mắt đối tác và cơ quan chức năng.
Lời khuyên: Nghiên cứu kỹ về yêu cầu pháp lý và hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg) để chọn đúng mã ngành phù hợp.
Sai lầm 3: Đặt tên công ty trùng lặp hoặc không hợp lệ
Một trong những sai lầm phổ biến khi thành lập công ty là đặt tên công ty trùng lặp hoặc không hợp lệ, khó đăng ký vào hệ thống quốc gia. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, tên công ty phải có tính độc nhất, không trùng khớp hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký trước đó, tên doanh nghiệp cũng không được quá giống với các thương hiệu hay công ty nổi tiếng khác.
Nếu vi phạm, công ty buộc phải làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tên công ty cũng phải tuân thủ các yêu cầu về chuẩn mực đạo đức, không được chứa từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, không được phép dùng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội mà chưa được pháp luật cho phép.
Lời khuyên: Bám sát vào quy định đặt tên doanh nghiệp tại Điều 37, Luật Doanh nghiệp năm 2020 và tra cứu kỹ tên doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia.
Sai lầm 4: Không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý thành lập công ty
Với những người mới khởi nghiệp và lần đầu thành lập công ty thì khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu chính xác, bạn sẽ phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần, làm mất thời gian, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh ban đầu.
Một số lỗi phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm: Thiếu các giấy tờ bắt buộc như Điều lệ công ty, danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH),hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
Lời khuyên: Để tránh các sai sót nêu trên, doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật hiện hành và đảm bảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu. Trong trường hợp còn băn khoăn, bạn có thể tham khảo một số câu hỏi khi thành lập công ty, chẳng hạn như: “Hồ sơ đăng ký kinh doanh cần những gì?”, “Ngành nghề nào cần giấy phép con?”,...
Sai lầm 5: Địa chỉ trụ sở chính không hợp pháp
Sai lầm "Địa chỉ trụ sở chính không hợp pháp" là một trong những lỗi nghiêm trọng khi thành lập công ty mới, có thể khiến hồ sơ đăng ký kinh doanh bị từ chối hoặc hoạt động kinh doanh bị đình trệ sau khi thành lập. Theo quy định, địa chỉ trụ sở chính phải là địa điểm cụ thể trên lãnh thổ Việt Nam, có thông tin rõ ràng về số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố và không nằm trong khu vực bị cấm sử dụng làm trụ sở kinh doanh, chẳng hạn như căn hộ chung cư chỉ để ở.
Một thực trạng phổ biến hiện nay là nhiều doanh nghiệp sử dụng shophouse (căn thương mại) hoặc officetel (căn hộ hỗn hợp: kết hợp để ở với mục đích thương mại) để đăng ký địa chỉ trụ sở công ty. Pháp luật hiện hành không nghiêm cấm việc này nhưng với điều kiện bạn phải có giấy tờ hợp pháp chứng minh mục đích sử dụng của những căn hộ này: Căn thương mại hay Căn hộ để ở kết hợp với kinh doanh.
Ngoài ra, có nhiều doanh nghiệp mới thường chọn địa chỉ mà không kiểm tra tính pháp lý hoặc chọn địa chỉ ảo/văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu cơ quan quản lý phát hiện địa chỉ không hợp lệ hoặc không có thật, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, yêu cầu thay đổi thông tin đăng ký, hoặc thậm chí bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Lời khuyên: Trước khi đăng ký trụ sở, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê địa điểm (nếu có),và nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp các giấy tờ chứng minh công năng của căn hộ hoặc xác nhận rõ chức năng sử dụng của địa chỉ đó. Việc lựa chọn địa chỉ hợp pháp sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và hoạt động ổn định ngay từ đầu.
Sai lầm 6: Đặt vốn điều lệ quá thấp hoặc quá cao
Việc kê khai vốn điều lệ không đúng với thực tế doanh nghiệp: quá thấp hoặc quá cao là vấn đề thường gặp khi thành lập doanh nghiệp và có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh cũng như uy tín của công ty.
- Đặt vốn điều lệ quá thấp thường xảy ra khi doanh nghiệp muốn giảm bớt nghĩa vụ tài chính ban đầu, chẳng hạn như thuế môn bài. Tuy nhiên, vốn điều lệ thấp có thể khiến đối tác hoặc khách hàng nghi ngờ về năng lực tài chính và khả năng thực hiện cam kết của doanh nghiệp. Ngoài ra, trong một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định (như tài chính, bất động sản),vốn điều lệ thấp hơn quy định sẽ không đủ điều kiện hoạt động.
- Ngược lại, đặt vốn điều lệ quá cao có thể tạo ra áp lực tài chính lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt trong trường hợp vốn góp chưa được thực hiện đầy đủ. Theo quy định, các thành viên hoặc cổ đông phải góp vốn đủ số tiền đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày thành lập. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc buộc phải điều chỉnh vốn điều lệ.
Lời khuyên: Để xác định số vốn điều lệ hợp lý, doanh nghiệp có thể truy vấn một số câu hỏi khi thành lập công ty”, ví dụ như: “Nên kê khai vốn điều lệ bao nhiêu?”, "Có bao nhiêu vốn mới có thể thành lập công ty?", "Hậu quả pháp lý khi không góp đủ vốn điều lệ?",... Việc xác định mức vốn điều lệ hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động và tạo dựng niềm tin với đối tác.
Sai lầm 7: Kê khai sai hoặc chậm báo cáo thuế
Kê khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc sau khi doanh nghiệp thành lập và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sai lầm kê khai sai hoặc chậm báo cáo thuế thường xuất phát từ việc không nắm rõ quy định pháp luật về thuế hoặc sai sót trong quá trình hạch toán.
Những lỗi phổ biến dẫn đến kê khai thuế sai bao gồm: Không đăng ký mã số thuế đúng thời hạn, nhập sai thông tin doanh nghiệp trong hồ sơ kê khai thuế, chọn sai biểu mẫu kê khai thuế ban đầu, sai số trong kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thu nhập doanh nghiệp (TNDN),... Các sai lầm này có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, nộp phạt hoặc phải trả lãi chậm nộp, gây thiệt hại tài chính và mất thời gian xử lý.
Chậm báo cáo thuế, dù chỉ một lần, cũng có thể bị cơ quan thuế xử phạt hành chính. Mức phạt tùy thuộc vào thời gian chậm nộp, nhưng nếu tái phạm nhiều lần, doanh nghiệp có thể bị kiểm tra thuế định kỳ hoặc thậm chí bị liệt vào danh sách quản lý đặc biệt.
Lời khuyên: Doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật về thuế, nắm được các loại thuế cơ bản mà doanh nghiệp cần đóng, bao gồm: Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu không có bộ phận kế toán chuyên nghiệp nội bộ thì doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán bên ngoài để đảm bảo tuân thủ đúng hạn và chính xác các quy định thuế. Việc tuân thủ đúng sẽ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và tránh các rủi ro pháp lý đáng tiếc.
