3 Bước hướng dẫn thành lập Công ty liên doanh đầy đủ
Quy định pháp luật về dấu của doanh nghiệp
Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, các nguyên tắc về dấu của doanh nghiệp bao gồm:
- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử;
- Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức cũng như dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác;
- Quản lý con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế riêng do doanh nghiệp ban hành;
- Doanh nghiệp sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn đóng các loại dấu doanh nghiệp
Đóng dấu trên chữ ký
Căn cứ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về cách sử dụng con dấu, cụ thể như sau:
Mục đích | - Để xác nhận rằng chữ ký đó thuộc về người có thẩm quyền trong doanh nghiệp. |
Cách đóng dấu | - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Chỉ đóng dấu sau khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. - Con dấu doanh nghiệp chỉ được đóng trên chữ ký của Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền thực hiện việc ký kết theo hợp đồng uỷ quyền. |
Chuẩn mực | - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều. - Sử dụng đúng mực đỏ theo tiêu chuẩn pháp luật. |
Đóng dấu treo
Căn cứ quy định tại điểm d. khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Mục đích | - Dùng để xác nhận những công văn, giấy tờ, tài liệu do doanh nghiệp phát hành ra. - Không có giá trị pháp lý như bản sao y chính hoặc bản sao chứng thực |
Cách đóng dấu | - Đóng ở bên trái của tài liệu đó - Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục |
Quy định | Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định |
Phạm vi áp dụng | Việc đóng dấu treo được áp dụng trong các trường hợp sau: - Văn bản có phụ lục kèm theo - Bản sao văn bản do chính doanh nghiệp ban hành - Người ký văn bản không phải người đại diện theo pháp luật hoặc không có thẩm quyền sử dụng con dấu - Văn bản áp dụng - Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp - Hợp đồng và phụ lục hợp đồng - Hoá đơn, chứng từ kế toán - Bản sao các văn bản do doanh nghiệp sao y - Các văn bản mang tính thông báo trong doanh nghiệp |
Đóng dấu giáp lai
Căn cứ pháp lý: Điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Mục đích | - Để xác nhận số trang tài liệu, tránh việc bị chèn thêm trang làm thay đổi/giả mạo nội dung của tài liệu đó. - Nhằm để mỗi phần của văn bản đều có thông tin về con dấu của doanh nghiệp, từ đó bảo đảm được tính chân thực của từng phần trong văn bản. |
Cách đóng dấu | - Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau. - Dấu giáp lai được đóng tại giữa mép phải văn bản, trùm lên một phần của các tờ giấy. - Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản |
Quy định | Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định |
Phạm vi áp dụng | Có thể sử dụng trong mọi trường hợp chỉ cần đảm bảo văn bản có từ 2 tờ giấy trở lên. |
Đóng dấu giáp lai khi có hai con dấu
Trong trường hợp các doanh nghiệp ký kết hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu ở phần cuối hợp đồng thì còn dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Tuy nhiên, cần đảm bảo các lưu ý sau:
- Miễn là cả hai bên cùng thống nhất và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Đồng thời tài liệu đó có giá trị ràng buộc đối với cả hai.
- Cả hai dấu không chồng lấn hoặc làm mờ nội dung tài liệu.
- Mỗi bên ⅓ bên trên và ⅓ bên dưới
Đóng dấu giáp lai khi tài liệu nhiều trang
Theo luật quy định, thì chỉ được đóng giáp lai tối đa 05 trang, vậy trường hợp tài nhiều nhiều hơn thì phải làm sao? Dưới đây là các điểm cần lưu ý để tránh sai sót:
- Cần đóng dấu giáp lai 05 tờ/lần đóng dấu, rõ ràng, đúng chiều và ngay ngắn.
- Dấu phải trùng lên các mép trang văn bản.
Đóng dấu chức danh
Dấu chức danh được sử dụng trong các văn bản có yêu cầu chữ ký của người có thẩm quyền. Với các đặc điểm sau:
Cách đóng dấu | Đặt dấu ngay dưới chữ ký của người ký, đảm bảo thẳng hàng và không bị lệch. |
Độ rõ ràng | Phải rõ ràng, không bị nhòe, mờ hoặc sai lệch. |
Nội dung dấu chức danh | Bao gồm đầy đủ chức danh và họ tên của người ký, đảm bảo đúng định dạng quy định. |
Các trường hợp cần đóng dấu doanh nghiệp thường gặp
Văn bản, tài liệu của doanh nghiệp ban hành
Trong doanh nghiệp, cần ban hành rất nhiều tài liệu nội bộ hoặc văn bản quan trọng thường phải có chữ ký và con dấu để đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là các loại phổ biến:
- Quyết định do doanh nghiệp ban hành như: Bổ nhiệm, khen thưởng, xử lý kỷ luật…
- Các loại thông báo: về chính sách, thay đổi nhân sự, điều chỉnh quy trình...
- Công văn gửi tới cơ quan, tổ chức khác
- Biên bản (Cuộc họp, ghi nhận sự việc, thoả thuận…)
- Giấy chứng nhận
- Điều lệ công ty
- Báo cáo tài chính, kiểm toán
Văn bản, hợp đồng giữa hai/nhiều công ty
Hợp đồng hay thỏa thuận giữa các bên cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của doanh nghiệp nhằm xác nhận sự đồng thuận và cam kết thực hiện theo nội dung đã thỏa thuận. Cụ thể:
- Phần ký kết thường nằm ở cuối trang cuối cùng của hợp đồng
- Mỗi bên tham gia ký tên vào phần dành riêng cho mình
- Dấu đóng lên ⅓ chữ ký về phía bên trái
Các loại phổ biến:
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán
- Thoả thuận hợp tác
- Biên bản ghi nhớ
- Công văn trao đổi giữa các doanh nghiệp
- Biên bản thanh lý hợp đồng, nghiệm thu…
- Giấy uỷ quyền giữa các doanh nghiệp
Thành phần chữ ký bao gồm:
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký
- Họ và tên của người ký
- Chức vụ của người ký trong công ty
- Tên công ty
- Con dấu doanh nghiệp
Hợp đồng giữa doanh nghiệp và cá nhân
Trường hợp bạn là một cá nhân ký kết hợp đồng với một doanh nghiệp, cần đáp ứng các điều kiện về hình thức, nội dung, chữ ký của hai bên, và con dấu của doanh nghiệp (nếu cần). Các loại hợp đồng phổ biến như:
- Hợp đồng lao động
- Hợp đồng dịch vụ
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Hợp đồng thuê tài sản
- …
Yêu cầu về chữ ký và con dấu như sau:
Doanh nghiệp | - Người ký: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền - Đóng dấu tròn của công ty theo quy định (Nếu bắt buộc) |
Cá nhân | - Người ký: Ký đầy đủ họ và tên của cá nhân đó. - Nếu là hộ kinh doanh cá thể, có thể đóng dấu (Nếu bắt buộc) |
Hợp đồng không đóng dấu chỉ có chữ ký có giá trị không?
Nếu bạn chưa đủ kiến thức pháp lý, lo lắng rằng một hợp đồng, văn bản, thỏa thuận… chỉ ký tên mà không đóng dấu thì có giá trị pháp lý không?
Câu trả lời là CÓ. Theo quy định pháp luật tại Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020: Hợp đồng không bắt buộc phải có chữ ký để có hiệu lực, trừ khi pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Do đó, giao dịch hợp đồng đó vẫn có giá trị pháp lý cho dù không được đóng dấu của doanh nghiệp. Khi hợp đồng được một cá nhân ký với con dấu của doanh nghiệp thì được hiểu rằng người đã ký ký với tư cách là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đó.
Lưu ý: Nếu cá nhân ký mà không đóng dấu thì cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ tư cách của người ký hợp đồng rằng người đó có đảm bảo tư cách đại diện cho doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật hay không?
- Kiểm tra quy định nội bộ vì một số doanh nghiệp quy định phải có dấu thì hợp đồng mới có giá trị.
- Nếu chỉ có chữ ký mà không phải của người có thẩm quyền hoặc không được bên ký xác nhận thì có thể bị vô hiệu.
- Đối với một số tranh chấp, tòa án thường chấp nhận hợp đồng không có dấu nếu chứng minh được các bên đã thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng đó.
Các ký hiệu quan trọng khi ký kết hợp đồng, tài liệu
Ký hiệu | Trường hợp áp dụng | Hình ảnh minh hoạ |
TM. (Thay mặt) | Dùng khi người ký là đại diện của tập thể, tổ chức: - Giám đốc ký thay mặt công ty ký kết - Chủ tịch HĐQT ký thay mặt Hội đồng quản trị. |  |
TUQ. (Thay ủy quyền) | Dùng khi người ký được uỷ quyền bằng văn bản hợp lệ: - Phó Giám đốc ký thay Giám đốc. - Trưởng phòng ký thay Giám đốc khi được ủy quyền. |  |
TL. (Thừa lệnh) | Dùng khi ký thay lãnh đạo cấp cao theo thẩm quyền quy định nội bộ: - Trợ lý ký thay Giám đốc. - Chánh Văn phòng ký thay Tổng Giám đốc. |  |
KT. (Ký thay) | Dùng khi cấp phó ký thay cấp trưởng nhưng không có văn bản ủy quyền riêng: - Phó Giám đốc ký thay Giám đốc trong một số văn bản nội bộ. - Phó trưởng phòng ký thay Trưởng phòng. |  |
P.P. (Per Procurationem - Theo Ủy quyền) | Tương tự "TUQ.", thường dùng trong giao dịch quốc tế. |  |
Hướng dẫn ký nháy văn bản
Chữ ký nháy được dùng để xác nhận rằng văn bản đã được rà soát kỹ lưỡng về nội dung, hình thức, cách trình bày và quy trình ban hành trước khi gửi đến người có thẩm quyền ký chính thức. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tài liệu hoàn chỉnh, tránh sai sót trước khi phát hành.
Và dưới đây là các loại chữ ký nháy:
- Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Thường là của người soạn thảo văn bản, để xác nhận rằng người soạn thảo chịu trách nhiệm về rà soát, độ chính xác của văn bản.
- Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản: Ký vào tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc đã kiểm tra, rà soát. Có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai, giúp đảm bảo nội dung không bị thêm/bớt sau khi tài liệu được duyệt.
- Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: Để xác nhận trách nhiệm kiểm tra, rà soát lỗi và nội dung trước khi trình ký chính thức, đảm bảo văn bản chính xác, đúng quy định.
Hiểu biết rõ về quy định cũng như nguyên tắc sử dụng đóng dấu và ký tên, sẽ không chỉ giúp những tài liệu văn bản của doanh nghiệp có giá trị pháp lý, mà còn tránh được rủi ro nếu xảy ra tranh chấp thương mại. Hãy cùng chia sẻ những cẩm nang này tới nhiều người biết hơn nữa. Theo dõi chúng tôi để có thêm nhiều kiến thức hay!
