BỘ CÂU HỎI VÀ TRẢ LỜI THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VỀ ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP
1. Chuẩn bị cho cuộc họp
Chủ tịch hội đồng quản trị là người chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp trừ khi giao trách nhiệm này cho người khác. Người chịu trách nhiệm là tổ chức cuộc họp sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị công việc.
1.1. Chuẩn bị danh sách cổ đông tham dự cuộc họp
Danh sách những cổ đông tham dự bao gồm tất cả những người theo luật định có quyền hợp pháp được dự họp. Mỗi người trong danh sách cổ đông tham dự sẽ nhận được Thông báo bằng văn bản về việc dự họp.
1.2. Thông báo
Thông báo họp bằng văn bản sẽ được gửi cho mỗi cổ đông để họ biết thời gian và địa điểm cuộc họp.
Điều 143 Luật Doanh nghiệp quy định thời gian tối thiểu phải gửi thông báo là: chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
1.3. Chương trình họp
Theo Điều 142 Luật doanh nghiệp. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp.
Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
Cần ghi nhớ cổ đông có thể thảo luận bất cứ vấn đề gì tại cuộc họp, nhưng vấn đề được quyết định thông qua phải được thông báo trong chương trình họp trừ khi 100% cổ đông đều đồng ý thông qua.
1.4. Tài liệu thảo luận
Tài liệu thảo luận sẽ bao gồm những thông tin cần thiết cho các thành viên tham dự cuộc họp để có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ về mỗi vấn đề trong chương trình họp. Tài liệu thảo luận phải được gửi tối thiểu một tuần trước cuộc họp để các thành viên dự họp có thể thu thập hoặc phân tích thông tin nhiều hơn trước cuộc họp.
Nếu công ty không cung cấp đầy đủ tài liệu thảo luận cổ đông sẽ khó ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ ngay tại cuộc họp. Việc này có thể làm chậm quá trình ra quyết định hoặc đưa ra quyết định không chính xác.
1.5. Tổ chức hậu cần cho cuộc họp
Bên cạnh việc sắp xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp đồng thời sẽ chuẩn bị thức ăn nhẹ và thức uống sẵn cho cuộc họp, đặc biệt trong trường hợp dự kiến cuộc họp có thể kéo dài hơn 2 tiếng.
2. Đại diện ủy quyền & Thư ủy quyền
Theo quy định tại Điều 14 Luật Doanh nghiệp, trường hợp một số cổ đông không thể dự họp, người này có thể chỉ định một người khác để bỏ phiếu biểu quyết thay cho mình tại cuộc họp. Cổ đông không thể tham dự họp phải viết Thư Ủy quyền hoặc Thư cho đại diện ủy quyền, gửi cho Chủ tịch trước buổi họp, theo đó ủy quyền cho một đại diện được thay mặt mình tại cuộc họp đó. Thư này chỉ ủy quyền cho đại diện đó bỏ phiếu biểu quyết về những vấn đề này cụ thể hoặc về bất cứ vấn đề nào phát sinh tại cuộc họp.
3. Nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:
Các vấn đề được quy định phải thảo luận trong cuộc họp cổ đông được liệt kê trong Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp. Thông thường, các cổ đông bỏ phiếu biểu quyết cho những quyết định chính của công ty nhưng không tham gia quyết định về chiến lược của công ty (các cổ đông giao cho thành viên Hội đồng Quản trị việc này).
Theo điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ như sau:
1. Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.
2. Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;
b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
h) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
k) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
l) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
m) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;
n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
Các công việc phải được thực hiện tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm:
Theo điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020: Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Báo cáo tài chính hằng năm;
c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
g) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
4. Cần đem gì đến cuộc họp
4.1. Những tài liệu mà thành viên dự họp cần đem theo
Cổ đông (hoặc đại diện) tham dự phải đem theo các tài liệu sau đến cuộc họp:
- Chương trình họp;
- Tài liệu thảo luận;
- Thư ủy quyền (nếu có).
4.2. Những tài liệu mà người tổ chức cuộc họp cần đem theo
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp cần đem theo ít nhất một sao của những tài liệu sau phòng trường hợp cần tham khảo trong cuộc họp;
- Luật doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Thỏa thuận Cổ đông bằng văn bản giữa các cổ đông liên quan đến quản trị công ty (nếu có);
- Báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm năm trước và những quý gần nhất trong năm hiện tại. Thường thì các thành viên dự họp sẽ có câu hỏi về tài chính trong cuộc họp và vì vậy tốt nhất nên có sẵn thông tin.
5. Tiến hành cuộc họp
5.1 Xác định số cổ đông dự họp tối thiểu
Số cổ đông dự họp tối thiểu là số cổ đông phải có mặt tại cuộc họp để cuộc họp được chính thức tiến hành. Nếu không đạt được số thành viên dự họp tối thiểu, các quyết định sẽ không có giá trị hiệu lực và thực thi.
Theo Điều 145 Luật doanh nghiệp
5.1.1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
5.1.2. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
5.1.3. Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
5.1.4. Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 145 luật này.
Điều lệ công ty có thể quy định khác đi về số thành viên dự họp tối thiểu so với Luật doanh nghiệp. Nếu vậy, quy định trong điều lệ có thể chặt chẽ hơn quy định trong Luật Doanh nghiệp.
5.2 Triệu tập cuộc họp và tiến hành cuộc họp
Theo quy định tại Điều 140 Luật Doanh nghiệp, Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
a) Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
b) Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
c) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp;
d) Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
đ) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Trong trường hợp Chủ tịch hội đồng Quản trị vắng mặt hoặc mất khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao, Chủ tịch hội đồng quản trị có thể ủy quyền cho một thành viên Hội đồng Quản trị chủ trì cuộc họp. Nếu không có người được ủy quyền, các thành viên Hội đồng Quản trị còn lại sẽ chọn một người trong số họ tạm thời chủ trì cuộc họp.
5.3 Bỏ phiếu biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Quyết định được thông qua nếu được phê chuẩn của số cổ đông đại diện tối thiểu 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của tất cả các cổ đông tham dự cuộc họp.
Tuy nhiên, một số quyết định cần phải được phê chuẩn Đại đa số, nghĩa là phải được 75% phê chuẩn theo Luật Doanh nghiệp. Ví dụ, theo Điều 148 Luật Doanh nghiệp, những quyết định này bao gồm:
Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 3, 4 và 6 Điều này; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:
a) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại
b) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
c) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; 1. Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 3, 4 và 6 Điều này; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:
d) Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
đ) Tổ chức lại, giải thể công ty;
e) Vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.
6. Biên bản cuộc họp
6.1 Người ghi biên bản
Chủ tịch Hội đồng Quản trị cần chỉ định một người chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp. Thường thì thư ký cuộc họp hoặc quan sát viên sẽ chịu trách nhiệm về việc này.
6.2 Biên bản bao gồm những nội dung gì
Biên bản phải bao gồm mô tả rõ ràng về quyết định được thông qua trong cuộc họp. Biên bản có thể sẽ bao gồm tóm tắt những vấn đề đã thảo luận nhưng lượng chi tiết sẽ tùy thuộc vào việc Chủ tịch Hội đồng Quản trị muốn ghi nhận chi tiết đến mức nào trong biên bản họp.
Điều 150, Luật Doanh nghiệp quy định Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải bao gồm những nội dung chính sau:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
6.3 Ký biên bản
Bản thảo của Biên bản sẽ được chuyển cho các cổ đông dự họp xem lại. Lý tưởng nhất là việc này được thực hiện càng sớm càng tốt sau cuộc họp khi mọi người vẫn còn nhớ rõ nội dung cuộc họp. Sau này khi mọi người đưa ý kiến yêu cầu chỉnh sửa biên bản để nội dung biên bản chính xác hơn, biên bản sẽ được chủ tịch và thư ký cuộc họp ký tên hoặc từng thành viên tham dự ký tên. Theo điều 150 luật Doanh nghiệp Chủ tọa cuộc họp và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
Điều 150 Luật Doanh nghiệp yêu cầu biên bản cuộc họp sẽ được hoàn tất và phê chuẩn trước khi cuộc họp kết thúc. Tuy nhiên, nhiều công ty có lẽ không làm theo quy định này do có thể phải mất vài tiếng để viết biên bản và thông qua trước khi ký.
6.4 Gửi biên bản sau cuộc họp
Điều 150 Luật Doanh nghiệp quy định trong vòng 15 ngày kể từ ngày quyết định được Đại hội đồng cổ đông có quyền dự họp. Vì vậy, tốt nhất là biên bản được gửi trong vòng 15 ngày sau ngày họp cổ đông.
6.5 Lưu biên bản vào Sổ biên bản
Tất cả biển bản phải được lưu vào Sổ biên bản của công ty theo quy định tại Điều 150 Luật Doanh nghiệp, Chủ tịch Hội đồng Quản trị sẽ chịu trách nhiệm lưu Sổ biên bản hoặc ủy quyền cho nhân viên thực hiện việc này.
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn, soạn thảo văn bản, Thư ký cuộc họp Đại hội đồng cổ đông xin vui lòng liên hệ với Công ty luật An Việt để được cung cấp dịch vụ.
Click sử dụng dịch vụ :
