Thủ tục chuyển nhượng công ty/doanh nghiệp
I. Văn thư là gì ?
Văn thư là bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Tại các doanh nghiệp, nhân viên văn thư sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.
II. Thể thức văn bản
Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng với tất cả các loại văn bản và thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc trong một số loại văn bản nhất định.
Quy định về thể thức văn bản
Nghị định 30 quy định cụ thể về thể thức văn bản như sau:
Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 - 13, chữ in đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
- Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”:
- Trình bày chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 - 14, chữ in đậm và canh giữa dưới Quốc hiệu;
- Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-),có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài từ 1/3 - 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 - 13.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành và tên cơ quan, tổ chức chủ quản được trình bày cách nhau dòng đơn.
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành, tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài thì có thể trình bày thành nhiều dòng.
Số, ký hiệu của văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong 01 năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
- Ký hiệu của văn bản
Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
- Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Từ “Số” trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
- Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:).
- Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
- Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
- Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-),không cách chữ.
Địa danh và thời gian ban hành văn bản
- Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
- Thời gian ban hành văn bản: là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
- Địa danh và thời gian ban hành trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ nghiêng.
Các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
- Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 - 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Nội dung văn bản
Nội dung này chi tiết cho các cơ quan nhà nước, không phù hợp để sử dụng cho doanh nghiệp.
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a) Chữ ký
Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
b) Quyền hạn của người ký
- TM. : ký thay mặt tập thể
- Q. : được giao quyền cấp trưởng
- KT. : ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức
- TL. : ký thừa lệnh
- TƯQ. : ký thừa uỷ quyền
c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
- Chức danh: là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. - Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
- Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
- Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.
- Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước băng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
- Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.
Nơi nhận
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; ĐÂY là quy định mới đối với báo cáo cấp dưới gửi cấp trên phải có từ kính gửi dưới trích yếu nội dung báo cáo) và Công văn, nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ "Kính gửi", sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ "Nơi nhận", phía dưới là từ "Như trên", tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ "Nơi nhận" và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Tóm lại, việc xây dựng và duy trì các tiêu chuẩn văn thư chặt chẽ không chỉ là yêu cầu nội bộ mà còn là yếu tố quyết định đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Một hệ thống văn thư chuyên nghiệp, khoa học sẽ tạo dựng niềm tin với đối tác, khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
