Tổ chức đại hội đồng Cổ đông online: Quy trình và Lưu ý quan trọng

Tổ chức họp ĐHĐCĐ online: Xu hướng và giá trị mang lại 

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng phát triển, việc tổ chức họp ĐHĐCĐ online và bỏ phiếu điện tử trở thành xu hướng tất yếu và mang lại những lợi ích thực tế cho doanh nghiệp, bao gồm như sau:

• Tiết kiệm chi phí tổ chức cuộc họp, bao gồm: Chi phí đi lại, thuê địa điểm, in ấn giấy tờ, chi phí ăn ở, dịch vụ hậu cần.
• Tăng tỷ lệ Cổ đông tham gia họp, đặc biệt với những Cổ đông ở xa hoặc các Cổ đông nhỏ lẻ dễ dàng tham dự dù ở bất cứ đâu, chỉ cần có kết nối internet. 
• Cho phép Cổ đông được cùng lúc tham gia nhiều ĐHĐCĐ được tổ chức đồng thời ở nhiều nước khác nhau, trong cùng một ngày.
• Dễ dàng ghi lại toàn bộ cuộc họp dưới dạng video/file bằng các công cụ trực tuyến, để xem lại khi cần.
• Linh hoạt khi cần bổ sung hoặc điều chỉnh tài liệu, thay đổi lịch trình.
• Giảm phát thải khí nhà kính.

Có văn bản pháp luật nào quy định về tổ chức họp Đại hội đồng Cổ đông trực tuyến hay không?

Trên thực tế, pháp luật Việt Nam chỉ mới ban hành quy định về cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, chứ chưa có hướng dẫn họp Đại hội đồng Cổ đông trực tuyến bằng văn bản pháp lý. Chính phủ nhà nước ta chỉ cho phép doanh nghiệp bỏ phiếu trực tuyến và yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh Điều lệ công ty để phù hợp với quy định pháp lý tại Điều 273, Khoản 3 của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP yêu cầu công ty đại chúng phải có quy định về họp trực tuyến trong Quy chế nội bộ về quản trị công ty (QTCT).

Quy trình họp Đại hội đồng Cổ đông trực tuyến chi tiết

Thường thì các công ty cổ phần chuyên nghiệp sẽ có Quy chế quy định cụ thể về hoạt động tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Mỗi công ty sẽ có những điều lệ khác nhau, phù hợp với kế hoạch kinh doanh, tổ chức và hoạt động nội bộ. Còn quy trình họp Đại hội đồng cổ đông online mà chúng tôi chia sẻ dưới đây sẽ mang tính tổng hợp những bước cơ bản và các hoạt động cần có để tổ chức một cuộc họp ĐHĐCĐ online. 

Bước 1: Chuẩn bị trước cuộc họp

• Lập danh sách Cổ đông có quyền dự họp

Ban tổ chức Đại hội/Người triệu tập họp cần lên danh sách Cổ đông đủ điều kiện tham dự cuộc họp dựa vào Sổ đăng ký Cổ đông và các thông tin cập nhật gần nhất. 

Thông báo và gửi tài liệu:

• Thông báo mời họp: Công ty cần gửi thông báo mời họp đến từng Cổ đông có quyền dự họp theo quy định về triệu tập họp ĐHĐCĐ quy định tại Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020. Thông báo phải được gửi trước ngày họp ít nhất 7-10 ngày.
• Thông tin và tài liệu cần có trong thông báo: Thời gian, địa điểm (trực tuyến),chương trình nghị sự và các tài liệu liên quan (báo cáo tài chính, kế hoạch phát triển, vấn đề cần biểu quyết,...). Tài liệu đính kèm có thể gửi qua email hoặc tải lên nền tảng mà công ty sử dụng để tổ chức cuộc họp.
• Cung cấp nền tảng họp trực tuyến: Công ty có thể lựa chọn một trong các nền tảng trực tuyến phổ biến (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet,...),các phần mềm tổ chức Đại hội đồng Cổ đông trực tuyến hoặc sử dụng chính nền tảng của công ty.
• Cung cấp hướng dẫn tham gia: Cổ đông cần được cung cấp hướng dẫn họp Đại hội đồng Cổ đông trực tuyến, bao gồm: Hướng dẫn đăng nhập vào hệ thống trực tuyến (đường link, mã đăng nhập, cách thức kiểm tra kết nối,...),cách thức và các quy trình cần thiết để đăng ký dự họp.

Cổ đông đăng ký tham dự họp

Cổ đông/Người được ủy quyền cần tiến hành đăng ký tham gia cuộc họp trực tuyến qua hệ thống mà công ty đã cung cấp trước đó. Sau khi đăng ký thành công, công ty sẽ gửi thông tin đăng nhập để Cổ đông có thể truy cập vào hệ thống tham gia họp trực tuyến và thực hiện quyền biểu quyết.

Bước 2: Tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ online

• Khai mạc

Người chủ trì cuộc họp/Chủ tọa (thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền) chính thức giới thiệu nội dung chương trình, mục tiêu của cuộc họp và các thành viên trong ban lãnh đạo, các vị khách mời (nếu có).

• Thảo luận về các vấn đề:

• Ban điều hành hoặc các lãnh đạo của công ty sẽ trình bày và đặt ra các vấn đề về báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, các đề xuất quyết định,... 
• Các Cổ đông có thể tham gia thảo luận, đặt câu hỏi trực tiếp qua các hình thức video call/chat/micro trên nền tảng trực tuyến.

• Bỏ phiếu và Biểu quyết

Sau khi thảo luận, các Cổ đông sẽ tiến hành biểu quyết trực tuyến các vấn đề đã đưa ra, bằng các hình thức như: Click chọn (Yes/No),bỏ phiếu điện tử, hoặc xác nhận qua mã OTP (One-Time Password). Hệ thống trực tuyến sẽ tự động tính toán và hiển thị kết quả bỏ phiếu. 

Bước 3: Ghi nhận và công bố kết quả

Ban chủ trì sẽ công bố kết quả biểu quyết ngay lập tức hoặc cuối buổi họp (tùy vào quy định của công ty) và các quyết định đã được thông qua.

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo sau cuộc họp

Biên bản họp sẽ được thư ký ghi lại và gửi cho tất cả Cổ đông qua email hoặc tải lên hệ thống nội bộ.

Lưu ý quan trọng để tổ chức họp ĐHĐCĐ online thành công 

Bảo mật thông tin

Công ty cần đảm bảo an toàn, bảo mật các dữ liệu, thông tin của Cổ đông và cụ thể hóa quy định này trong Quy chế tổ chức họp Đại hội đồng Cổ đông trực tuyến để bảo vệ quyền lợi cho Cổ đông. Cuộc họp chỉ nên thực hiện trên nền tảng trực tuyến uy tín và có cơ chế bảo vệ hai lớp. Các Cổ đông cũng phải tự ý thức bảo mật thông tin tài khoản, mật khẩu đăng nhập, mã OTP được công ty cung cấp.

Xử lý sự cố kỹ thuật

Với hình thức họp trực tuyến, các sự cố kỹ thuật có thể xảy ra như hệ thống phần mềm bị lỗi, đường truyền kết nối bị gián đoạn. Để tránh các rủi ro này, công ty nên thực hiện kiểm tra các phương tiện điện tử như micro, camera, phần mềm họp trực tuyến, kết nối Internet trước khi bắt đầu cuộc họp. Bên cạnh đó, công ty cần bố trí đội ngũ IT để kịp thời hỗ trợ xử lý các trục trặc kỹ thuật, không làm ảnh hưởng đến việc truyền tải thông tin trong suốt buổi họp. 

Quản lý biểu quyết

Mặc dù họp ĐHĐCĐ online đem lại nhiều ưu điểm nổi bật nhưng nhiều công ty vẫn quan ngại về tính minh bạch trong phiếu bầu và quyền biểu quyết của Cổ đông so với phương thức họp trực tiếp. Do đó, để tạo niềm tin và bảo vệ quyền lợi những thành viên tham gia, công ty cổ phần nên có các điều lệ cụ thể đảm bảo quyền tham gia, đặt câu hỏi và biểu quyết công bằng của các Cổ đông. 

Tuân thủ pháp lý

Tuân thủ pháp lý là yếu tố quyết định sự thành công và tính hợp lệ của một cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả công ty và Cổ đông. Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật về hướng dẫn họp đại hội đồng Cổ đông, đảm bảo điều lệ công ty cho phép thực hiện hình thức họp này. Thông báo, tài liệu họp phải được gửi đúng hạn và đầy đủ, danh sách Cổ đông tham dự cần được xác minh rõ ràng. Hệ thống họp trực tuyến phải bảo mật, minh bạch, hỗ trợ biểu quyết và ghi nhận biên bản hợp lệ. Các quyết định được thông qua phải đáp ứng tỷ lệ biểu quyết theo luật, đồng thời kết quả họp và biên bản cần được lưu trữ và công bố đầy đủ.