Thời điểm thành lập chi nhánh khi nào là phù hợp?

Điều kiện thành lập chi nhánh

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được phép thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của công ty mẹ. Do đó, việc xác định rõ vai trò, quyền hạn và mô hình hoạt động của chi nhánh là điều bắt buộc khi tiến hành đăng ký.

Doanh nghiệp cần chú ý các điều kiện sau khi thành lập chi nhánh:

• Tên chi nhánh: Tên đầy đủ đảm bảo nguyên tắc gồm tên doanh nghiệp mẹ, kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.
• Số lượng chi nhánh: Không có quy định giới hạn số lượng chi nhánh mà doanh nghiệp có thể thành lập. Nên có thể lập một hoặc nhiều chi nhánh khác nhau.
• Trụ sở chi nhánh: có thể được đặt tại bất kỳ địa phương nào trong hoặc ngoài nước, miễn là đảm bảo hợp pháp về địa chỉ, quyền sử dụng và quyền quản lý tại địa điểm đó.
• Mã ngành, nghề kinh doanh: chỉ được phép đăng ký các ngành, nghề mà công ty mẹ đã đăng ký trước đó. Trường hợp doanh nghiệp muốn bổ sung thì trước đó cần thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề tại công ty mẹ.
• Người đứng đầu chi nhánh: Phải là một cá nhân và đáp ứng các điều kiện theo pháp luật quy định.

Doanh nghiệp cần thành lập chi nhánh khi nào?

Đa số các doanh nghiệp lựa chọn thành lập thêm chi nhánh với mục đích mở rộng địa bàn, tăng khả năng tiếp cận khách hàng hơn.

Khi hoạt động tại trụ sở chính không còn đáp ứng được nhu cầu tiếp cận thị trường, việc mở thêm một chi nhánh tại địa phương khác giúp doanh nghiệp thâm nhập thị trường mới, nâng cao năng lực cạnh tranh và phục vụ khách hàng nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Chi nhánh có quyền đại diện cho doanh nghiệp mẹ theo ủy quyền thực hiện các thủ tục như ký kết hợp đồng, giao dịch… nên chi nhánh là mô hình phù hợp nhất. 

Ngoài ra, chi nhánh có thể chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc, lập con dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng và chịu trách nhiệm trong phạm vi đã đăng ký. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả từng khu vực nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống quản lý.

Việc thành lập chi nhánh còn hỗ trợ cho doanh nghiệp phát triển chiến lược rõ ràng nhằm tiếp cận khách hàng nhanh hơn, kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn, cực phù hợp với các dự án dài hạn.

Quy trình thành lập chi nhánh

So với thành lập doanh nghiệp thì mở thêm chi nhánh sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chuẩn bị hồ sơ như sau thì thành lập chi nhánh sẽ thuận lợi:

• Thông báo thành lập chi nhánh (Theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (Chỉ áp dụng với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và Công ty cổ phần)
• Quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên; Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên); Hội đồng quản trị (công ty cổ phần)
• Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của người đứng đầu chi nhánh
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có). Áp dụng trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải đại diện theo pháp luật của công ty mẹ.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ để thành lập chi nhánh:

Cách 1 - Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh

• Nếu chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
• Nếu chi nhánh khác tỉnh với công ty mẹ: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt địa điểm hoạt động.

Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến

Thực hiện nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. Người nộp cần có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng để thực hiện xác thực và ký hồ sơ.

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Lưu ý:

Với những công ty có vốn đầu tư nước ngoài muốn thành lập chi nhánh cần bổ sung thêm nhiều giấy tờ trong bộ hồ sơ như:

• Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh dự kiến thành lập tại Việt Nam;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư của công ty mẹ ở nước ngoài;
• Bản sao báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam;
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm dự kiến đặt trụ sở chi nhánh (như hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu…)

Tất cả tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng hợp lệ tại Việt Nam trước khi nộp hồ sơ.

Thay vì nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư như trên, thì doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài sẽ nộp hồ sơ mở chi nhánh tại Bộ Công Thương và thời gian giải quyết từ 10 đến 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Việc thành lập chi nhánh không phải việc bắt buộc mà nó dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp khi muốn mở rộng kinh doanh, đồng thời là cơ hội để phát triển thương hiệu. Ngoài việc thực hiện thủ tục đúng cách thì việc xác định thời điểm cũng là điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý.